Private Writing AssistantCome si scrive un'email che riceve risposta?
Metti la richiesta nelle prime due righe, chiedi una cosa sola e di' entro quando. Un oggetto che nomina la richiesta e un testo abbastanza breve da leggere sul telefono fanno il resto.
Parti dalla richiesta
La maggior parte delle email senza risposta non viene ignorata. Viene rimandata. Il destinatario la apre, non capisce a colpo d'occhio cosa gli si chiede e decide di pensarci dopo. Il dopo arriva di rado. Se la richiesta è nelle prime due righe, può decidere subito.
Oggetto: Domanda veloce
Ciao Chiara, spero che tu abbia passato un bel weekend. Come sai, stiamo lavorando al report del terzo trimestre, e l'amministrazione ci ha appena girato i suoi dati. Ho guardato quasi tutto, ma alcuni dati regionali non corrispondono a quelli di luglio. Riusciresti a darci un'occhiata?
Oggetto: Dati regionali Q3: puoi verificarli entro mercoledì?
Ciao Chiara, potresti verificare i dati regionali del report Q3 entro mercoledì? Tre non corrispondono a quelli di luglio; li ho evidenziati in giallo. Grazie!
La seconda versione è lunga la metà, ha una scadenza e dice a Chiara esattamente dove guardare. La cordialità è rimasta; si è solo spostata dall'apertura al tono.
Un'email, una richiesta
Un'email con tre domande di solito riceve risposta alla prima. Se ti servono più cose dalla stessa persona, numerale, così può rispondere «1: sì, 2: venerdì, 3: chiedi a Luca». Se ti servono cose da persone diverse, manda email separate; nessuno si occupa di una richiesta rivolta a cinque persone.
Rendi facile rispondere
- Fai domande a cui si può rispondere in una riga: «Possiamo spostare la call alle 15?» invece di «Come sei messo con i tempi?»
- Offri delle opzioni: «Martedì o giovedì?» funziona meglio di «Quando ti va bene?»
- Dai una scadenza con un motivo: «entro mercoledì, così posso mandarlo al cliente giovedì». Un motivo fa sembrare la scadenza giusta invece che arbitraria.
- Metti nell'email stessa ciò che serve al destinatario. Se deve aprire tre allegati per capire la domanda, risponderà più tardi.
Oggetti che funzionano
L'oggetto è la prima frase dell'email. «Domanda veloce» e «Aggiornamento» non dicono niente; «Serve approvazione: budget trasferte di marzo» dice cosa, e «entro venerdì» dice quando. Un buon test: il destinatario potrebbe agire leggendo solo l'oggetto, se dovesse?
Se la conversazione cambia argomento a metà thread, cambia anche l'oggetto. Così sarà più facile ritrovare il thread più avanti, per entrambi.
Rendila leggibile sul telefono
Molte email vengono lette prima sul telefono, tra una cosa e l'altra. Paragrafi brevi, la richiesta in alto e nessun dettaglio importante nascosto nell'ultima riga. Se bisogna scorrere per arrivare alla domanda, la domanda è nel posto sbagliato.
Controllala prima di inviarla
Per ultimo, controlla i dettagli che costano di più quando sono sbagliati: il nome nel saluto, date e orari, l'allegato che citi e il tono di tutto ciò che hai scritto da arrabbiato. Poi lascia che un correttore pensi a ortografia e grammatica. Private Writing Assistant funziona in Gmail e Outlook sul web, come nella maggior parte delle caselle di testo dei siti, e sottolinea gli errori mentre scrivi.
Aggiungi Private Writing Assistant a Chrome per controllare le tue email mentre scrivi, in 101 lingue. Per il controllo, l'email non lascia mai il tuo computer; scopri come funziona.
