Private Writing AssistantYanıt alan bir e-posta nasıl yazılır?
İsteğinizi ilk iki satıra yazın, tek bir şey isteyin ve ne zamana kadar istediğinizi belirtin. Gerisini, isteği açıkça söyleyen bir konu satırı ve telefonda okunacak kadar kısa bir metin halleder.
İstekle başlayın
Yanıtsız kalan e-postaların çoğu görmezden gelinmez. Ertelenir. Okur e-postayı açar, kendisinden ne istendiğini bir bakışta göremez ve sonra ilgilenmeye karar verir. O “sonra” nadiren gelir. İstek ilk iki satırdaysa okur hemen karar verebilir.
Konu: Kısa bir soru
Merhaba Elif, umarım hafta sonun güzel geçmiştir. Bildiğin gibi üçüncü çeyrek raporu üzerinde çalışıyoruz ve finans ekibi rakamlarını paylaştı. Çoğunu inceledim ama bazı bölgesel rakamlar temmuzdakilerle uyuşmuyor. Onlara bir göz atabilir misin?
Konu: 3. çeyrek bölgesel rakamları: çarşambaya kadar kontrol edebilir misin?
Merhaba Elif, 3. çeyrek raporundaki bölgesel rakamları çarşambaya kadar kontrol edebilir misin? Üç tanesi temmuzdakilerle uyuşmuyor; onları sarıyla işaretledim. Teşekkürler!
İkinci sürüm yarı uzunlukta, bir son tarihi var ve Elif'e tam olarak nereye bakacağını söylüyor. Samimiyet kaybolmadı; girişten tona taşındı.
Bir e-posta, bir istek
Üç soru içeren bir e-posta genellikle yalnızca ilkine yanıt alır. Aynı kişiden birkaç şeye ihtiyacınız varsa onları numaralandırın ki “1: evet, 2: cuma, 3: Can'a sor” diye yanıt verebilsin. Farklı kişilerden farklı şeyler istiyorsanız ayrı e-postalar gönderin; beş kişiye birden yöneltilen bir isteği kimse üstlenmez.
Yanıt vermeyi kolaylaştırın
- Tek satırda yanıtlanabilecek sorular sorun: “Zamanlama hakkında ne düşünüyorsunuz?” yerine “Görüşmeyi 15.00'e alabilir miyiz?”
- Seçenek sunun: “Salı mı perşembe mi?”, “Size ne zaman uyar?” sorusundan iyidir.
- Son tarihi bir gerekçeyle verin: “çarşambaya kadar, perşembe müşteriye gönderebilmem için”. Gerekçe, son tarihi keyfî değil makul gösterir.
- Okurun ihtiyaç duyduğu her şeyi e-postanın içine koyun. Soruyu anlamak için üç eki açması gerekiyorsa yanıtı sonraya kalır.
İşe yarayan konu satırları
Konu satırı, e-postanın ilk cümlesidir. “Kısa bir soru” ve “Güncelleme” hiçbir şey söylemez; “Onay gerekiyor: mart ayı seyahat bütçesi” neyi, “cumaya kadar” da ne zamanı söyler. İyi bir test: Okur gerekirse yalnızca konu satırına bakarak harekete geçebilir mi?
Yazışmanın ortasında konu değişirse konu satırını da değiştirin. Böylece yazışmayı sonradan bulmak ikiniz için de kolaylaşır.
Telefonda okunabilir tutun
Birçok e-posta ilk kez telefonda, başka işlerin arasında okunur. Kısa paragraflar, en üstte istek ve son satıra saklanmış önemli bir ayrıntı yok. E-postanızda soruya ulaşmak için kaydırmak gerekiyorsa soru yanlış yerdedir.
Göndermeden önce kontrol edin
Son olarak, yanlış olduğunda en pahalıya patlayan ayrıntıları kontrol edin: hitaptaki ad, tarihler ve saatler, sözünü ettiğiniz ek ve sinirliyken yazdığınız her şeyin tonu. Ardından yazım ve dil bilgisini bir denetleyiciye bırakın. Private Writing Assistant, web sitelerindeki çoğu metin kutusunda olduğu gibi Gmail ve Outlook'un web sürümlerinde de çalışır ve hataların altını siz yazarken çizer.
E-postalarınızı yazarken 101 dilde denetlemek için Private Writing Assistant'ı Chrome'a ekleyin. Denetim için e-posta bilgisayarınızdan çıkmaz; nasıl çalıştığına göz atın.
