Làm sao viết ngắn hơn mà không mất ý?
Private Writing Assistant
Kiểm tra ngữ pháp và viết lại văn bản bằng AI chạy ngay trên thiết bị của bạn. Miễn phí.
Thêm vào Chrome
Thêm vào Safari
Tóm tắt nhanh
Cắt những chữ không mang nghĩa, đừng cắt những chữ có nghĩa. Phần lớn bản nháp sẽ ngắn đi đáng kể nếu bỏ câu mở đầu rỗng, từ nói một ý hai lần, những lớp rào đón chồng lên nhau và danh từ che mất động từ. Đọc lại kết quả một lần nữa để chắc mọi dữ kiện và mọi yêu cầu vẫn còn.
Mục tiêu không phải ngắn, mà là rõ
Người đọc không ngại dài; họ ngại phải chờ. Mỗi chữ không mang nghĩa bắt họ giữ câu trong đầu lâu hơn một chút trước khi tới được ý chính. Cắt những chữ đó giúp văn bản đọc nhanh hơn mà không kém đầy đủ.
Vậy câu hỏi không phải là bỏ bao nhiêu chữ. Câu hỏi là người đọc sẽ thấy thiếu chữ nào nếu nó biến mất. Nếu câu trả lời là không chữ nào, cứ bỏ.
Năm cách cắt hiếm khi làm mất gì
- Câu mở đầu rỗng. “Tôi viết email này để thông báo với anh chị rằng”, “Tôi chỉ muốn nói là”, “Cần lưu ý rằng”. Hãy bắt đầu bằng phần đứng sau chúng.
- Từ nói một ý hai lần. “Lên kế hoạch trước từ sớm”, “kết quả cuối cùng sau chót”, “tái diễn lại”, “hoàn toàn tuyệt đối”. Một từ là đủ. Những cặp từ cố định mà một ngôn ngữ hay một lĩnh vực cố ý dùng, như “quyền và nghĩa vụ” trong hợp đồng, là chuyện khác.
- Rào đón chồng chất. “Có lẽ có thể hơi bị chậm một chút” rào đón ba lần. Chọn cái đúng, hoặc nói thẳng dữ kiện: “chậm hai ngày”.
- Danh từ che mất động từ. “Đưa ra quyết định” là “quyết định”; “tiến hành việc phân tích” là “phân tích”; “thực hiện công tác hỗ trợ” là “hỗ trợ”. Ở đâu danh từ cộng một động từ nhẹ là cách nói bình thường, chỉ cắt những dạng nặng nề hơn.
- Câu báo trước câu tiếp theo. “Có vài điều tôi muốn nói về ngân sách.” Cứ nói luôn.
Mỗi ngôn ngữ có phiên bản riêng của những lỗi này. Câu mở đầu rỗng trong email trang trọng tiếng Việt khác với trong email tiếng Anh, nhưng cả hai thường đều có thể bỏ. Chỉ cần cẩn thận với từ ghép đẳng lập như “kỹ lưỡng”, “giúp đỡ” hay “nhanh chóng”: hai tiếng ghép lại thành một từ, không phải lặp ý, nên đừng cắt.
Một ví dụ
Tôi xin phép được viết email này để thông báo đến anh chị rằng, sau khi đã cân nhắc một cách kỹ lưỡng và xem xét một cách toàn diện tất cả các phương án hiện có, chúng tôi đã đi đến quyết định lựa chọn phương án thứ hai, mà theo quan điểm của chúng tôi là phương án tốt nhất có thể vào thời điểm hiện tại.
Sau khi xem xét mọi phương án, chúng tôi chọn phương án thứ hai: chúng tôi cho rằng đó là phương án tốt nhất.
Bản thứ hai giữ mọi dữ kiện: đã có xem xét, nó bao quát các phương án, phương án thứ hai được chọn, và đó là đánh giá của chúng tôi. Nó bỏ phần dạo đầu, các cụm lặp nghĩa (“cân nhắc kỹ lưỡng” và “xem xét toàn diện”) và phần độn (“vào thời điểm hiện tại”). Độ dài chỉ còn một phần ba.
Những gì không nên cắt
Có những chữ trông như phần độn nhưng mang thông tin. Hãy giữ chúng:
- Tên, số liệu và ngày tháng. “Sớm thôi” ngắn hơn “trước thứ Sáu, ngày 14 tháng 3”, nhưng không cùng một thông điệp.
- Lý do. “Đừng sửa tệp này nhé” kém hiệu quả hơn “Đừng sửa tệp này nhé; dữ liệu được nhập từ nó vào ban đêm.”
- Phép lịch sự mà mối quan hệ cần. Lời cảm ơn hay câu chào không phải phần độn. Ở nhiều nền văn hóa và nơi làm việc, bỏ chúng đi sẽ bị coi là thiếu lịch sự.
- Sự không chắc chắn thật. Nếu bạn chưa biết, “có lẽ” là thông tin. Hãy cắt những rào đón bạn không có ý, đừng cắt những rào đón bạn thật sự muốn nói.
Cắt ở lượt thứ hai
Đừng cắt trong lúc viết. Viết nháp và gọt giũa dùng hai kiểu tập trung khác nhau, làm cùng lúc sẽ chậm cả hai. Hãy viết bản đầy đủ, nghỉ một chút nếu có thể, rồi mới gọt. Đọc to bản nháp cũng giúp ích: bạn sẽ vấp ở những chữ không cần có mặt.
Với một câu khó gọt, hãy chọn nó trong Private Writing Assistant, nhấn Viết lại và chọn Ngắn hơn. Bạn nhận được một phiên bản gọn hơn với các thay đổi được tô sáng, bằng ngôn ngữ bạn đã viết. So sánh với bản của bạn và giữ bản nào vẫn nói đủ những gì bạn muốn. Tất cả chạy bằng Chrome Built-in AI trên máy tính của bạn, nên bản nháp không được gửi đi đâu. Cách hoạt động giải thích chuyện gì xảy ra với văn bản của bạn.
Viết lại một câu cho ngắn hơn, đơn giản hơn hay chuyên nghiệp hơn, bằng 101 ngôn ngữ: thêm Private Writing Assistant vào Chrome. Miễn phí và không cần tài khoản.