Jak napsat e-mail, na který dostanete odpověď?
Private Writing Assistant
Kontrola gramatiky a přepisování textu s AI, která běží ve vašem zařízení. Zdarma.
Přidat do Chromu
Přidat do Safari
Ve zkratce
Dejte svou prosbu do prvních dvou řádků, žádejte jednu věc a napište, do kdy ji potřebujete. Zbytek obstará předmět, který prosbu pojmenuje, a text dost krátký na to, aby se dal přečíst na telefonu.
Začněte tím, co potřebujete
Většina nezodpovězených e-mailů není ignorovaná. Je odložená. Příjemce je otevře, na první pohled nevidí, co se po něm chce, a rozhodne se, že to vyřeší později. Později přijde málokdy. Pokud je prosba v prvních dvou řádcích, může se příjemce rozhodnout hned.
Předmět: Rychlý dotaz
Ahoj Leno, doufám, že sis užila víkend. Jak víš, pracujeme na zprávě za 3. čtvrtletí a finanční oddělení už poslalo svoje čísla. Většinu jsem prošel, ale některá regionální čísla nesedí s tím, co jsme měli v červenci. Mohla by ses na ně podívat?
Předmět: Regionální čísla za 3. čtvrtletí – zkontroluješ je do středy?
Ahoj Leno, mohla bys do středy zkontrolovat regionální čísla ve zprávě za 3. čtvrtletí? Tři z nich nesedí s tím, co jsme měli v červenci; označil jsem je žlutě. Díky!
Druhá verze je poloviční, má termín a Leně přesně říká, kam se podívat. Vlídnost nezmizela; jen se přesunula z úvodu do tónu. Kde se vlídnější úvod očekává, ať už kvůli zvyklostem, nebo kvůli vztahu, nechte před prosbou jednu zdvořilou větu. V českých formálních e-mailech obvykle stačí „Dobrý den,“ a hned k věci. Podstatné je, aby prosba přišla dřív než souvislosti.
Jeden e-mail, jedna prosba
E-mail se třemi otázkami obvykle dostane odpověď na tu první. Pokud od jednoho člověka potřebujete víc věcí, očíslujte je, aby mohl odpovědět „1: ano, 2: v pátek, 3: zeptej se Tomáše“. Pokud potřebujete věci od různých lidí, pošlete samostatné e-maily; podle prosby adresované pěti lidem nikdo nejedná.
Usnadněte odpověď
- Ptejte se tak, aby šlo odpovědět jedním řádkem: „Můžeme hovor přesunout na 15:00?“ místo „Jak to vidíte s časem?“
- Nabídněte možnosti: „V úterý, nebo ve čtvrtek?“ funguje líp než „Kdy se vám to hodí?“
- Uveďte termín i s důvodem: „do středy, abych to ve čtvrtek mohl poslat klientovi“. Díky důvodu působí termín férově, a ne svévolně.
- Dejte do e-mailu všechno, co příjemce potřebuje. Pokud musí otevřít tři přílohy, aby otázce porozuměl, odpoví později.
Předměty, které fungují
Předmět je první věta e-mailu. „Rychlý dotaz“ a „Aktualizace“ neříkají nic; „Ke schválení: cestovní rozpočet na březen“ říká co a „do pátku“ říká kdy. Dobrý test: dokázal by příjemce v nouzi jednat jen podle předmětu?
Pokud se konverzace v polovině vlákna stočí k jinému tématu, změňte i předmět. Vlákno se pak později snáz najde, a to vám oběma.
Ať se dá číst na telefonu
Spoustu e-mailů lidé poprvé čtou na telefonu, mezi jinými věcmi. Krátké odstavce, prosba nahoře a žádný důležitý detail schovaný v posledním řádku. Pokud se k otázce musí čtenář doscrollovat, je otázka na špatném místě.
Před odesláním zkontrolujte
Nakonec zkontrolujte detaily, které stojí nejvíc, když jsou špatně: jméno v oslovení i jeho 5. pád („Dobrý den, pane Nováku“), data a časy, přílohu, kterou zmiňujete, a tón všeho, co jste psali v rozladění. Pak nechte pravopis a gramatiku zachytit kontrolu. Private Writing Assistant funguje v Gmailu a webovém Outlooku stejně jako ve většině textových polí na webech a chyby podtrhává už při psaní.
Přidejte si Private Writing Assistant do Chromu a kontrolujte e-maily už při psaní, ve 101 jazycích. Kvůli kontrole e-mail nikdy neopustí váš počítač; podívejte se, jak to funguje.