Private Writing AssistantWie schreibst du eine E-Mail, auf die man antwortet?
Stell deine Bitte in die ersten zwei Zeilen, bitte um genau eine Sache und sag, bis wann. Eine Betreffzeile, die die Bitte nennt, und ein Text, der kurz genug fürs Handy ist, erledigen den Rest.
Fang mit der Bitte an
Die meisten unbeantworteten E-Mails werden nicht ignoriert. Sie werden verschoben. Der Empfänger öffnet sie, sieht nicht auf einen Blick, was gewollt ist, und beschließt, sich später darum zu kümmern. Später kommt selten. Steht die Bitte in den ersten zwei Zeilen, kann er sofort entscheiden.
Betreff: Kurze Frage
Hallo Lena, ich hoffe, du hattest ein schönes Wochenende. Wie du weißt, arbeiten wir am Q3-Bericht, und die Buchhaltung hat inzwischen ihre Zahlen geschickt. Ich habe das meiste durchgesehen, aber einige der regionalen Zahlen stimmen nicht mit denen vom Juli überein. Könntest du sie dir mal ansehen?
Betreff: Regionale Q3-Zahlen: Kannst du sie bis Mittwoch prüfen?
Hallo Lena, könntest du die regionalen Zahlen im Q3-Bericht bis Mittwoch prüfen? Drei davon stimmen nicht mit denen vom Juli überein; ich habe sie gelb markiert. Danke!
Die zweite Fassung ist halb so lang, hat eine Frist und sagt Lena genau, wo sie hinschauen soll. Die Freundlichkeit ist geblieben; sie ist nur vom Anfang in den Ton gewandert.
Eine E-Mail, eine Bitte
Eine E-Mail mit drei Fragen bekommt meist eine Antwort auf die erste. Brauchst du mehrere Dinge von derselben Person, nummerier sie, damit sie antworten kann: „1: ja, 2: Freitag, 3: frag Tom“. Brauchst du Dinge von verschiedenen Leuten, schick getrennte E-Mails; eine Bitte an fünf Personen erledigt niemand.
Mach das Antworten leicht
- Stell Fragen, die man in einer Zeile beantworten kann: „Können wir den Termin auf 15 Uhr verschieben?“ statt „Wie sieht es bei dir zeitlich aus?“
- Biete Optionen an: „Dienstag oder Donnerstag?“ schlägt „Wann passt es dir?“
- Nenn eine Frist mit Grund: „bis Mittwoch, damit ich es am Donnerstag an den Kunden schicken kann“. Ein Grund lässt eine Frist fair wirken statt willkürlich.
- Schreib in die E-Mail selbst, was der Empfänger braucht. Muss er drei Anhänge öffnen, um die Frage zu verstehen, antwortet er später.
Betreffzeilen, die funktionieren
Die Betreffzeile ist der erste Satz der E-Mail. „Kurze Frage“ und „Update“ sagen nichts; „Freigabe nötig: Reisebudget März“ sagt, worum es geht, und „bis Freitag“ sagt, wann. Ein guter Test: Könnte der Empfänger notfalls allein anhand der Betreffzeile handeln?
Wechselt das Thema mitten im Verlauf, ändere auch den Betreff. So findet ihr den Verlauf später leichter wieder, du und die andere Person.
Halte sie auf dem Handy lesbar
Viele E-Mails werden zuerst auf dem Handy gelesen, zwischen zwei anderen Dingen. Kurze Absätze, die Bitte oben und kein wichtiges Detail in der letzten Zeile versteckt. Muss man scrollen, um zur Frage zu kommen, steht die Frage an der falschen Stelle.
Prüf sie vor dem Senden
Prüf zum Schluss die Details, die am meisten kosten, wenn sie falsch sind: den Namen in der Anrede, Daten und Uhrzeiten, den erwähnten Anhang und den Ton von allem, was du verärgert geschrieben hast. Dann lass eine Prüfung Rechtschreibung und Grammatik übernehmen. Private Writing Assistant funktioniert in Gmail und Outlook im Web, wie in den meisten Textfeldern auf Websites, und unterstreicht Fehler beim Tippen.
Füg Private Writing Assistant zu Chrome hinzu und prüf deine E-Mails beim Schreiben, in 101 Sprachen. Für die Prüfung verlässt die E-Mail deinen Computer nie; so funktioniert es.
