Com pots escriure un correu que rebi resposta?
Private Writing Assistant
Revisa la gramàtica i reescriu textos amb una IA que funciona al teu dispositiu. Gratis.
Afegeix a Chrome
Afegeix a Safari
En resum
Posa la petició a les dues primeres línies, demana una sola cosa i digues per a quan la necessites. Un assumpte que esmenti la petició i un cos prou curt per llegir-lo al mòbil fan la resta.
Comença per la petició
La majoria dels correus sense resposta no s’ignoren: s’ajornen. El lector els obre, no veu d’un cop d’ull què se li demana i decideix que ja s’hi posarà més tard. I aquell més tard rarament arriba. Si la petició és a les dues primeres línies, el lector pot decidir en l’acte.
Assumpte: Una pregunta ràpida
Hola, Laia, espero que hagis passat un bon cap de setmana. Com saps, estem treballant en l’informe del tercer trimestre, i finances ja ens ha passat les xifres. N’he revisat gairebé tot, però algunes dades regionals no coincideixen amb les que teníem al juliol. Les podries mirar?
Assumpte: Pots revisar les dades regionals del 3r trimestre abans de dimecres?
Hola, Laia, pots revisar les dades regionals de l’informe del tercer trimestre abans de dimecres? N’hi ha tres que no coincideixen amb les que teníem al juliol; les he marcat en groc. Gràcies!
La segona versió fa la meitat de llarg, té un termini i diu a la Laia exactament on ha de mirar. La cordialitat hi continua; només ha passat de la salutació al to. Si la cultura o la relació demanen un començament més càlid, deixa-hi una línia de cortesia abans de la petició. El que compta és que la petició arribi abans que el context.
Un correu, una petició
Un correu amb tres preguntes sol obtenir resposta a la primera. Si necessites diverses coses de la mateixa persona, numera-les, perquè pugui respondre «1: sí; 2: divendres; 3: pregunta-ho al Pere». Si necessites coses de persones diferents, envia correus separats: ningú no mou un dit per una petició adreçada a cinc persones.
Fes-li fàcil respondre
- Fes preguntes que es puguin respondre en una línia: «Podem passar la trucada a les tres de la tarda?» en lloc de «Què et sembla, l’horari?».
- Ofereix opcions: «Dimarts o dijous?» funciona millor que «Quan et va bé?».
- Dona un termini amb un motiu: «abans de dimecres, perquè dijous l’he d’enviar al client». Un motiu fa que el termini sembli just i no pas arbitrari.
- Posa al mateix correu el que el lector necessita. Si ha d’obrir tres adjunts per entendre la pregunta, ja respondrà més tard.
Assumptes que funcionen
L’assumpte és la primera frase del correu. «Una pregunta ràpida» i «Novetats» no diuen res; «Cal aprovació: pressupost de viatges de març» diu què, i «abans de divendres» diu quan. Una bona prova: si calgués, el lector podria actuar només amb l’assumpte?
Si la conversa canvia de tema a mig fil, canvia també l’assumpte. Així us serà més fàcil trobar-lo més endavant, a tots dos.
Que es pugui llegir al mòbil
Molts correus es llegeixen primer al mòbil, entre una cosa i una altra. Paràgrafs curts, la petició a dalt de tot i cap detall important amagat a l’última línia. Si cal desplaçar-se per arribar a la pregunta, la pregunta és al lloc equivocat.
Revisa’l abans d’enviar-lo
Al final, comprova els detalls que surten més cars quan estan malament: el nom de la salutació, les dates i les hores, l’adjunt que esmentes i el to de tot el que hagis escrit enfadat. En un correu formal, mira també que la salutació i el comiat facin joc: un «Benvolguda Laia» demana un «Cordialment», no pas un «Petons». Després deixa que un corrector cacei l’ortografia i la gramàtica. Private Writing Assistant funciona a Gmail i a Outlook al web, com a la majoria de quadres de text dels llocs web, i subratlla els errors mentre escrius.
Afegeix Private Writing Assistant a Chrome per revisar els correus mentre els escrius, en 101 idiomes. Per revisar-lo, el correu no surt mai del teu ordinador; mira com funciona.