Private Writing AssistantLàm sao viết một email được trả lời?
Đặt yêu cầu trong hai dòng đầu, chỉ xin một việc và nói rõ hạn chót. Một tiêu đề nêu đúng yêu cầu và phần nội dung đủ ngắn để đọc trên điện thoại sẽ lo phần còn lại.
Mở đầu bằng yêu cầu
Phần lớn email không được trả lời không phải bị phớt lờ. Chúng bị gác lại. Người nhận mở ra, không thấy ngay người viết muốn gì, và quyết định để sau. Mà “để sau” hiếm khi đến. Nếu yêu cầu nằm trong hai dòng đầu, người nhận có thể quyết định ngay.
Tiêu đề: Hỏi nhanh
Chào chị Linh, hy vọng chị có một cuối tuần vui vẻ. Như chị biết, bọn em đang làm báo cáo quý 3, và phòng tài chính vừa gửi số liệu. Em đã xem gần hết, nhưng vài số liệu theo khu vực không khớp với số hồi tháng 7. Chị xem giúp em mấy số đó được không ạ?
Tiêu đề: Số liệu khu vực quý 3: chị kiểm tra giúp trước thứ Tư nhé?
Chào chị Linh, chị kiểm tra giúp em số liệu khu vực trong báo cáo quý 3 trước thứ Tư được không ạ? Ba số không khớp với số hồi tháng 7; em đã tô vàng. Em cảm ơn chị!
Bản thứ hai ngắn bằng một nửa, có hạn chót và chỉ cho chị Linh biết chính xác cần xem ở đâu. Sự thân thiện vẫn còn; nó chỉ chuyển từ lời mở đầu sang giọng văn.
Một email, một yêu cầu
Email có ba câu hỏi thường chỉ được trả lời câu đầu tiên. Nếu bạn cần nhiều thứ từ cùng một người, hãy đánh số, để họ có thể trả lời “1: được, 2: thứ Sáu, 3: hỏi anh Tuấn”. Nếu bạn cần những thứ từ nhiều người khác nhau, hãy gửi các email riêng; chẳng ai hành động theo một yêu cầu gửi chung cho năm người.
Giúp người nhận trả lời dễ dàng
- Đặt câu hỏi trả lời được trong một dòng: “Mình dời cuộc gọi sang 3 giờ chiều được không?” thay vì “Bạn thấy thời gian thế nào?”
- Đưa ra lựa chọn: “Thứ Ba hay thứ Năm?” tốt hơn “Khi nào bạn tiện?”
- Nêu hạn chót kèm lý do: “trước thứ Tư, để em kịp gửi khách hàng vào thứ Năm”. Có lý do, hạn chót nghe hợp lý chứ không tùy tiện.
- Đưa những gì người nhận cần vào ngay trong email. Nếu họ phải mở ba tệp đính kèm mới hiểu câu hỏi, họ sẽ trả lời sau.
Tiêu đề hiệu quả
Tiêu đề là câu đầu tiên của email. “Hỏi nhanh” hay “Cập nhật” chẳng nói lên điều gì; “Cần duyệt: ngân sách công tác tháng 3” nói cái gì, còn “trước thứ Sáu” nói khi nào. Phép thử tốt: nếu buộc phải, người nhận có hành động được chỉ dựa vào tiêu đề không?
Nếu cuộc trao đổi đổi chủ đề giữa chuỗi email, hãy đổi cả tiêu đề. Sau này cả hai bên sẽ dễ tìm lại hơn.
Dễ đọc trên điện thoại
Nhiều email được đọc lần đầu trên điện thoại, xen giữa những việc khác. Đoạn văn ngắn, yêu cầu ở trên cùng, và không giấu chi tiết quan trọng ở dòng cuối. Nếu phải cuộn mới thấy câu hỏi, câu hỏi đang nằm sai chỗ.
Kiểm tra trước khi gửi
Cuối cùng, kiểm tra những chi tiết mà sai thì tốn kém nhất: tên trong lời chào, ngày giờ, tệp đính kèm bạn nhắc đến, và giọng điệu của bất cứ điều gì bạn viết lúc bực mình. Rồi để trình kiểm tra bắt lỗi chính tả và ngữ pháp. Private Writing Assistant hoạt động trong Gmail và Outlook trên web, cũng như trong hầu hết các ô văn bản trên trang web, và gạch chân lỗi ngay khi bạn gõ.
Thêm Private Writing Assistant vào Chrome để kiểm tra email ngay khi viết, bằng 101 ngôn ngữ. Email không rời máy tính của bạn để được kiểm tra; xem cách hoạt động.
