Private Writing AssistantComment écrire un e-mail qui obtient une réponse ?
Mettez votre demande dans les deux premières lignes, demandez une seule chose et dites pour quand. Un objet qui nomme la demande et un corps assez court pour être lu sur un téléphone font le reste.
Commencez par la demande
La plupart des e-mails sans réponse ne sont pas ignorés. Ils sont reportés. Le destinataire les ouvre, ne voit pas d'un coup d'œil ce qu'on attend de lui et décide de s'en occuper plus tard. Plus tard arrive rarement. Si la demande figure dans les deux premières lignes, il peut décider tout de suite.
Objet : Petite question
Bonjour Léa, j'espère que tu as passé un bon week-end. Comme tu le sais, nous travaillons sur le rapport du T3, et la comptabilité nous a maintenant transmis ses chiffres. J'ai regardé la plupart d'entre eux, mais certains chiffres régionaux ne correspondent pas à ceux de juillet. Est-ce que tu pourrais y jeter un œil ?
Objet : Chiffres régionaux du T3 : peux-tu les vérifier d'ici mercredi ?
Bonjour Léa, pourrais-tu vérifier les chiffres régionaux du rapport du T3 d'ici mercredi ? Trois d'entre eux ne correspondent pas à ceux de juillet ; je les ai surlignés en jaune. Merci !
La seconde version est deux fois plus courte, fixe une échéance et indique à Léa exactement où regarder. La cordialité a survécu ; elle est simplement passée de l'introduction au ton.
Un e-mail, une demande
Un e-mail qui pose trois questions obtient généralement une réponse à la première. Si vous avez besoin de plusieurs choses de la même personne, numérotez-les, pour qu'elle puisse répondre « 1 : oui, 2 : vendredi, 3 : demande à Thomas ». Si vous avez besoin de choses de personnes différentes, envoyez des e-mails séparés ; personne ne traite une demande adressée à cinq personnes.
Facilitez la réponse
- Posez des questions auxquelles on peut répondre en une ligne : « Peut-on décaler l'appel à 15 h ? » plutôt que « Qu'en penses-tu niveau timing ? »
- Proposez des options : « Mardi ou jeudi ? » vaut mieux que « Quand est-ce que ça t'arrange ? »
- Donnez une échéance avec une raison : « d'ici mercredi, pour que je puisse l'envoyer au client jeudi ». Une raison rend l'échéance juste plutôt qu'arbitraire.
- Mettez dans l'e-mail lui-même ce dont le destinataire a besoin. S'il doit ouvrir trois pièces jointes pour comprendre la question, il répondra plus tard.
Des objets qui fonctionnent
L'objet est la première phrase de l'e-mail. « Petite question » et « Point » ne disent rien ; « Validation requise : budget déplacements de mars » dit quoi, et « d'ici vendredi » dit quand. Un bon test : le destinataire pourrait-il agir à partir de l'objet seul, s'il le fallait ?
Si la conversation change de sujet en cours de route, changez aussi l'objet. Vous retrouverez le fil plus facilement plus tard, vous comme votre interlocuteur.
Restez lisible sur téléphone
Beaucoup d'e-mails sont d'abord lus sur un téléphone, entre deux autres choses. Des paragraphes courts, la demande en haut, et aucun détail important caché dans la dernière ligne. S'il faut faire défiler pour arriver à la question, la question n'est pas au bon endroit.
Vérifiez avant d'envoyer
Pour finir, vérifiez les détails qui coûtent le plus cher quand ils sont faux : le prénom dans la salutation, les dates et les heures, la pièce jointe mentionnée, et le ton de tout ce que vous avez écrit en étant agacé. Laissez ensuite un correcteur s'occuper de l'orthographe et de la grammaire. Private Writing Assistant fonctionne dans Gmail et Outlook sur le web, comme dans la plupart des zones de texte des sites, et souligne les fautes pendant que vous tapez.
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