Private Writing Assistant怎麼把文字寫短，又不漏掉內容？
簡單來說
刪的是不帶意思的字，不是帶有意思的字。大多數草稿只要拿掉空泛的開場白、同一件事講兩次的詞、層層疊加的修飾語和把動詞藏起來的名詞，就能明顯變短。最後再讀一遍，確認每個事實和每個請求都還在。
目標不是更短，而是更清楚
讀者不介意長，介意的是等。每多一個不帶意思的字，讀者就得把這句話在腦中多記一下，才讀得到重點。刪掉這些字，文字讀起來更快，內容卻一點也沒少。
所以問題不是要刪幾個字，而是哪些字不見了，讀者會覺得少了什麼。如果答案是一個也沒有，那就可以刪。
五種幾乎不會漏掉東西的刪法
- 空泛的開場白。「來信主要是想跟您說明一下」「在此需要特別說明的是」「針對……的部分」。直接從後面的內容開始寫。
- 同一件事講兩次的詞。「事先預約」「最後的結局」「大約 10 人左右」「各個部門分別」。一個詞就夠了。不過，法律文件等領域刻意疊用的固定說法另當別論。
- 層層疊加的修飾語。「可能會在某種程度上稍有延遲」打了三次折扣。挑出真實的那一個，或直接講事實：「延後兩天。」
- 藏起簡單動詞的累贅說法。「做出決定」就是「決定」，「進行分析」就是「分析」，「提供協助」就是「協助」。「做決定」這類本來就常用的說法不必硬改，要刪的是「進行」「予以」「做出」這類加重的形式。
- 預告下一句的句子。「關於預算，我想說明幾點。」那就直接說明。
每種語言都有自己的這類說法。正式的中文信件和英文信件的開場白不一樣，但大多都可以刪。中文還要特別留意「的」字連用（「我們部門的專案的進度的問題」）和「進行」「加以」「予以」這類只占位置的動詞。
一個例子
來信主要是想跟您說明一下，經過審慎評估，並針對我們所有可行的方案進行全面且仔細的檢視之後，我們最後做出了決定，採用第二個方案，因為我們認為就目前這個時間點而言，它是所有方案當中最好的選擇。
我們檢視過所有方案，決定採用第二個：我們認為它最好。
第二個版本保留了每一個事實：有做過檢視、檢視涵蓋所有方案、第二個方案勝出、這是我們的判斷。刪掉的是開場白、重複的說法（「審慎評估」和「全面且仔細的檢視」）和湊字數的部分（「就目前這個時間點而言」）。長度只剩原本的三分之一。
哪些不能刪
有些字看起來像湊數，其實很有分量。這些要留下：
- 名字、數字和日期。「盡快」比「3 月 14 日（週五）前」短，但說的不是同一件事。
- 理由。「請不要編輯這個檔案」不如「請不要編輯這個檔案，夜間匯入會從這裡讀取資料」有效。
- 這段關係需要的禮貌。一句感謝或問候不是廢話。在某些語言和職場，省略它會顯得失禮。
- 真實的不確定。如果你真的還不知道，「可能」就是資訊。刪掉言不由衷的修飾語，留下真心的。
第二遍再刪
不要邊寫邊刪。起草和精簡用的是不同的專注力，同時做，兩件事都會變慢。先寫出完整的版本，最好隔一段時間再精簡。大聲唸出來很有幫助：唸到多餘的字時，你會卡住。
遇到怎麼刪都刪不短的句子，在 Private Writing Assistant 裡選取它，按下「改寫」，再選「更簡短」。你會看到一個更精煉的版本，改動的地方會醒目標示，語言和你寫的一樣。跟你自己的句子比一比，留下仍然把你的意思說完整的那一個。它透過 Chrome Built-in AI 在你的電腦上執行，草稿不會傳到任何地方。運作方式說明了你的文字會經過哪些處理。