Miten kirjoitat sähköpostin, johon vastataan?
Private Writing Assistant
Tarkista kielioppi ja muotoile tekstiä uudelleen tekoälyllä, joka toimii omalla laitteellasi. Ilmainen.
Lisää Chromeen
Lisää Safariin
Lyhyesti
Kirjoita pyyntösi kahdelle ensimmäiselle riville, pyydä yhtä asiaa ja kerro, mihin mennessä tarvitset vastauksen. Loput hoitavat aiherivi, joka nimeää pyynnön, ja niin lyhyt viesti, että sen jaksaa lukea puhelimella.
Aloita pyynnöllä
Useimpia vastaamattomia sähköposteja ei ole ohitettu. Niitä on lykätty. Lukija avaa viestin, ei näe yhdellä silmäyksellä, mitä häneltä halutaan, ja päättää hoitaa asian myöhemmin. Myöhemmin tulee harvoin. Jos pyyntö on kahdella ensimmäisellä rivillä, lukija voi päättää heti.
Aihe: Pikainen kysymys
Hei Leena, toivottavasti viikonloppusi meni hyvin. Kuten tiedät, olemme työstäneet Q3-raporttia, ja talousosasto on nyt jakanut lukunsa. Kävin suurimman osan läpi, mutta osa alueellisista luvuista ei täsmää heinäkuun lukuihin. Ehtisitkö katsoa niitä?
Aihe: Q3:n alueluvut – ehditkö tarkistaa ne keskiviikkoon mennessä?
Hei Leena, ehtisitkö tarkistaa Q3-raportin alueluvut keskiviikkoon mennessä? Kolme niistä ei täsmää heinäkuun lukuihin; merkitsin ne keltaisella. Kiitos!
Toinen versio on puolet lyhyempi, siinä on määräaika, ja se kertoo Leenalle tarkalleen, mihin katsoa. Ystävällisyys säilyi; se vain siirtyi alusta sävyyn. Jos kulttuuri tai suhde edellyttää lämpimämpää alkua, jätä pyynnön eteen yksi kohtelias rivi. Suomalaisessa työsähköpostissa pitkät kohteliaisuusfraasit ovat muutenkin harvinaisia, joten suoraan asiaan meneminen loukkaa harvoin ketään. Pääasia on, että pyyntö tulee ennen taustaa.
Yksi sähköposti, yksi pyyntö
Sähköposti, jossa on kolme kysymystä, saa yleensä vastauksen ensimmäiseen. Jos tarvitset samalta ihmiseltä useita asioita, numeroi ne, jotta hän voi vastata ”1: kyllä, 2: perjantaina, 3: kysy Tuomakselta”. Jos tarvitset asioita eri ihmisiltä, lähetä erilliset viestit; kukaan ei tartu pyyntöön, joka on osoitettu viidelle.
Tee vastaamisesta helppoa
- Esitä kysymyksiä, joihin voi vastata yhdellä rivillä: ”Voisimmeko siirtää puhelun klo 15:een?” eikä ”Mitä mieltä olet aikataulusta?”
- Tarjoa vaihtoehtoja: ”Tiistaina vai torstaina?” toimii paremmin kuin ”Milloin sinulle sopisi?”
- Anna määräaika ja sen syy: ”keskiviikkoon mennessä, jotta voin lähettää sen asiakkaalle torstaina”. Syy saa määräajan tuntumaan reilulta eikä mielivaltaiselta.
- Laita viestiin kaikki, mitä lukija tarvitsee. Jos hänen pitää avata kolme liitettä ymmärtääkseen kysymyksen, hän vastaa myöhemmin.
Toimivat aiherivit
Aiherivi on sähköpostin ensimmäinen virke. ”Pikainen kysymys” ja ”Päivitys” eivät kerro mitään; ”Hyväksyntä tarvitaan: maaliskuun matkabudjetti” kertoo mitä, ja ”perjantaihin mennessä” kertoo milloin. Hyvä testi: voisiko lukija toimia pelkän aiherivin perusteella, jos olisi pakko?
Jos aihe vaihtuu kesken viestiketjun, vaihda myös aiherivi. Ketju on silloin myöhemmin helpompi löytää, kummallekin teistä.
Pidä viesti luettavana puhelimella
Moni sähköposti luetaan ensin puhelimella, muiden asioiden lomassa. Lyhyet kappaleet, pyyntö alkuun, eikä tärkeitä yksityiskohtia viimeiselle riville. Jos kysymykseen pääsee vasta vierittämällä, kysymys on väärässä paikassa.
Tarkista ennen lähettämistä
Tarkista lopuksi yksityiskohdat, jotka maksavat eniten, jos ne ovat väärin: nimi tervehdyksessä ja sen taivutetut muodot (Nieminen, Niemiselle), päivämäärät ja kellonajat, liite, johon viittaat, ja ärtyneenä kirjoittamasi tekstin sävy. Anna sitten tarkistimen löytää kirjoitus- ja kielioppivirheet. Private Writing Assistant toimii Gmailin ja Outlookin verkkoversioissa, kuten useimmissa sivustojen tekstikentissä, ja alleviivaa virheet kirjoittaessasi.
Lisää Private Writing Assistant Chromeen, niin sähköpostisi tarkistetaan kirjoittaessasi 101 kielellä. Viesti ei lähde tarkistusta varten tietokoneeltasi; katso, miten se toimii.