Kako napisati e-pošto, na katero vam bodo odgovorili?
Private Writing Assistant
Preverjajte slovnico in preoblikujte besedilo z umetno inteligenco, ki teče na vaši napravi. Brezplačno.
Dodaj v Chrome
Dodaj v Safari
Na kratko
Prošnjo postavite v prvi dve vrstici, prosite za eno stvar in povejte, do kdaj. Zadeva, ki prošnjo poimenuje, in besedilo, dovolj kratko za branje na telefonu, naredita preostalo.
Najprej prošnja
Večina neodgovorjenih sporočil ni prezrta. Odložena so. Bralec jih odpre, na prvi pogled ne vidi, kaj želite, in se odloči, da se jim bo posvetil pozneje. Pozneje pa redko pride. Če je prošnja v prvih dveh vrsticah, se lahko bralec odloči takoj.
Zadeva: Kratko vprašanje
Živjo, Lena, upam, da si imela lep vikend. Kot veš, pripravljamo poročilo za tretje četrtletje in finančna služba je zdaj poslala svoje podatke. Večino sem že pregledal, nekatere regionalne številke pa se ne ujemajo s tistimi, ki smo jih imeli julija. Bi jih lahko pogledala?
Zadeva: Regionalni podatki za 3. četrtletje: jih lahko preveriš do srede?
Živjo, Lena, bi lahko do srede preverila regionalne podatke v poročilu za 3. četrtletje? Trije se ne ujemajo s tistimi iz julija; označil sem jih z rumeno. Hvala!
Druga različica je pol krajša, ima rok in Leni natančno pove, kam naj pogleda. Prijaznost je ostala; iz uvoda se je preselila v ton. Kjer kultura ali odnos pričakujeta toplejši uvod, pred prošnjo pustite eno vljudno vrstico; v slovenskem poslovnem dopisovanju je stavek, kot je »Upam, da ste dobro.«, povsem običajen. Pomembno je, da prošnja pride pred ozadjem.
Eno sporočilo, ena prošnja
Na sporočilo s tremi vprašanji običajno dobite odgovor na prvo. Če od iste osebe potrebujete več stvari, jih oštevilčite, da lahko odgovori »1: da, 2: v petek, 3: vprašaj Tomaža«. Če potrebujete stvari od različnih ljudi, pošljite ločena sporočila; prošnje, naslovljene na pet ljudi, se ne loti nihče.
Olajšajte odgovor
- Zastavljajte vprašanja, na katera je mogoče odgovoriti v eni vrstici: »Lahko klic prestavimo na 15.00?« namesto »Kaj menite o terminu?«
- Ponudite možnosti: »V torek ali v četrtek?« je boljše od »Kdaj vam ustreza?«
- Rok navedite z razlogom: »do srede, da ga lahko v četrtek pošljem stranki«. Zaradi razloga je rok videti pošten namesto samovoljen.
- V sporočilo vključite vse, kar bralec potrebuje. Če mora odpreti tri priloge, da razume vprašanje, bo odgovoril pozneje.
Zadeve, ki delujejo
Zadeva je prva poved e-poštnega sporočila. »Kratko vprašanje« in »Novosti« ne povesta ničesar; »Potrebna odobritev: potni stroški za marec« pove, kaj, »do petka« pa, kdaj. Dober preizkus: bi bralec lahko ukrepal samo na podlagi zadeve, če bi moral?
Če se pogovor sredi niti obrne k drugi temi, spremenite tudi zadevo. Tako bosta nit pozneje laže našla oba.
Naj bo berljivo na telefonu
Mnoga sporočila najprej preberemo na telefonu, med drugimi opravki. Kratki odstavki, prošnja na vrhu in nobena pomembna podrobnost, skrita v zadnji vrstici. Če se mora bralec do vprašanja pomikati, je vprašanje na napačnem mestu.
Preverite, preden pošljete
Na koncu preverite podrobnosti, ki največ stanejo, ko so napačne: ime v nagovoru, datume in ure, prilogo, ki jo omenjate, in ton vsega, kar ste napisali razburjeni. V slovenščini preverite tudi vejico v nagovoru (»Živjo, Lena,«) in to, da nagovoru z vejico sledi mala začetnica. Nato naj pregledovalnik ujame črkovanje in slovnico. Private Writing Assistant deluje v spletnih različicah Gmaila in Outlooka kot v večini besedilnih polj na spletnih mestih in napake podčrta med tipkanjem.
Dodajte Private Writing Assistant v Chrome in preverjajte e-pošto med pisanjem, v 101 jeziku. Sporočilo za preverjanje nikoli ne zapusti vašega računalnika; poglejte, kako deluje.