Private Writing Assistantچطور ایمیلی بنویسیم که جواب بگیرد؟
درخواستتان را در دو خط اول بگذارید، یک چیز بخواهید و بگویید تا کی. موضوعی که درخواست را نام می‌برد و متنی آن‌قدر کوتاه که روی گوشی خوانده شود، بقیه کار را می‌کنند.
با درخواست شروع کنید
بیشتر ایمیل‌های بی‌جواب نادیده گرفته نمی‌شوند. به بعد موکول می‌شوند. خواننده بازشان می‌کند، با یک نگاه نمی‌فهمد چه خواسته شده، و تصمیم می‌گیرد بعداً به آن برسد. آن «بعداً» کمتر پیش می‌آید. اگر درخواست در دو خط اول باشد، خواننده می‌تواند همان لحظه تصمیم بگیرد.
موضوع: یک سؤال کوتاه
سلام لیلا، امیدوارم آخر هفته خوبی گذرانده باشی. همان‌طور که می‌دانی، روی گزارش سه‌ماهه سوم کار می‌کنیم و واحد مالی حالا ارقامش را فرستاده. بیشترش را مرور کردم، ولی بعضی از ارقام منطقه‌ای با آنچه در تیر داشتیم نمی‌خواند. می‌توانی نگاهی به آن‌ها بیندازی؟
موضوع: ارقام منطقه‌ای سه‌ماهه سوم: می‌توانی تا چهارشنبه بررسی‌شان کنی؟
سلام لیلا، می‌توانی ارقام منطقه‌ای گزارش سه‌ماهه سوم را تا چهارشنبه بررسی کنی؟ سه تا از آن‌ها با آنچه در تیر داشتیم نمی‌خوانند؛ با زرد مشخصشان کرده‌ام. ممنون!
نسخه دوم نصف نسخه اول است، مهلت دارد و دقیقاً به لیلا می‌گوید کجا را نگاه کند. صمیمیت از بین نرفته؛ از مقدمه به لحن منتقل شده.
یک ایمیل، یک درخواست
ایمیلی با سه سؤال معمولاً فقط برای سؤال اول جواب می‌گیرد. اگر از یک نفر چند چیز لازم دارید، شماره‌شان بزنید تا بتواند جواب بدهد: «۱: بله، ۲: جمعه، ۳: از ساسان بپرس». اگر از آدم‌های مختلف چیزهایی لازم دارید، ایمیل‌های جدا بفرستید؛ هیچ‌کس برای درخواستی که خطاب به پنج نفر است کاری نمی‌کند.
جواب دادن را آسان کنید
- سؤال‌هایی بپرسید که در یک خط جواب داده شوند: «می‌شود تماس را به ساعت ۳ بعدازظهر ببریم؟» به‌جای «نظرت درباره زمان چیست؟»
- گزینه پیشنهاد دهید: «سه‌شنبه یا پنجشنبه؟» بهتر از «کی برایت مناسب است؟» است.
- مهلت را با دلیلش بگویید: «تا چهارشنبه، که بتوانم پنجشنبه برای مشتری بفرستمش». دلیل، مهلت را منصفانه نشان می‌دهد نه دلبخواهی.
- آنچه خواننده لازم دارد در خود ایمیل بگذارید. اگر برای فهمیدن سؤال باید سه پیوست را باز کند، بعداً جواب می‌دهد.
موضوع‌هایی که جواب می‌دهند
موضوع، اولین جمله ایمیل است. «یک سؤال کوتاه» و «به‌روزرسانی» چیزی نمی‌گویند؛ «نیاز به تأیید: بودجه سفر فروردین» می‌گوید چه چیزی، و «تا جمعه» می‌گوید کی. آزمون خوب: اگر لازم بود، خواننده فقط با خواندن موضوع می‌توانست کاری بکند؟
اگر وسط یک رشته ایمیل موضوع گفت‌وگو عوض شد، موضوع ایمیل را هم عوض کنید. پیدا کردنش بعداً برای هر دو نفرتان آسان‌تر می‌شود.
روی گوشی خوانا نگهش دارید
خیلی از ایمیل‌ها اول روی گوشی و بین کارهای دیگر خوانده می‌شوند. بندهای کوتاه، درخواست در بالا، و هیچ جزئیات مهمی که در خط آخر پنهان شده باشد. اگر برای رسیدن به سؤال باید صفحه را پایین بکشند، سؤال جای اشتباهی است.
پیش از فرستادن بازبینی کنید
در آخر جزئیاتی را بررسی کنید که اشتباهشان بیشترین هزینه را دارد: نام در سلام، تاریخ‌ها و ساعت‌ها، پیوستی که به آن اشاره کرده‌اید، و لحن هر چیزی که با عصبانیت نوشته‌اید. بعد بگذارید غلط‌یاب املا و دستور زبان را بگیرد. Private Writing Assistant در Gmail و Outlook در وب، و در بیشتر کادرهای متنی وب‌سایت‌ها کار می‌کند و هنگام تایپ زیر غلط‌ها خط می‌کشد.
Private Writing Assistant را به Chrome اضافه کنید تا ایمیل‌هایتان را هنگام نوشتن، در ۱۰۱ زبان، بررسی کند. ایمیل برای بررسی هرگز از رایانه‌تان بیرون نمی‌رود؛ ببینید چگونه کار می‌کند.
