Private Writing AssistantBagaimana cara menulis e-mel yang mendapat balasan?
Letakkan permintaan anda dalam dua baris pertama, minta satu perkara sahaja, dan nyatakan bila anda memerlukannya. Baris subjek yang menamakan permintaan dan isi yang cukup pendek untuk dibaca pada telefon akan melengkapkan selebihnya.
Mulakan dengan permintaan
Kebanyakan e-mel yang tidak berbalas bukan diabaikan. Ia ditangguhkan. Pembaca membukanya, tidak nampak sepintas lalu apa yang dimahukan, dan memutuskan untuk menguruskannya kemudian. Kemudian itu jarang tiba. Jika permintaan berada dalam dua baris pertama, pembaca boleh membuat keputusan serta-merta.
Subjek: Soalan ringkas
Hai Lina, harap hujung minggu anda menyeronokkan. Seperti yang anda tahu, kami sedang menyiapkan laporan S3, dan bahagian kewangan sudah berkongsi angka mereka. Saya sudah meneliti sebahagian besarnya, tetapi beberapa angka wilayah tidak sepadan dengan yang kita ada pada bulan Julai. Bolehkah anda tengok angka-angka itu?
Subjek: Angka wilayah S3: boleh semak sebelum Rabu?
Hai Lina, boleh semak angka wilayah dalam laporan S3 sebelum Rabu? Tiga daripadanya tidak sepadan dengan yang kita ada pada bulan Julai; saya sudah tandakan dengan warna kuning. Terima kasih!
Versi kedua separuh lebih pendek, ada tarikh akhir, dan memberitahu Lina dengan tepat di mana hendak melihat. Keramahannya kekal; ia cuma berpindah dari pembukaan ke nada.
Satu e-mel, satu permintaan
E-mel dengan tiga soalan biasanya mendapat jawapan untuk soalan pertama sahaja. Jika anda perlukan beberapa perkara daripada orang yang sama, nomborkan, supaya dia boleh membalas “1: ya, 2: Jumaat, 3: tanya Amir”. Jika anda perlukan perkara daripada orang yang berbeza, hantar e-mel berasingan; tiada siapa bertindak atas permintaan yang ditujukan kepada lima orang.
Mudahkan untuk membalas
- Tanya soalan yang boleh dijawab dalam satu baris: “Boleh kita alihkan panggilan ke pukul 3 petang?” dan bukan “Apa pendapat anda tentang masanya?”
- Beri pilihan: “Selasa atau Khamis?” lebih baik daripada “Bila sesuai untuk anda?”
- Beri tarikh akhir dengan sebab: “sebelum Rabu, supaya saya boleh hantar kepada pelanggan pada hari Khamis”. Sebab menjadikan tarikh akhir terasa adil dan bukan sesuka hati.
- Letakkan apa yang diperlukan pembaca dalam e-mel itu sendiri. Jika dia perlu membuka tiga lampiran untuk memahami soalan, dia akan menjawab kemudian.
Baris subjek yang berkesan
Baris subjek ialah ayat pertama e-mel. “Soalan ringkas” dan “Makluman” tidak menyatakan apa-apa; “Kelulusan diperlukan: bajet perjalanan Mac” menyatakan apa, dan “sebelum Jumaat” menyatakan bila. Ujian yang baik: bolehkah pembaca bertindak berdasarkan baris subjek sahaja jika terpaksa?
Jika perbualan bertukar topik di tengah-tengah rangkaian e-mel, tukar subjeknya juga. Ia memudahkan rangkaian itu dicari kemudian, untuk anda berdua.
Pastikan ia mudah dibaca pada telefon
Banyak e-mel mula-mula dibaca pada telefon, di celah-celah urusan lain. Perenggan pendek, permintaan di atas, dan tiada butiran penting yang tersembunyi dalam baris terakhir. Jika e-mel anda perlu ditatal untuk sampai ke soalan, soalan itu berada di tempat yang salah.
Semak sebelum menghantar
Akhir sekali, semak butiran yang paling mahal jika salah: nama dalam salam, tarikh dan masa, lampiran yang anda sebut, dan nada apa-apa yang anda tulis ketika marah. Kemudian biarkan penyemak menangkap kesilapan ejaan dan tatabahasa. Private Writing Assistant berfungsi dalam Gmail dan Outlook di web, sama seperti dalam kebanyakan kotak teks di laman web, dan menggariskan kesilapan semasa anda menaip.
Tambahkan Private Writing Assistant pada Chrome untuk menyemak e-mel semasa anda menulis, dalam 101 bahasa. E-mel itu tidak pernah meninggalkan komputer anda untuk disemak; lihat cara ia berfungsi.
