Comment raccourcir un texte sans rien perdre ?
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En bref
Supprimez les mots qui ne portent aucun sens, pas ceux qui en portent. La plupart des brouillons raccourcissent nettement quand on retire les entrées en matière vides, les mots qui disent deux fois la même chose, les précautions empilées et les noms qui cachent un verbe. Relisez ensuite le résultat pour vérifier que chaque fait et chaque demande ont survécu.
Plus court n'est pas le but, plus clair l'est
Ce n'est pas la longueur qui gêne le lecteur, c'est l'attente. Chaque mot sans contenu l'oblige à garder la phrase en tête un peu plus longtemps avant d'arriver à l'essentiel. Supprimer ces mots rend un texte plus rapide à lire sans le rendre moins complet.
La question n'est donc pas combien de mots enlever, mais lesquels le lecteur regretterait s'ils disparaissaient. Si la réponse est aucun, ils peuvent partir.
Cinq coupes qui ne font presque rien perdre
- Les entrées en matière vides. « Je me permets de vous écrire afin de vous informer que », « Je tenais simplement à vous signaler que », « Il convient de noter que ». Commencez par ce qui suit.
- Les mots qui disent deux fois la même chose. « Prévoir à l'avance », « résultat final », « monter en haut », « collaborer ensemble ». Un seul mot suffit. Les paires figées qu'une langue ou un métier emploie à dessein, comme « nul et non avenu » dans un contrat, sont une autre affaire.
- Les précautions empilées. « Un retard éventuellement possible, voire probable » nuance trois fois. Gardez celle qui est vraie, ou donnez le fait : « deux jours de retard ».
- Les noms qui cachent un verbe. « Prendre une décision », c'est « décider » ; « procéder à l'analyse de », c'est « analyser » ; « apporter son aide », c'est « aider ». Quand une locution verbale est la façon normale de dire les choses (« avoir lieu », « prendre part »), ne supprimez que les tournures les plus lourdes.
- Les phrases qui annoncent la phrase suivante. « Je souhaiterais formuler quelques remarques concernant le budget. » Formulez-les.
Chaque langue a ses propres versions de ces travers. L'entrée en matière vide d'un courriel formel en espagnol n'est pas celle d'un courriel en français, mais les deux peuvent généralement disparaître.
Un exemple
Je me permets de revenir vers vous afin de vous informer qu'après mûre réflexion et un examen approfondi de l'ensemble des options qui s'offraient à nous, nous avons pris la décision d'aller de l'avant avec la deuxième proposition, qui représente selon nous la meilleure option possible à l'heure actuelle.
Après avoir examiné toutes les options, nous avons retenu la deuxième proposition : c'est, selon nous, la meilleure.
La seconde version garde chaque fait : il y a eu un examen, il a porté sur les options, la deuxième proposition l'a emporté, et c'est notre avis. Elle supprime le préambule, la redondance (« mûre réflexion » et « examen approfondi ») et le remplissage (« à l'heure actuelle »). Elle fait un tiers de la longueur.
Ce qu'il ne faut pas couper
Certains mots ressemblent à du remplissage mais portent du sens. Gardez-les :
- Les noms, les chiffres et les dates. « Bientôt » est plus court que « d'ici le vendredi 14 mars », mais ce n'est pas le même message.
- Les raisons. « Merci de ne pas modifier le fichier » fonctionne moins bien que « Merci de ne pas modifier le fichier : l'import s'en sert la nuit. »
- La politesse dont la relation a besoin. Un remerciement ou une salutation n'est pas du remplissage. Dans certaines langues et certains milieux, les omettre paraît grossier. En français, gardez une formule finale courte (« Bien cordialement ») ; c'est la formule à rallonge (« Je vous prie d'agréer… ») qu'un courriel peut s'épargner.
- L'incertitude réelle. Si vous ne savez pas encore, « probablement » est une information. Coupez les précautions que vous ne pensez pas, pas celles que vous pensez.
Coupez lors d'une seconde passe
Ne coupez pas en écrivant. Rédiger et élaguer demandent deux sortes d'attention, et faire les deux à la fois ralentit chacune. Écrivez la version complète, faites une pause si possible, puis élaguez. Lire à voix haute aide : vous butez sur les mots qui n'ont rien à faire là.
Pour une phrase qui résiste, sélectionnez-la dans Private Writing Assistant, appuyez sur « Reformuler » et choisissez « Plus court ». Vous obtenez une version resserrée avec les modifications surlignées, dans la langue dans laquelle vous avez écrit. Comparez-la avec la vôtre et gardez celle qui dit encore tout ce que vous vouliez dire. Tout se passe avec Chrome Built-in AI sur votre ordinateur, votre brouillon n'est donc envoyé nulle part. Comment ça marche explique ce qui arrive à vos textes.
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