Private Writing Assistantજેનો જવાબ મળે એવો ઇમેલ કેવી રીતે લખવો?
તમારી વિનંતી પહેલી બે લીટીમાં મૂકો, એક જ વસ્તુ માગો અને ક્યાં સુધીમાં જોઈએ છે તે કહો. વિનંતી જણાવતી વિષય-લીટી અને ફોન પર વાંચી શકાય એટલો ટૂંકો ઇમેલ બાકીનું કામ કરી દે છે.
સૌથી પહેલાં તમારી માગણી કહો
જવાબ ન મળેલા મોટા ભાગના ઇમેલ અવગણાતા નથી. તે પાછળ ઠેલાય છે. વાચક ખોલે છે, એક નજરમાં શું જોઈએ છે તે સમજાતું નથી, અને પછી જોઈશું એમ નક્કી કરે છે. એ પછી ભાગ્યે જ આવે છે. વિનંતી પહેલી બે લીટીમાં હોય, તો તે તરત નિર્ણય લઈ શકે છે.
વિષય: એક નાનો પ્રશ્ન
નમસ્તે ધ્વનિ, આશા છે તમારો વીકએન્ડ સારો ગયો. તમે જાણો છો તેમ, આપણે Q3 રિપોર્ટ પર કામ કરી રહ્યાં છીએ, અને ફાઇનાન્સ ટીમે હવે તેમના આંકડા મોકલ્યા છે. મેં મોટા ભાગનું જોઈ લીધું છે, પણ અમુક પ્રાદેશિક આંકડા જુલાઈના આંકડા સાથે મેળ ખાતા નથી. શું તમે એક વાર જોઈ શકશો?
વિષય: Q3ના પ્રાદેશિક આંકડા: બુધવાર સુધીમાં ચકાસી શકશો?
નમસ્તે ધ્વનિ, શું તમે બુધવાર સુધીમાં Q3 રિપોર્ટના પ્રાદેશિક આંકડા ચકાસી શકશો? તેમાંથી ત્રણ જુલાઈના આંકડા સાથે મેળ ખાતા નથી; મેં તેમને પીળા રંગથી ચિહ્નિત કર્યા છે. આભાર!
બીજું રૂપ અડધું લાંબું છે, તેમાં સમયમર્યાદા છે, અને તે ધ્વનિને બરાબર ક્યાં જોવું તે કહે છે. આત્મીયતા ટકી રહી; તે શરૂઆતમાંથી ખસીને સૂરમાં આવી ગઈ.
એક ઇમેલ, એક વિનંતી
ત્રણ પ્રશ્નોવાળા ઇમેલનો જવાબ સામાન્ય રીતે પહેલા પ્રશ્નનો જ આવે છે. એક જ વ્યક્તિ પાસેથી ઘણી વસ્તુઓ જોઈતી હોય, તો તેમને નંબર આપો, જેથી તે જવાબ આપી શકે “1: હા, 2: શુક્રવાર, 3: ચિરાગને પૂછો”. જુદા જુદા લોકો પાસેથી વસ્તુઓ જોઈતી હોય, તો અલગ ઇમેલ મોકલો; પાંચ જણને મોકલેલી વિનંતી પર કોઈ કામ કરતું નથી.
જવાબ આપવો સરળ બનાવો
- એવા પ્રશ્નો પૂછો જેનો જવાબ એક લીટીમાં થાય: “શું આપણે 3 વાગ્યે કૉલ કરી શકીએ?”, “સમય વિશે તમારું શું માનવું છે?” નહીં.
- વિકલ્પો આપો: “મંગળવાર કે ગુરુવાર?” એ “તમને ક્યારે ફાવશે?” કરતાં સારું છે.
- કારણ સાથે સમયમર્યાદા આપો: “બુધવાર સુધીમાં, જેથી હું ગુરુવારે ક્લાયન્ટને મોકલી શકું”. કારણથી સમયમર્યાદા મનસ્વી નહીં પણ વાજબી લાગે છે.
- વાચકને જે જોઈએ તે ઇમેલમાં જ રાખો. પ્રશ્ન સમજવા ત્રણ અટૅચમેન્ટ ખોલવાં પડે, તો જવાબ પછી આવશે.
કામની વિષય-લીટીઓ
વિષય-લીટી એ ઇમેલનું પહેલું વાક્ય છે. “એક નાનો પ્રશ્ન” અને “અપડેટ” કંઈ કહેતાં નથી; “મંજૂરી જોઈએ છે: માર્ચનું પ્રવાસ બજેટ” શું તે કહે છે, અને “શુક્રવાર સુધીમાં” ક્યારે તે કહે છે. સારી કસોટી: જરૂર પડે તો વાચક ફક્ત વિષય-લીટી જોઈને પગલું લઈ શકે?
ચર્ચા અધવચ્ચે વિષય બદલે, તો વિષય-લીટી પણ બદલો. તેનાથી પછીથી થ્રેડ શોધવો તમારા બંને માટે સરળ બને છે.
ફોન પર વાંચી શકાય એવો રાખો
ઘણા ઇમેલ પહેલી વાર ફોન પર, બીજાં કામોની વચ્ચે વંચાય છે. ટૂંકા ફકરા, સૌથી ઉપર વિનંતી, અને છેલ્લી લીટીમાં કોઈ મહત્ત્વની વાત છુપાયેલી નહીં. પ્રશ્ન સુધી પહોંચવા સ્ક્રોલ કરવું પડે, તો પ્રશ્ન ખોટી જગ્યાએ છે.
મોકલતાં પહેલાં ચકાસો
છેલ્લે એ વસ્તુઓ ચકાસો જે ખોટી હોય તો સૌથી મોંઘી પડે: સંબોધનમાં નામ, તારીખો અને સમય, જે અટૅચમેન્ટનો ઉલ્લેખ કર્યો તે, અને ગુસ્સામાં લખેલી કોઈ વાતનો સૂર. પછી જોડણી અને વ્યાકરણ તપાસકને સોંપી દો. Private Writing Assistant વેબસાઇટ્સ પરનાં મોટા ભાગનાં ટેક્સ્ટ બૉક્સની જેમ Gmail અને વેબ પરના Outlookમાં પણ કામ કરે છે, અને તમે લખતા હો ત્યારે જ ભૂલો નીચે લીટી દોરે છે.
લખતાં લખતાં જ 101 ભાષાઓમાં તમારા ઇમેલ ચકાસવા માટે Private Writing Assistantને Chromeમાં ઉમેરો. ચકાસણી માટે ઇમેલ તમારા કમ્પ્યુટરની બહાર જતો નથી; જુઓ તે કેવી રીતે કામ કરે છે.
