Private Writing Assistantజవాబు వచ్చే ఈమెయిల్ ఎలా రాయాలి?
మీ అభ్యర్థనను మొదటి రెండు లైన్లలో పెట్టండి, ఒక్క విషయమే అడగండి, ఎప్పటిలోగా అని చెప్పండి. అభ్యర్థనను పేర్కొనే సబ్జెక్ట్ లైన్, ఫోన్‌లో చదవగలిగేంత చిన్న బాడీ మిగతాది చేస్తాయి.
అభ్యర్థనతో మొదలుపెట్టండి
జవాబు రాని చాలా ఈమెయిళ్లు నిర్లక్ష్యం చేయబడవు. వాయిదా వేయబడతాయి. పాఠకుడు దాన్ని తెరుస్తారు, ఏం కావాలో ఒక్క చూపులో తెలియదు, తర్వాత చూద్దాం అనుకుంటారు. ఆ “తర్వాత” అరుదుగా వస్తుంది. అభ్యర్థన మొదటి రెండు లైన్లలో ఉంటే, పాఠకుడు వెంటనే నిర్ణయించుకోగలరు.
సబ్జెక్ట్: చిన్న ప్రశ్న
నమస్తే లత గారు, మీ వీకెండ్ బాగా గడిచిందని ఆశిస్తున్నాను. మీకు తెలుసు, మనం Q3 రిపోర్ట్‌పై పనిచేస్తున్నాం, ఫైనాన్స్ టీమ్ ఇప్పుడే తమ అంకెలను పంచుకుంది. చాలావరకు చూశాను, కానీ కొన్ని ప్రాంతీయ అంకెలు జూలైలో మన దగ్గర ఉన్నవాటితో సరిపోలడం లేదు. వాటిని ఒకసారి చూడగలరా?
సబ్జెక్ట్: Q3 ప్రాంతీయ అంకెలు: బుధవారంలోగా తనిఖీ చేయగలరా?
నమస్తే లత గారు, Q3 రిపోర్ట్‌లోని ప్రాంతీయ అంకెలను బుధవారంలోగా తనిఖీ చేయగలరా? వాటిలో మూడు జూలైలో మన దగ్గర ఉన్నవాటితో సరిపోలడం లేదు; వాటిని పసుపు రంగులో గుర్తించాను. ధన్యవాదాలు!
రెండో రూపం సగం పొడవు, అందులో గడువు ఉంది, ఎక్కడ చూడాలో లతకు ఖచ్చితంగా చెబుతుంది. స్నేహపూర్వకత పోలేదు; ప్రారంభ లైన్ నుంచి స్వరంలోకి మారింది.
ఒక ఈమెయిల్, ఒక అభ్యర్థన
మూడు ప్రశ్నలున్న ఈమెయిల్‌కు సాధారణంగా మొదటి ప్రశ్నకే జవాబు వస్తుంది. ఒకే వ్యక్తి నుంచి చాలా విషయాలు కావాలంటే, వాటికి నంబర్లు ఇవ్వండి, అప్పుడు వారు “1: సరే, 2: శుక్రవారం, 3: సురేష్‌ను అడగండి” అని జవాబు ఇవ్వగలరు. వేర్వేరు వ్యక్తుల నుంచి విషయాలు కావాలంటే, వేర్వేరు ఈమెయిళ్లు పంపండి; ఐదుగురికి పంపిన అభ్యర్థనపై ఎవరూ చర్య తీసుకోరు.
జవాబు ఇవ్వడాన్ని సులభం చేయండి
- ఒక్క లైన్‌లో జవాబు ఇవ్వగల ప్రశ్నలు అడగండి: “సమయం గురించి మీ అభిప్రాయం ఏమిటి?” బదులు “కాల్‌ను మధ్యాహ్నం 3కి మార్చవచ్చా?”
- ఆప్షన్లు ఇవ్వండి: “మీకు ఎప్పుడు వీలు?” కంటే “మంగళవారమా, గురువారమా?” మంచిది.
- కారణంతో గడువు ఇవ్వండి: “గురువారం క్లయింట్‌కు పంపాలి కాబట్టి, బుధవారంలోగా”. కారణం ఉంటే గడువు ఏకపక్షంగా కాకుండా న్యాయంగా అనిపిస్తుంది.
- పాఠకుడికి కావాల్సింది ఈమెయిల్‌లోనే ఉంచండి. ప్రశ్న అర్థం చేసుకోవడానికి మూడు అటాచ్‌మెంట్లు తెరవాల్సి వస్తే, తర్వాతే జవాబు ఇస్తారు.
పనిచేసే సబ్జెక్ట్ లైన్లు
సబ్జెక్ట్ లైన్ ఈమెయిల్‌లో మొదటి వాక్యం. “చిన్న ప్రశ్న”, “అప్‌డేట్” వంటివి ఏమీ చెప్పవు; “ఆమోదం కావాలి: మార్చి ప్రయాణ బడ్జెట్” ఏమిటో చెబుతుంది, “శుక్రవారంలోగా” ఎప్పుడో చెబుతుంది. మంచి పరీక్ష: అవసరమైతే, సబ్జెక్ట్ లైన్ చూసి మాత్రమే పాఠకుడు చర్య తీసుకోగలరా?
సంభాషణ మధ్యలో విషయం మారితే, సబ్జెక్ట్ లైన్ కూడా మార్చండి. తర్వాత ఆ సంభాషణను కనుగొనడం మీ ఇద్దరికీ సులభమవుతుంది.
ఫోన్‌లో చదవడానికి అనుకూలంగా ఉంచండి
చాలా ఈమెయిళ్లు మొదట ఫోన్‌లో, ఇతర పనుల మధ్య చదవబడతాయి. చిన్న పేరాలు, పైన అభ్యర్థన, చివరి లైన్‌లో దాగిన కీలక వివరం ఏదీ ఉండకూడదు. ప్రశ్నకు చేరడానికి మీ ఈమెయిల్‌ను స్క్రోల్ చేయాల్సి వస్తే, ప్రశ్న తప్పు చోట ఉంది.
పంపే ముందు తనిఖీ చేయండి
చివరగా, తప్పుగా ఉంటే ఎక్కువ నష్టం కలిగించే వివరాలను తనిఖీ చేయండి: పలకరింపులోని పేరు, తేదీలు, సమయాలు, మీరు ప్రస్తావించే అటాచ్‌మెంట్, చిరాకులో రాసిన దేని స్వరమైనా. తర్వాత అక్షర, వ్యాకరణ దోషాలను చెకర్ పట్టుకోనివ్వండి. Private Writing Assistant, వెబ్‌సైట్లలోని చాలా టెక్స్ట్ బాక్స్‌లలో లాగే Gmail, వెబ్‌లో Outlookలోనూ పనిచేసి, మీరు టైప్ చేస్తుండగానే తప్పులను అండర్‌లైన్ చేస్తుంది.
మీరు రాస్తుండగానే 101 భాషల్లో ఈమెయిళ్లను తనిఖీ చేయడానికి Private Writing Assistantను Chromeకు జోడించండి. తనిఖీ కోసం ఈమెయిల్ మీ కంప్యూటర్‌ను వదలదు; ఇది ఎలా పనిచేస్తుంది చూడండి.
