Private Writing AssistantКак написать письмо, на которое ответят?
Поставьте просьбу в первые две строки, просите об одном и укажите срок. Тема, которая называет просьбу, и текст, который легко прочитать с телефона, сделают остальное.
Начните с просьбы
Большинство писем без ответа не игнорируют. Их откладывают. Читатель открывает письмо, не видит с первого взгляда, что от него нужно, и решает разобраться потом. «Потом» наступает редко. Если просьба стоит в первых двух строках, читатель может решить сразу.
Тема: Небольшой вопрос
Добрый день, Елена! Надеюсь, выходные прошли хорошо. Как вы знаете, мы работаем над отчётом за третий квартал, и финансовый отдел уже прислал свои цифры. Я просмотрел большую часть, но некоторые региональные показатели не совпадают с тем, что было у нас в июле. Не могли бы вы на них взглянуть?
Тема: Региональные цифры за III квартал — проверите до среды?
Добрый день, Елена! Не могли бы вы до среды проверить региональные цифры в отчёте за третий квартал? Три из них не совпадают с июльскими, я выделил их жёлтым. Спасибо!
Второй вариант вдвое короче, в нём есть срок, и он точно говорит Елене, куда смотреть. Дружелюбие никуда не делось: оно переместилось из вступления в тон.
Одно письмо — одна просьба
На письмо с тремя вопросами обычно отвечают только на первый. Если вам нужно несколько вещей от одного человека, пронумеруйте их, чтобы он мог ответить «1: да, 2: в пятницу, 3: спросите Тимура». Если нужно что-то от разных людей, отправьте отдельные письма: на просьбу, адресованную пятерым, не реагирует никто.
Сделайте ответ простым
- Задавайте вопросы, на которые можно ответить одной строкой: «Можем перенести звонок на 15:00?» вместо «Что вы думаете о сроках?»
- Предлагайте варианты: «Во вторник или в четверг?» лучше, чем «Когда вам удобно?»
- Указывайте срок с причиной: «до среды, чтобы в четверг я мог отправить это клиенту». Причина делает срок справедливым, а не произвольным.
- Дайте читателю всё нужное в самом письме. Если для понимания вопроса нужно открыть три вложения, ответят позже.
Темы писем, которые работают
Тема — это первое предложение письма. «Небольшой вопрос» и «Новости» ничего не говорят; «Нужно согласование: бюджет командировок на март» говорит, что нужно, а «до пятницы» — когда. Хороший тест: смог бы читатель действовать, увидев только тему, если бы пришлось?
Если переписка посередине меняет тему, поменяйте и тему письма. Так цепочку будет проще найти потом, и вам, и собеседнику.
Чтобы читалось с телефона
Многие письма впервые читают с телефона, между другими делами. Короткие абзацы, просьба наверху и никаких важных деталей в последней строке. Если до вопроса нужно долистать, значит, вопрос стоит не там.
Проверьте перед отправкой
Напоследок проверьте детали, ошибки в которых обходятся дороже всего: имя в обращении, даты и время, вложение, о котором вы пишете, и тон всего, что написано в раздражении. А орфографию и грамматику доверьте проверке. Private Writing Assistant работает в Gmail и Outlook в браузере, как и в большинстве текстовых полей на сайтах, и подчёркивает ошибки прямо во время набора.
Установите Private Writing Assistant в Chrome, чтобы проверять письма во время набора, на 101 языке. Для проверки письмо не покидает ваш компьютер; посмотрите, как это работает.
