Private Writing Assistantكيف تكتب بريدًا إلكترونيًا يحصل على رد؟
ضع طلبك في أول سطرين، واطلب شيئًا واحدًا، وقل متى تحتاجه. عنوان رسالة يذكر الطلب، ونص قصير بما يكفي لقراءته على الهاتف، يتكفلان بالباقي.
ابدأ بالطلب
معظم الرسائل التي لا يُرد عليها ليست مُهمَلة، بل مؤجَّلة. يفتحها القارئ، ولا يرى بنظرة سريعة ما المطلوب، فيقرر أن يتعامل معها لاحقًا. ونادرًا ما يأتي «لاحقًا». إذا كان الطلب في أول سطرين، يستطيع القارئ أن يقرر فورًا.
الموضوع: سؤال سريع
مرحبًا لينا، أتمنى أن تكون عطلة نهاية الأسبوع جميلة. كما تعلمين، نعمل على تقرير الربع الثالث، وقد أرسل قسم المالية أرقامه الآن. راجعت معظمها، لكن بعض الأرقام الإقليمية لا تطابق ما كان لدينا في يوليو. هل يمكنك إلقاء نظرة عليها؟
الموضوع: أرقام الربع الثالث الإقليمية: هل يمكنك مراجعتها قبل الأربعاء؟
مرحبًا لينا، هل يمكنك مراجعة الأرقام الإقليمية في تقرير الربع الثالث قبل الأربعاء؟ ثلاثة منها لا تطابق ما كان لدينا في يوليو، وقد ظللتها بالأصفر. شكرًا!
النسخة الثانية نصف طول الأولى، وفيها موعد، وتخبر لينا بالضبط أين تنظر. اللطف لم يختفِ، بل انتقل من المقدمة إلى النبرة.
رسالة واحدة، طلب واحد
الرسالة التي فيها ثلاثة أسئلة تحصل عادةً على جواب عن الأول فقط. إذا احتجت إلى عدة أشياء من الشخص نفسه، فرقّمها، ليتمكن من الرد: «1: نعم، 2: الجمعة، 3: اسأل طارق». وإذا احتجت إلى أشياء من أشخاص مختلفين، فأرسل رسائل منفصلة، فلا أحد يتحرك لطلب موجّه إلى خمسة أشخاص.
اجعل الرد سهلًا
- اطرح أسئلة يُجاب عنها في سطر: «هل يمكن أن ننقل الاتصال إلى الساعة 3 عصرًا؟» بدل «ما رأيك في التوقيت؟»
- اعرض خيارات: «الثلاثاء أم الخميس؟» أفضل من «متى يناسبك؟»
- حدّد موعدًا مع سببه: «قبل الأربعاء، حتى أرسله إلى العميل يوم الخميس». السبب يجعل الموعد منصفًا لا اعتباطيًا.
- ضع ما يحتاجه القارئ في الرسالة نفسها. إذا اضطر إلى فتح ثلاثة مرفقات ليفهم السؤال، فسيرد لاحقًا.
عناوين رسائل تؤدي المطلوب
عنوان الرسالة هو جملتها الأولى. «سؤال سريع» و«تحديث» لا يقولان شيئًا، أما «مطلوب موافقة: ميزانية السفر لشهر مارس» فيقول ما المطلوب، و«قبل الجمعة» يقول متى. اختبار جيد: هل يستطيع القارئ أن يتصرف بناءً على العنوان وحده لو اضطر؟
إذا تغيّر موضوع المحادثة في منتصف السلسلة، فغيّر العنوان أيضًا. هذا يجعل العثور عليها لاحقًا أسهل لكما معًا.
اجعلها سهلة القراءة على الهاتف
كثير من الرسائل تُقرأ أول مرة على الهاتف، بين أشياء أخرى. فقرات قصيرة، والطلب في الأعلى، ولا تفصيل مهم مخفي في السطر الأخير. إذا كان الوصول إلى السؤال يحتاج إلى التمرير، فالسؤال في المكان الخطأ.
راجعها قبل الإرسال
أخيرًا، تحقق من التفاصيل التي يكلّف خطؤها أكثر: الاسم في التحية، والتواريخ والأوقات، والمرفق الذي تذكره، ونبرة أي شيء كتبته وأنت منزعج. ثم دع المدقق يلتقط أخطاء الإملاء والقواعد. يعمل Private Writing Assistant في Gmail وOutlook على الويب، كما في معظم مربعات النص على المواقع، ويضع خطًا تحت الأخطاء أثناء الكتابة.
أضف Private Writing Assistant إلى Chrome لتدقق رسائلك أثناء كتابتها، في 101 لغة. لا تغادر الرسالة حاسوبك من أجل التدقيق، اطّلع على كيف تعمل.
