Πώς γράφετε ένα email που παίρνει απάντηση;
Private Writing Assistant
Ελέγξτε τη γραμματική και ξαναγράψτε κείμενα με AI που τρέχει στη συσκευή σας. Δωρεάν.
Προσθήκη στο Chrome
Προσθήκη στο Safari
Με λίγα λόγια
Βάλτε το αίτημά σας στις δύο πρώτες γραμμές, ζητήστε ένα πράγμα και πείτε μέχρι πότε. Τα υπόλοιπα τα κάνουν ένα θέμα που ονομάζει το αίτημα και ένα κείμενο αρκετά σύντομο για να διαβαστεί στο κινητό.
Ξεκινήστε με το αίτημα
Τα περισσότερα email που μένουν αναπάντητα δεν αγνοούνται. Αναβάλλονται. Ο παραλήπτης τα ανοίγει, δεν βλέπει με μια ματιά τι του ζητάτε και αποφασίζει να ασχοληθεί αργότερα. Το «αργότερα» σπάνια έρχεται. Αν το αίτημα βρίσκεται στις δύο πρώτες γραμμές, μπορεί να αποφασίσει αμέσως.
Θέμα: Μια γρήγορη ερώτηση
Καλημέρα Ελένη, ελπίζω να πέρασες καλά το Σαββατοκύριακο. Όπως ξέρεις, δουλεύουμε την έκθεση του 3ου τριμήνου, και το λογιστήριο μάς έστειλε πλέον τα στοιχεία του. Τα έχω περάσει σχεδόν όλα, αλλά κάποια από τα νούμερα ανά περιφέρεια δεν συμφωνούν με αυτά που είχαμε τον Ιούλιο. Θα μπορούσες να τους ρίξεις μια ματιά;
Θέμα: Νούμερα ανά περιφέρεια, 3ο τρίμηνο: μπορείς να τα ελέγξεις ως την Τετάρτη;
Καλημέρα Ελένη, μπορείς να ελέγξεις ως την Τετάρτη τα νούμερα ανά περιφέρεια στην έκθεση του 3ου τριμήνου; Τρία από αυτά δεν συμφωνούν με όσα είχαμε τον Ιούλιο· τα έχω σημειώσει με κίτρινο. Ευχαριστώ!
Η δεύτερη εκδοχή έχει το μισό μήκος, έχει προθεσμία και λέει στην Ελένη πού ακριβώς να κοιτάξει. Η φιλικότητα επέζησε· μετακόμισε από την εισαγωγή στον τόνο. Στην Ελλάδα και την Κύπρο ένα «Καλημέρα» ή ένα «ελπίζω να είστε καλά» στην αρχή θεωρείται απλή ευγένεια, οπότε κρατήστε μία ευγενική γραμμή πριν από το αίτημα, αν το περιμένει ο παραλήπτης ή η σχέση σας. Αυτό που μετράει είναι το αίτημα να έρχεται πριν από το ιστορικό.
Ένα email, ένα αίτημα
Ένα email με τρεις ερωτήσεις συνήθως παίρνει απάντηση στην πρώτη. Αν χρειάζεστε πολλά πράγματα από το ίδιο άτομο, αριθμήστε τα, ώστε να μπορεί να απαντήσει «1: ναι, 2: Παρασκευή, 3: ρώτα τον Τάσο». Αν χρειάζεστε πράγματα από διαφορετικούς ανθρώπους, στείλτε ξεχωριστά email· κανείς δεν κάνει κάτι για ένα αίτημα που απευθύνεται σε πέντε άτομα.
Κάντε την απάντηση εύκολη
- Κάντε ερωτήσεις που απαντιούνται με μία γραμμή: «Μπορούμε να μεταφέρουμε την κλήση στις 15:00;» αντί για «Πώς σας φαίνεται το θέμα της ώρας;»
- Δώστε επιλογές: το «Τρίτη ή Πέμπτη;» είναι καλύτερο από το «Πότε σας βολεύει;»
- Δώστε προθεσμία με αιτιολογία: «ως την Τετάρτη, για να το στείλω στον πελάτη την Πέμπτη». Η αιτιολογία κάνει την προθεσμία να φαίνεται δίκαιη και όχι αυθαίρετη.
- Βάλτε μέσα στο ίδιο το email ό,τι χρειάζεται ο αναγνώστης. Αν πρέπει να ανοίξει τρία συνημμένα για να καταλάβει την ερώτηση, θα απαντήσει αργότερα.
Θέματα email που δουλεύουν
Το θέμα είναι η πρώτη πρόταση του email. Το «Μια ερώτηση» και το «Ενημέρωση» δεν λένε τίποτα· το «Χρειάζεται έγκριση: ταξιδιωτικός προϋπολογισμός Μαρτίου» λέει τι, και το «έως την Παρασκευή» λέει πότε. Ένα καλό κριτήριο: θα μπορούσε ο παραλήπτης να κάνει αυτό που ζητάτε διαβάζοντας μόνο το θέμα, αν χρειαζόταν;
Αν η συζήτηση αλλάξει αντικείμενο στη μέση ενός νήματος, αλλάξτε και το θέμα. Έτσι το νήμα βρίσκεται πιο εύκολα αργότερα, και από τους δύο σας.
Να διαβάζεται άνετα στο κινητό
Πολλά email διαβάζονται πρώτα στο κινητό, ανάμεσα σε άλλες δουλειές. Σύντομες παράγραφοι, το αίτημα στην κορυφή και καμία σημαντική λεπτομέρεια κρυμμένη στην τελευταία γραμμή. Αν χρειάζεται κύλιση για να φτάσει κανείς στην ερώτηση, η ερώτηση είναι σε λάθος σημείο.
Ελέγξτε το πριν το στείλετε
Στο τέλος, ελέγξτε τις λεπτομέρειες που κοστίζουν περισσότερο όταν είναι λάθος: το όνομα στον χαιρετισμό και την κλητική του («Κύριε Παπαδόπουλε», όχι «Κύριε Παπαδόπουλος»), την προσφώνηση (εσύ ή εσείς, ίδια σε όλο το μήνυμα), ημερομηνίες και ώρες, το συνημμένο που αναφέρετε και τον τόνο όσων γράψατε θυμωμένοι. Ύστερα αφήστε ένα εργαλείο ελέγχου να πιάσει την ορθογραφία και τη γραμματική. Το Private Writing Assistant λειτουργεί στο Gmail και στο Outlook στο web, όπως και στα περισσότερα πλαίσια κειμένου σε ιστοτόπους, και υπογραμμίζει τα λάθη καθώς πληκτρολογείτε.
Προσθέστε το Private Writing Assistant στο Chrome για να ελέγχετε τα email σας καθώς γράφετε, σε 101 γλώσσες. Για τον έλεγχο, το email δεν φεύγει ποτέ από τον υπολογιστή σας· δείτε πώς λειτουργεί.