Private Writing AssistantPaano sumulat ng email na sasagutin?
Ilagay ang hiling mo sa unang dalawang linya, isang bagay lang ang hingin, at sabihin kung kailan mo ito kailangan. Ang subject line na nagsasabi ng hiling at ang katawang sapat ang ikli para mabasa sa phone na ang bahala sa iba.
Unahin ang hiling
Karamihan ng email na walang sagot ay hindi binalewala. Ipinagpaliban lang. Binubuksan ito ng mambabasa, hindi agad makita kung ano ang gusto, at nagpapasyang mamaya na lang. Bihirang dumating ang “mamaya”. Kung nasa unang dalawang linya ang hiling, makakapagpasya agad ang mambabasa.
Subject: Mabilis na tanong
Hi Liza, sana naging masaya ang weekend mo. Gaya ng alam mo, ginagawa namin ang Q3 report, at naibahagi na ng finance ang mga numero nila. Natingnan ko na ang karamihan, pero may ilang regional na numero na hindi tugma sa hawak natin noong Hulyo. Puwede mo bang silipin ang mga iyon?
Subject: Q3 regional figures: puwede mo bang i-check bago mag-Miyerkoles?
Hi Liza, puwede mo bang i-check ang regional figures sa Q3 report bago mag-Miyerkoles? Tatlo ang hindi tugma sa hawak natin noong Hulyo; minarkahan ko sila ng dilaw. Salamat!
Kalahati ang haba ng ikalawang bersyon, may deadline, at sinasabi kay Liza kung saan mismo titingin. Hindi nawala ang pagiging magiliw; lumipat lang ito mula sa pambungad papunta sa tono.
Isang email, isang hiling
Ang email na may tatlong tanong ay kadalasang nasasagot lang sa una. Kung marami kang kailangan sa iisang tao, lagyan ng numero, para makasagot siya ng “1: oo, 2: Biyernes, 3: tanungin si Jun”. Kung sa iba't ibang tao, magpadala ng hiwalay na email; walang kumikilos sa hiling na para sa limang tao.
Gawing madali ang pagsagot
- Magtanong ng masasagot sa isang linya: “Puwede bang ilipat ang call sa 3 pm?” sa halip na “Ano sa tingin mo sa oras?”
- Magbigay ng pagpipilian: mas maganda ang “Martes o Huwebes?” kaysa “Kailan ka puwede?”
- Magbigay ng deadline na may dahilan: “bago mag-Miyerkoles, para maipadala ko sa client sa Huwebes”. Dahil sa dahilan, parang patas ang deadline at hindi basta-basta.
- Ilagay sa mismong email ang kailangan ng mambabasa. Kung kailangan niyang magbukas ng tatlong attachment para maintindihan ang tanong, mamaya na siya sasagot.
Mga subject line na epektibo
Ang subject line ang unang pangungusap ng email. Walang sinasabi ang “Mabilis na tanong” at “Update”; sinasabi ng “Kailangan ng approval: travel budget para sa Marso” kung ano, at ng “bago mag-Biyernes” kung kailan. Magandang pagsubok: kung kinakailangan, makakakilos ba ang mambabasa base lang sa subject line?
Kung nagbago ang paksa sa gitna ng thread, palitan din ang subject. Mas madali itong mahahanap mamaya, para sa inyong dalawa.
Gawing madaling basahin sa phone
Maraming email ang unang nababasa sa phone, sa pagitan ng ibang gawain. Maiikling talata, nasa itaas ang hiling, at walang mahalagang detalyeng nakatago sa huling linya. Kung kailangang mag-scroll para marating ang tanong, nasa maling lugar ang tanong.
I-check bago ipadala
Panghuli, i-check ang mga detalyeng pinakamahal kapag mali: ang pangalan sa pagbati, mga petsa at oras, ang attachment na binanggit mo, at ang tono ng anumang isinulat mo habang inis. Saka hayaang hulihin ng checker ang mga mali sa baybay at grammar. Gumagana ang Private Writing Assistant sa Gmail at Outlook sa web, gaya ng sa karamihan ng text box sa mga website, at sinasalungguhitan ang mga mali habang nagta-type ka.
Idagdag ang Private Writing Assistant sa Chrome para ma-check ang mga email mo habang nagsusulat, sa 101 wika. Hindi umaalis sa computer mo ang email para ma-check; tingnan kung paano ito gumagana.
