Hogyan írjon olyan e-mailt, amelyre válaszolnak?
Private Writing Assistant
Nyelvtan-ellenőrzés és szövegátírás a saját eszközén futó MI-vel. Ingyenes.
Hozzáadás a Chrome-hoz
Hozzáadás a Safarihoz
Röviden
Tegye a kérését az első két sorba, egyetlen dolgot kérjen, és mondja meg, mikorra van rá szüksége. A többit elvégzi egy tárgysor, amely megnevezi a kérést, és egy olyan rövid szöveg, amely telefonon is elolvasható.
Kezdje a kéréssel
A megválaszolatlan e-mailek többségét nem hagyják figyelmen kívül, csak elhalasztják. Az olvasó megnyitja, első ránézésre nem látja, mit akarnak tőle, és úgy dönt, majd később foglalkozik vele. A később ritkán jön el. Ha a kérés az első két sorban van, az olvasó azonnal dönthet.
Tárgy: Egy gyors kérdés
Szia Réka! Remélem, jól telt a hétvégéd. Mint tudod, a harmadik negyedéves jelentésen dolgozunk, és a pénzügy most küldte át a számait. A nagy részét átnéztem, de néhány regionális adat nem egyezik azzal, ami júliusban nálunk volt. Rá tudnál nézni ezekre?
Tárgy: Q3 regionális adatok: át tudod nézni szerdáig?
Szia Réka! Át tudnád nézni szerdáig a harmadik negyedéves jelentés regionális adatait? Három nem egyezik azzal, ami júliusban nálunk volt; sárgával jelöltem őket. Köszi!
A második változat feleakkora, van benne határidő, és pontosan megmondja Rékának, hová nézzen. A kedvesség megmaradt, csak a nyitómondatból átköltözött a hangnembe. Ahol a kultúra vagy a kapcsolat melegebb kezdést vár, hagyjon meg egy udvarias sort a kérés előtt. A lényeg, hogy a kérés megelőzze a háttér-információt.
Egy e-mail, egy kérés
A háromkérdéses e-mailre általában csak az első kérdésre jön válasz. Ha ugyanattól az embertől több dolgot kér, számozza meg őket, hogy így válaszolhasson: „1: igen, 2: péntek, 3: kérdezd Tamást”. Ha különböző emberektől kér valamit, küldjön külön e-maileket; az öt embernek címzett kéréssel senki sem foglalkozik.
Tegye könnyűvé a választ
- Olyan kérdést tegyen fel, amelyre egy sorban lehet válaszolni: „Áttehetjük a hívást 15 órára?”, nem pedig „Mit gondolsz az időpontról?”
- Kínáljon lehetőségeket: a „Kedden vagy csütörtökön?” jobb, mint a „Mikor lenne jó?”
- Indokolja a határidőt: „szerdáig, hogy csütörtökön elküldhessem az ügyfélnek”. Az indoklástól a határidő méltányosnak tűnik, nem önkényesnek.
- Írja bele magába az e-mailbe, amire az olvasónak szüksége van. Ha három mellékletet kell megnyitnia, hogy megértse a kérdést, később fog válaszolni.
Jól működő tárgysorok
A tárgysor az e-mail első mondata. Az „Egy gyors kérdés” és a „Tájékoztatás” semmit sem mond; a „Jóváhagyás kell: márciusi utazási keret” megmondja, miről van szó, a „péntekig” pedig azt, hogy mikorra. Jó próba: ha muszáj volna, tudna-e az olvasó egyedül a tárgysor alapján cselekedni?
Ha a levélváltás közben a beszélgetés témát vált, változtassa meg a tárgyat is. Így később mindketten könnyebben megtalálják.
Legyen telefonon is olvasható
Sok e-mailt először telefonon olvasnak el, két dolog között. Rövid bekezdések, a kérés legfelül, és egyetlen fontos részlet se bújjon meg az utolsó sorban. Ha görgetni kell, hogy az olvasó eljusson a kérdésig, akkor a kérdés rossz helyen van.
Ellenőrizze küldés előtt
Végül nézze át azokat a részleteket, amelyek a legtöbbe kerülnek, ha hibásak: a nevet a megszólításban, a dátumokat és időpontokat, az említett mellékletet, azt, hogy végig ugyanúgy szólítja-e meg a címzettet (ha magázódik, ne csússzon be egy „küldd el”), és mindannak a hangnemét, amit bosszúsan írt. Ezután bízza a helyesírást és a nyelvtant egy ellenőrzőre. A Private Writing Assistant a Gmail és az Outlook webes felületén is működik, ahogy a webhelyek legtöbb szövegmezőjében, és gépelés közben aláhúzza a hibákat.
Adja hozzá a Private Writing Assistant bővítményt a Chrome-hoz, és ellenőrizze az e-mailjeit írás közben, 101 nyelven. Az ellenőrzéshez az e-mail nem hagyja el a számítógépét; nézze meg, hogyan működik.