Private Writing Assistant¿Cómo escribir un correo que reciba respuesta?
Pon tu petición en las dos primeras líneas, pide una sola cosa y di para cuándo. Un asunto que nombre la petición y un cuerpo lo bastante corto para leerlo en el móvil hacen el resto.
Empieza por la petición
La mayoría de los correos sin respuesta no se ignoran. Se aplazan. El destinatario los abre, no ve de un vistazo qué se le pide y decide ocuparse más tarde. Ese más tarde rara vez llega. Si la petición está en las dos primeras líneas, puede decidir en el momento.
Asunto: Una duda rápida
Hola, Elena: espero que hayas tenido un buen fin de semana. Como sabes, estamos con el informe del T3, y Contabilidad ya nos ha pasado sus cifras. He revisado casi todo, pero algunas cifras regionales no cuadran con las de julio. ¿Podrías echarles un vistazo?
Asunto: Cifras regionales del T3: ¿puedes revisarlas antes del miércoles?
Hola, Elena: ¿podrías revisar las cifras regionales del informe del T3 antes del miércoles? Tres no cuadran con las de julio; las he marcado en amarillo. ¡Gracias!
La segunda versión mide la mitad, tiene un plazo y le dice a Elena exactamente dónde mirar. La amabilidad sigue ahí; solo ha pasado del saludo al tono.
Un correo, una petición
Un correo con tres preguntas suele recibir respuesta a la primera. Si necesitas varias cosas de la misma persona, numéralas para que pueda responder «1: sí, 2: el viernes, 3: pregunta a Tomás». Si necesitas cosas de personas distintas, envía correos separados; nadie atiende una petición dirigida a cinco personas.
Pónselo fácil para responder
- Haz preguntas que se respondan en una línea: «¿Podemos mover la llamada a las 15:00?» en lugar de «¿Cómo lo ves de horarios?»
- Ofrece opciones: «¿Martes o jueves?» funciona mejor que «¿Cuándo te viene bien?»
- Da un plazo con un motivo: «antes del miércoles, para poder enviárselo al cliente el jueves». Un motivo hace que el plazo parezca justo en vez de arbitrario.
- Pon en el propio correo lo que el destinatario necesita. Si tiene que abrir tres adjuntos para entender la pregunta, responderá más tarde.
Asuntos que funcionan
El asunto es la primera frase del correo. «Una duda rápida» y «Novedades» no dicen nada; «Necesito tu aprobación: presupuesto de viajes de marzo» dice qué, y «antes del viernes» dice cuándo. Una buena prueba: ¿podría el destinatario actuar solo con el asunto si hiciera falta?
Si la conversación cambia de tema a mitad del hilo, cambia también el asunto. Así será más fácil encontrar el hilo más adelante, para los dos.
Que se lea bien en el móvil
Muchos correos se leen primero en el móvil, entre otras cosas. Párrafos cortos, la petición arriba y ningún detalle importante escondido en la última línea. Si hay que desplazarse para llegar a la pregunta, la pregunta está en el sitio equivocado.
Revísalo antes de enviarlo
Por último, revisa los detalles que más cuestan cuando están mal: el nombre del saludo, las fechas y horas, el adjunto que mencionas y el tono de todo lo que escribiste enfadado. Después deja que un corrector se ocupe de la ortografía y la gramática. Private Writing Assistant funciona en Gmail y en Outlook en la web, como en la mayoría de los cuadros de texto de los sitios web, y subraya los errores mientras escribes.
Añade Private Writing Assistant a Chrome para revisar tus correos mientras los escribes, en 101 idiomas. Para la revisión, el correo nunca sale de tu ordenador; mira cómo funciona.
