Как сократить текст и ничего не потерять?
Private Writing Assistant
Проверка грамматики и переписывание текста с ИИ, который работает на вашем устройстве. Бесплатно.
Установить в Chrome
Добавить в Safari
Если коротко
Убирайте слова, которые не несут смысла, а не те, что несут. Большинство черновиков заметно сокращаются без потерь, если убрать пустые вступления, слова, которые повторяют друг друга, нагромождение оговорок и существительные, за которыми прячется глагол. Затем перечитайте и проверьте, что каждый факт и каждая просьба на месте.
Цель не короче, а понятнее
Читателя утомляет не длина, а ожидание. Каждое пустое слово заставляет дольше держать фразу в голове, прежде чем дойти до сути. Если убрать такие слова, текст читается быстрее и при этом остаётся полным.
Поэтому вопрос не в том, сколько слов вычеркнуть, а в том, каких слов читателю не хватило бы. Если никаких, их можно убирать.
Пять сокращений, которые почти ничего не отнимают
- Пустые вступления. «Хочу сообщить вам, что», «Обращаю ваше внимание на то, что», «Следует отметить, что». Начинайте с того, что идёт после них.
- Слова, которые говорят одно и то же дважды. «Свободная вакансия», «памятный сувенир», «конечный итог», «впервые дебютировал». Одного слова достаточно. Другое дело — устойчивые пары, которые язык или жанр использует намеренно, например «права и обязанности» в договоре.
- Нагромождение оговорок. «Вероятно, возможно, несколько задержится» перестраховывается трижды. Выберите то, что правда, или назовите факт: «задержится на два дня».
- Существительные вместо глаголов. «Принять решение» — это «решить», «осуществить проверку» — «проверить», «оказать помощь» — «помочь». Но если оборот — устоявшееся выражение («принять участие», «одержать победу»), сокращайте только громоздкие варианты.
- Фразы, которые анонсируют следующую фразу. «Хотелось бы сказать несколько слов о бюджете». Просто скажите их.
В каждом языке свои варианты этих привычек. Пустое вступление в официальном русском письме не похоже на испанское или немецкое, но и то и другое обычно можно убрать.
Пример
Хотел бы сообщить вам, что по результатам тщательного рассмотрения и всестороннего анализа всех имеющихся в нашем распоряжении вариантов нами было принято решение остановиться на втором предложении, которое, по нашему мнению, является наилучшим из возможных вариантов на данный момент времени.
Мы рассмотрели все варианты и выбрали второе предложение: по-нашему, оно лучшее.
Во втором варианте сохранён каждый факт: варианты рассмотрены, все, победило второе предложение, и это наше мнение. Ушли разгон, повтор («тщательное рассмотрение» и «всесторонний анализ»), канцелярит («нами было принято решение») и пустое «на данный момент времени». Текст стал втрое короче.
Что не сокращать
Некоторые слова похожи на воду, но несут вес. Оставьте их:
- Имена, числа и даты. «Скоро» короче, чем «к пятнице, 14 марта», но это другое сообщение.
- Причины. «Пожалуйста, не редактируйте файл» работает хуже, чем «Пожалуйста, не редактируйте файл: ночью из него идёт импорт».
- Вежливость, которой требуют отношения. Благодарность и приветствие — не вода. В некоторых языках и коллективах без них текст звучит грубо.
- Настоящую неуверенность. Если вы пока не знаете, «вероятно» — это информация. Убирайте оговорки, которые вы не имеете в виду, а не те, что имеете.
Сокращайте вторым проходом
Не сокращайте во время письма. Черновик и правка требуют разного внимания, и если делать их одновременно, обе работы замедляются. Напишите полную версию, по возможности сделайте перерыв, затем сокращайте. Помогает чтение вслух: вы споткнётесь о слова, которые там не нужны.
Если предложение не поддаётся, выделите его в Private Writing Assistant, нажмите «Перефразировать» и выберите «Короче». Вы получите более сжатый вариант с подсвеченными изменениями на языке оригинала. Сравните со своим и оставьте тот, который говорит всё, что вы имели в виду. Всё работает с Chrome Built-in AI на вашем компьютере, так что черновик никуда не отправляется. На странице «Как это работает» описано, что происходит с вашим текстом.
Перефразируйте предложение короче, проще или в деловом стиле на 101 языке: добавьте Private Writing Assistant в Chrome. Это бесплатно и без аккаунта.