文章術 · 2026年11月2日

内容を減らさずに、文章を短くするには？

執筆：PWA Team

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目的は短くすることではなく、わかりやすくすること

読み手は長さを嫌うのではなく、待たされるのを嫌います。意味を運ばない言葉があるたびに、読み手は要点にたどり着くまで少し長く文を頭に置いておかなければなりません。そうした言葉を削れば、内容を減らさずに速く読める文章になります。

ですから、問うべきは何文字削るかではありません。どの言葉がなくなったら読み手が困るか、です。答えが「どれもない」なら、その言葉は削ってかまいません。

まず失うもののない 5 つの削り方

1. 空っぽの前置き。「ご連絡させていただいた次第です」「念のためお伝えしておきますと」「〜という点についてですが」。その後に来る内容から書き始めましょう。
2. 同じことを 2 回言う表現。「まず最初に」「あらかじめ予定する」「各部署ごとに」「必ず必要」。一語で足ります。ただし、法律文書の決まり文句のように、意図して重ねる定型表現は別です。
3. 重ねた予防線。「若干遅れる可能性もなくはないかと思われます」は 3 回もぼかしています。本当のことを一つ選ぶか、事実を書きましょう。「2 日遅れます」。
4. 動詞を重くする言い回し。「検討を行う」は「検討する」、「決定をする」は「決める」、「確認作業を実施する」は「確認する」。「〜する」自体は日本語の普通の動詞なので、削るのは「〜を行う」「〜を実施する」のような重い形だけです。
5. 次の文を予告するだけの文。「予算について何点か申し上げたいことがございます。」そのまま申し上げましょう。

どの言語にも、こうした表現の独自版があります。丁寧な日本語のメールの前置きと英語のメールの前置きは違いますが、どちらもたいていは削れます。日本語でとくに多いのは「〜させていただく」の重ねがけで、「進めさせていただくという決定をいたしました」は「進めることにしました」で足ります。一方、「恐れ入りますが」のようなクッション言葉は相手への配慮なので、削る対象ではありません。

例文

2 つめの文章も事実はすべて残しています。検討したこと、すべての案が対象だったこと、第 2 案に決まったこと、それが私たちの判断であること。削ったのは前置き、重複表現（「慎重に検討を重ね」と「十分な精査」）、水増し（「現時点におきましては」）です。長さは 3 分の 1 ほどです。

削ってはいけないもの

水増しに見えても、重要な役割を果たしている言葉があります。次のものは残しましょう。

• 名前、数字、日付。「近日中に」は「3 月 14 日（金）までに」より短いですが、同じメッセージではありません。
• 理由。「ファイルを編集しないでください」より、「ファイルを編集しないでください。夜間の取り込みに使っています」のほうがうまく伝わります。
• 関係に必要な礼儀。お礼やあいさつは水増しではありません。言語や職場によっては、省くと失礼に受け取られます。
• 本当の不確かさ。まだわからないなら、「おそらく」は情報です。削るのは本心ではない予防線であって、本心からのものではありません。

削るのは 2 回目に

書きながら削らないでください。下書きと推敲は別の種類の集中力を使うので、同時にやるとどちらも遅くなります。全部書き上げ、できれば少し間を置いてから削りましょう。声に出して読むのも効果的です。なくてもよい言葉のところでつかえるはずです。

どうしても縮まらない文は、Private Writing Assistant で選択して「書き換え」を押し、「短く」を選びます。変更箇所が強調表示された、引き締まった文が書いたときと同じ言語で表示されます。自分の文と見比べて、言いたかったことがすべて残っているほうを使いましょう。処理は Chrome Built-in AI があなたのパソコン上で行うので、下書きはどこにも送られません。文章がどう扱われるかは仕組みで説明しています。