Private Writing AssistantComo escrever um e-mail que obtém resposta?
Ponha o seu pedido nas duas primeiras linhas, peça uma só coisa e indique até quando. Um assunto que diga qual é o pedido e um texto curto o suficiente para ler no telemóvel fazem o resto.
Comece pelo pedido
A maioria dos e-mails sem resposta não foi ignorada. Foi adiada. O leitor abre-o, não vê logo o que pretende e decide tratar disso mais tarde. O mais tarde raramente chega. Se o pedido estiver nas duas primeiras linhas, o leitor pode decidir no momento.
Assunto: Pergunta rápida
Olá, Joana, como está? Espero que tenha tido um bom fim de semana. Como sabe, estamos a preparar o relatório do terceiro trimestre e a contabilidade já enviou os números. Já vi quase tudo, mas alguns valores regionais não batem certo com os de julho. Será que podia dar uma vista de olhos?
Assunto: Valores regionais do 3.º trimestre: pode verificá-los até quarta?
Olá, Joana, pode verificar os valores regionais do relatório do terceiro trimestre até quarta-feira? Três deles não batem certo com os de julho; assinalei-os a amarelo. Obrigado!
A segunda versão tem metade do tamanho, tem um prazo e diz à Joana exatamente onde procurar. A simpatia continua lá; apenas saiu da abertura e passou para o tom.
Um e-mail, um pedido
Um e-mail com três perguntas costuma receber resposta à primeira. Se precisa de várias coisas da mesma pessoa, numere-as, para que ela possa responder «1: sim, 2: sexta, 3: pergunte ao Nuno». Se precisa de coisas de pessoas diferentes, envie e-mails separados; ninguém trata de um pedido dirigido a cinco pessoas.
Facilite a resposta
- Faça perguntas que se respondem numa linha: «Podemos passar a reunião para as 15h?» em vez de «O que acha do horário?»
- Dê opções: «Terça ou quinta?» é melhor do que «Quando é que lhe dá jeito?»
- Indique um prazo com um motivo: «até quarta, para eu enviar ao cliente na quinta». Um motivo faz o prazo parecer justo e não arbitrário.
- Inclua no próprio e-mail aquilo de que o leitor precisa. Se tiver de abrir três anexos para perceber a pergunta, vai responder mais tarde.
Assuntos que resultam
O assunto é a primeira frase do e-mail. «Pergunta rápida» e «Ponto de situação» não dizem nada; «Aprovação necessária: orçamento de deslocações de março» diz o quê, e «até sexta» diz quando. Um bom teste: o leitor conseguiria agir apenas com o assunto, se fosse preciso?
Se a conversa muda de tema a meio de uma troca de e-mails, mude também o assunto. Fica mais fácil encontrar a conversa mais tarde, para ambos.
Facilite a leitura no telemóvel
Muitos e-mails são lidos primeiro no telemóvel, entre duas tarefas. Parágrafos curtos, o pedido no topo e nenhum pormenor importante escondido na última linha. Se o seu e-mail obriga a deslizar o ecrã até chegar à pergunta, a pergunta está no sítio errado.
Reveja antes de enviar
Por fim, verifique os pormenores que saem mais caros quando estão errados: o nome na saudação, as datas e horas, o anexo que menciona e o tom de qualquer coisa escrita a quente. Depois deixe que um corretor apanhe a ortografia e a gramática. O Private Writing Assistant funciona no Gmail e no Outlook na Web, tal como na maioria das caixas de texto dos sites, e sublinha os erros enquanto escreve.
Adicione o Private Writing Assistant ao Chrome para rever os seus e-mails enquanto os escreve, em 101 línguas. O e-mail nunca sai do seu computador para ser verificado; veja como funciona.
