Private Writing AssistantJak napisać maila, na który ktoś odpowie?
Umieść prośbę w pierwszych dwóch wierszach, proś o jedną rzecz i napisz, na kiedy jej potrzebujesz. Temat, który nazywa prośbę, i tekst na tyle krótki, żeby dało się go przeczytać na telefonie, załatwiają resztę.
Zacznij od prośby
Większość maili bez odpowiedzi nie została zignorowana. Została odłożona. Czytelnik otwiera wiadomość, nie widzi od razu, czego chcesz, i postanawia wrócić do niej później. To później rzadko nadchodzi. Jeśli prośba jest w pierwszych dwóch wierszach, czytelnik może zdecydować od razu.
Temat: Szybkie pytanie
Cześć Olu, co słychać? Mam nadzieję, że weekend się udał. Jak wiesz, pracujemy nad raportem za trzeci kwartał, a dział finansów przesłał już dane. Przejrzałem prawie wszystko, ale kilka danych regionalnych nie zgadza się z tym, co mieliśmy w lipcu. Czy mogłabyś na nie zerknąć?
Temat: Dane regionalne za III kwartał: sprawdzisz do środy?
Cześć Olu, czy możesz do środy sprawdzić dane regionalne w raporcie za III kwartał? Trzy z nich nie zgadzają się z lipcem; zaznaczyłem je na żółto. Dzięki!
Druga wersja jest o połowę krótsza, ma termin i mówi Oli dokładnie, gdzie patrzeć. Serdeczność została; po prostu przeniosła się z wstępu do tonu.
Jeden mail, jedna prośba
Mail z trzema pytaniami zwykle dostaje odpowiedź na pierwsze. Jeśli potrzebujesz kilku rzeczy od tej samej osoby, ponumeruj je, żeby mogła odpisać „1: tak, 2: piątek, 3: zapytaj Piotra”. Jeśli potrzebujesz czegoś od różnych osób, wyślij osobne maile; nikt nie zajmie się prośbą skierowaną do pięciu osób naraz.
Ułatw odpowiedź
- Zadawaj pytania, na które da się odpowiedzieć jednym zdaniem: „Możemy przenieść spotkanie na 15:00?” zamiast „Co sądzisz o godzinie?”
- Daj wybór: „Wtorek czy czwartek?” działa lepiej niż „Kiedy Ci pasuje?”
- Podaj termin z uzasadnieniem: „do środy, żebym mógł wysłać to klientowi w czwartek”. Uzasadnienie sprawia, że termin wydaje się rozsądny, a nie przypadkowy.
- Umieść w samym mailu to, czego czytelnik potrzebuje. Jeśli musi otworzyć trzy załączniki, żeby zrozumieć pytanie, odpowie później.
Tematy, które działają
Temat to pierwsze zdanie maila. „Szybkie pytanie” i „Aktualizacja” nic nie mówią; „Potrzebna akceptacja: budżet wyjazdów na marzec” mówi co, a „do piątku” mówi kiedy. Dobry test: czy czytelnik mógłby coś zrobić na podstawie samego tematu, gdyby musiał?
Jeśli w trakcie wymiany maili zmienia się temat rozmowy, zmień też temat wiadomości. Obojgu łatwiej będzie później odnaleźć wątek.
Pisz z myślą o telefonie
Wiele maili czyta się najpierw na telefonie, w przerwie między innymi sprawami. Krótkie akapity, prośba na samej górze i żadnego ważnego szczegółu ukrytego w ostatnim wierszu. Jeśli trzeba przewijać, żeby dotrzeć do pytania, pytanie jest w złym miejscu.
Sprawdź przed wysłaniem
Na koniec sprawdź szczegóły, których pomyłka kosztuje najwięcej: imię w powitaniu, daty i godziny, wspomniany załącznik i ton wszystkiego, co pisałeś w złości. Potem pozwól korektorowi wyłapać błędy w pisowni i gramatyce. Private Writing Assistant działa w Gmailu i Outlooku w przeglądarce, a także w większości pól tekstowych na stronach, i podkreśla błędy w trakcie pisania.
Dodaj Private Writing Assistant do Chrome, żeby sprawdzać maile w trakcie pisania, w 101 językach. Do sprawdzenia Twój mail nigdy nie opuszcza komputera; zobacz, jak to działa.
