Private Writing Assistantএমন ইমেল কীভাবে লিখবেন যার উত্তর আসে?
আপনার অনুরোধ প্রথম দুই লাইনে রাখুন, একটাই জিনিস চান আর কবের মধ্যে দরকার তা বলুন। অনুরোধ জানিয়ে দেওয়া সাবজেক্ট লাইন আর ফোনে পড়ার মতো ছোট ইমেল বাকি কাজটা করে দেয়।
সবার আগে আপনার চাওয়াটা বলুন
বেশিরভাগ উত্তর না পাওয়া ইমেল উপেক্ষিত হয় না। সেগুলো পিছিয়ে দেওয়া হয়। পাঠক খোলেন, এক নজরে বোঝেন না কী দরকার, আর পরে দেখবেন বলে ঠিক করেন। সেই পরে খুব কমই আসে। অনুরোধ প্রথম দুই লাইনে থাকলে তিনি তখনই সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
বিষয়: একটা ছোট প্রশ্ন
নমস্কার নীলা, আশা করি সপ্তাহান্তটা ভালো কেটেছে। আপনি তো জানেন, আমরা Q3 রিপোর্ট নিয়ে কাজ করছি, আর ফাইন্যান্স দল এখন তাদের হিসাব পাঠিয়েছে। আমি বেশিরভাগ দেখে নিয়েছি, কিন্তু কয়েকটা আঞ্চলিক সংখ্যা জুলাইয়ের সংখ্যার সঙ্গে মিলছে না। আপনি কি একবার দেখে নিতে পারবেন?
বিষয়: Q3-এর আঞ্চলিক সংখ্যা: বুধবারের মধ্যে দেখে দিতে পারবেন?
নমস্কার নীলা, আপনি কি বুধবারের মধ্যে Q3 রিপোর্টের আঞ্চলিক সংখ্যাগুলো দেখে দিতে পারবেন? তার মধ্যে তিনটি জুলাইয়ের সংখ্যার সঙ্গে মিলছে না; আমি সেগুলো হলুদ রঙে চিহ্নিত করেছি। ধন্যবাদ!
দ্বিতীয়টা অর্ধেক লম্বা, তাতে সময়সীমা আছে, আর নীলাকে ঠিক কোথায় দেখতে হবে তা বলে দেয়। আন্তরিকতা রয়ে গেছে; শুরু থেকে সরে সেটা সুরে চলে গেছে।
একটি ইমেল, একটি অনুরোধ
তিনটি প্রশ্নের ইমেলের উত্তরে সাধারণত শুধু প্রথম প্রশ্নের জবাব আসে। একই মানুষের কাছে কয়েকটা জিনিস দরকার হলে সেগুলোয় নম্বর দিন, যাতে তিনি উত্তর দিতে পারেন “1: হ্যাঁ, 2: শুক্রবার, 3: অমিতকে জিজ্ঞেস করুন”। আলাদা মানুষের কাছে জিনিস দরকার হলে আলাদা ইমেল পাঠান; পাঁচজনকে পাঠানো অনুরোধে কেউই হাত দেন না।
উত্তর দেওয়া সহজ করুন
- এমন প্রশ্ন করুন যার উত্তর এক লাইনে হয়: “3টায় কল করা যায়?”, “সময় নিয়ে আপনার কী মত?” নয়।
- বিকল্প দিন: “মঙ্গলবার না বৃহস্পতিবার?” “আপনার কখন সুবিধা?”-এর চেয়ে ভালো।
- কারণসহ সময়সীমা দিন: “বুধবারের মধ্যে, যাতে আমি বৃহস্পতিবার ক্লায়েন্টকে পাঠাতে পারি”। কারণ থাকলে সময়সীমা খামখেয়ালি নয়, যুক্তিসংগত মনে হয়।
- পাঠকের যা দরকার তা ইমেলেই রাখুন। প্রশ্ন বুঝতে তিনটি অ্যাটাচমেন্ট খুলতে হলে উত্তর পরে আসবে।
কাজের সাবজেক্ট লাইন
সাবজেক্ট লাইন হলো ইমেলের প্রথম বাক্য। “একটা ছোট প্রশ্ন” আর “আপডেট” কিছুই বলে না; “অনুমোদন দরকার: মার্চের ভ্রমণ বাজেট” বলে কী, আর “শুক্রবারের মধ্যে” বলে কবে। ভালো পরীক্ষা: দরকার হলে পাঠক কি শুধু সাবজেক্ট লাইন দেখেই পদক্ষেপ নিতে পারবেন?
আলোচনা মাঝপথে বিষয় বদলালে সাবজেক্টও বদলে দিন। তাতে পরে থ্রেডটা খুঁজে পাওয়া আপনাদের দুজনের জন্যই সহজ হয়।
ফোনে পড়ার মতো রাখুন
অনেক ইমেল প্রথমবার পড়া হয় ফোনে, অন্য কাজের ফাঁকে। ছোট অনুচ্ছেদ, একেবারে ওপরে অনুরোধ, আর শেষ লাইনে জরুরি কিছু লুকিয়ে নেই। প্রশ্নে পৌঁছাতে স্ক্রল করতে হলে প্রশ্নটা ভুল জায়গায় আছে।
পাঠানোর আগে যাচাই করুন
শেষে সেই জিনিসগুলো যাচাই করুন যা ভুল হলে সবচেয়ে বেশি দাম দিতে হয়: সম্ভাষণে নাম, তারিখ আর সময়, যে অ্যাটাচমেন্টের কথা বলেছেন সেটা, আর রাগের মাথায় লেখা কোনো কথার সুর। তারপর বানান আর ব্যাকরণ পরীক্ষকের হাতে ছেড়ে দিন। Private Writing Assistant ওয়েবসাইটের বেশিরভাগ টেক্সট বক্সের মতোই Gmail আর ওয়েবের Outlook-এও কাজ করে, আর লেখার সময়েই ভুলের নিচে দাগ দেয়।
লিখতে লিখতেই 101টি ভাষায় আপনার ইমেল যাচাই করতে Private Writing Assistant Chrome-এ যোগ করুন। যাচাইয়ের জন্য ইমেল আপনার কম্পিউটার ছেড়ে যায় না; দেখুন কীভাবে কাজ করে।
