Miten tekstiä lyhennetään niin, ettei mitään katoa?
Private Writing Assistant
Tarkista kielioppi ja muotoile tekstiä uudelleen tekoälyllä, joka toimii omalla laitteellasi. Ilmainen.
Lisää Chromeen
Lisää Safariin
Lyhyesti
Karsi sanat, joilla ei ole merkitystä, älä niitä, joilla on. Useimmat luonnokset lyhenevät selvästi, kun poistat tyhjät aloitukset, saman asian kahdesti sanovat ilmaukset, kasautuvat varaukset ja substantiivit, jotka piilottavat verbin. Lue tulos vielä kerran ja varmista, että jokainen fakta ja pyyntö säilyi.
Tavoite ei ole lyhyys vaan selkeys
Lukija ei pahastu pituudesta vaan odottamisesta. Jokainen merkityksetön sana pakottaa hänet pitämään virkettä mielessä hieman pidempään ennen kuin hän pääsee asiaan. Kun ne karsitaan, teksti nopeutuu muuttumatta vajaammaksi.
Kysymys ei siis ole, montako sanaa poistetaan. Kysymys on, mitä sanoja lukija kaipaisi, jos ne puuttuisivat. Jos vastaus on ”ei mitään”, ne saavat lähteä.
Viisi karsintaa, joissa harvoin menetetään mitään
- Tyhjät aloitukset. ”Halusin vain ilmoittaa, että”, ”Haluaisin tässä yhteydessä todeta, että”, ”On tärkeää huomata, että”. Aloita siitä, mitä niiden jälkeen tulee.
- Saman asian kahdesti sanovat ilmaukset. ”Ennakkosuunnittelu etukäteen”, ”lopullinen lopputulos”, ”palata takaisin”, ”jatkaa eteenpäin”. Yksi sana riittää. Vakiintuneet parit, joita ala käyttää tarkoituksella, kuten juridiikan ”pätemätön tai mitätön”, ovat eri asia.
- Kasautuvat varaukset. ”Mahdollisesti jonkin verran myöhässä” varaa selustansa kahdesti. Valitse se, mikä on totta, tai kerro fakta: ”kaksi päivää myöhässä”.
- Raskaat ilmaukset, jotka piilottavat yksinkertaisen verbin. ”Tehdä päätös” on ”päättää”, ”suorittaa tarkastus” on ”tarkastaa”, ”antaa apua” on ”auttaa”. Suomen virkakieli suosii tällaisia -minen- ja -us-johdoksia (”asian käsittelyn suorittaminen”); purkamalla ne verbeiksi teksti lyhenee ja selkenee.
- Virkkeet, jotka ilmoittavat seuraavan virkkeen. ”Haluaisin sanoa muutaman asian budjetista.” Sano ne.
Jokaisella kielellä on näistä omat versionsa. Suomalaisen työsähköpostin tyhjä aloitus on usein ”Viitaten aiempaan keskusteluumme”, englanninkielisen ”I'm just reaching out”, mutta kummankin voi yleensä jättää pois.
Esimerkki
Halusin vain ilmoittaa, että huolellisen harkinnan ja kaikkien käytettävissämme olevien vaihtoehtojen perusteellisen läpikäynnin jälkeen olemme tehneet päätöksen edetä toisen ehdotuksen pohjalta, joka edustaa mielestämme parasta mahdollista vaihtoehtoa tällä hetkellä.
Kävimme vaihtoehdot läpi ja valitsimme toisen ehdotuksen: pidämme sitä parhaana.
Jälkimmäinen versio säilyttää jokaisen faktan: vaihtoehdot käytiin läpi, toinen ehdotus voitti, ja se on meidän arviomme. Siitä puuttuvat alkujohdanto, päällekkäiset ilmaukset (”huolellinen harkinta” ja ”perusteellinen läpikäynti”), raskas ”tehdä päätös edetä” ja täyte (”tällä hetkellä”). Se on alle kolmanneksen pituinen.
Mitä ei kannata karsia
Jotkin sanat näyttävät täytteeltä mutta kantavat painoa. Pidä ne:
- Nimet, luvut ja päivämäärät. ”Pian” on lyhyempi kuin ”perjantaihin 14.3. mennessä”, mutta se ei ole sama viesti.
- Perustelut. ”Älä muokkaa tiedostoa” toimii huonommin kuin ”Älä muokkaa tiedostoa; tuonti ajetaan siitä yöllä.”
- Kohteliaisuus, jota suhde vaatii. Kiitos tai tervehdys ei ole täytettä. Joissakin kielissä ja työpaikoissa sen pois jättäminen tuntuu tylyltä.
- Todellinen epävarmuus. Jos et vielä tiedä, ”luultavasti” on tietoa. Karsi varaukset, joita et tarkoita, älä niitä, joita tarkoitat.
Karsi toisella kierroksella
Älä karsi kirjoittaessasi. Luonnostelu ja tiivistäminen vaativat erilaista keskittymistä, ja kumpikin hidastuu, jos teet molempia yhtä aikaa. Kirjoita täysi versio, pidä tauko, jos voit, ja karsi sitten. Luonnoksen lukeminen ääneen auttaa: kompastut sanoihin, joiden ei tarvitse olla siinä.
Jos virke ei taivu, valitse se Private Writing Assistant -laajennuksessa, paina Kirjoita uudelleen ja valitse Lyhyempi. Saat tiiviimmän version muutokset korostettuina samalla kielellä, jolla kirjoitit. Vertaa sitä omaasi ja pidä se, joka yhä sanoo kaiken, mitä tarkoitit. Se toimii Chrome Built-in AI -tekoälyllä tietokoneellasi, joten luonnosta ei lähetetä minnekään. Miten se toimii kertoo, mitä tekstillesi tapahtuu.
Kirjoita virke uudelleen lyhyemmäksi, yksinkertaisemmaksi tai ammattimaisemmaksi 101 kielellä: lisää Private Writing Assistant Chromeen. Se on maksuton, eikä rekisteröitymistä tarvita.