Private Writing AssistantHoe schrijf je een e-mail waarop je antwoord krijgt?
Zet je vraag in de eerste twee regels, vraag om één ding en zeg wanneer je het nodig hebt. Een onderwerpregel die de vraag noemt en een tekst die kort genoeg is voor een telefoon doen de rest.
Begin met je vraag
De meeste e-mails zonder antwoord zijn niet genegeerd. Ze zijn uitgesteld. De lezer opent ze, ziet niet meteen wat je wilt en besluit er later op terug te komen. Dat later komt zelden. Staat je vraag in de eerste twee regels, dan kan de lezer meteen beslissen.
Onderwerp: Snelle vraag
Hoi Lotte, hoe gaat het? Hopelijk heb je een fijn weekend gehad. Zoals je weet werken we aan het rapport over het derde kwartaal, en Financiën heeft de cijfers al gestuurd. Ik heb bijna alles bekeken, maar een paar regionale cijfers komen niet overeen met wat we in juli hadden. Zou je er even naar kunnen kijken?
Onderwerp: Regionale cijfers Q3: kun je ze vóór woensdag checken?
Hoi Lotte, kun je de regionale cijfers in het Q3-rapport vóór woensdag checken? Drie ervan komen niet overeen met juli; ik heb ze geel gemarkeerd. Dank je!
De tweede versie is half zo lang, heeft een deadline en vertelt Lotte precies waar ze moet kijken. De vriendelijkheid is er nog steeds; die zit nu in de toon in plaats van in de opening.
Eén e-mail, één vraag
Een e-mail met drie vragen krijgt meestal antwoord op de eerste. Heb je meerdere dingen van dezelfde persoon nodig, nummer ze dan, zodat diegene kan antwoorden met ‘1: ja, 2: vrijdag, 3: vraag het Daan’. Heb je dingen van verschillende mensen nodig, stuur dan aparte e-mails; niemand pakt een vraag op die aan vijf mensen tegelijk is gericht.
Maak antwoorden makkelijk
- Stel vragen die je in één regel kunt beantwoorden: ‘Kunnen we de vergadering naar 15.00 uur verzetten?’ in plaats van ‘Wat vind je van het tijdstip?’
- Geef opties: ‘Dinsdag of donderdag?’ werkt beter dan ‘Wanneer komt het je uit?’
- Noem een deadline met een reden: ‘vóór woensdag, zodat ik het donderdag naar de klant kan sturen’. Een reden maakt een deadline redelijk in plaats van willekeurig.
- Zet wat de lezer nodig heeft in de e-mail zelf. Moet diegene drie bijlagen openen om je vraag te begrijpen, dan komt het antwoord later.
Onderwerpregels die werken
De onderwerpregel is de eerste zin van je e-mail. ‘Snelle vraag’ en ‘Update’ zeggen niets; ‘Akkoord nodig: reisbudget maart’ zegt wat, en ‘vóór vrijdag’ zegt wanneer. Een goede toets: zou de lezer op basis van alleen de onderwerpregel kunnen handelen als het moest?
Verandert het onderwerp halverwege een mailwisseling, pas de onderwerpregel dan ook aan. Dan vinden jullie het gesprek later allebei makkelijker terug.
Maak het leesbaar op een telefoon
Veel e-mails worden eerst op een telefoon gelezen, tussen twee dingen door. Korte alinea’s, de vraag bovenaan en geen belangrijk detail verstopt in de laatste regel. Moet je naar beneden scrollen om bij de vraag te komen, dan staat de vraag op de verkeerde plek.
Lees het na voordat je verstuurt
Controleer tot slot de details die het meeste kosten als ze fout zijn: de naam in de aanhef, data en tijden, de bijlage die je noemt en de toon van alles wat je boos hebt geschreven. Laat daarna een checker de spelling en grammatica oppikken. Private Writing Assistant werkt in Gmail en Outlook op het web, net als in de meeste tekstvakken op websites, en onderstreept fouten terwijl je typt.
Voeg Private Writing Assistant toe aan Chrome om je e-mails te controleren terwijl je ze schrijft, in 101 talen. Je e-mail verlaat je computer niet voor de controle; lees hoe het werkt.
