Cum scrii un e-mail la care chiar primești răspuns?
Private Writing Assistant
Verifică gramatica și reformulează textul cu AI care rulează pe dispozitivul tău. Gratuit.
Adaugă în Chrome
Adaugă în Safari
Pe scurt
Pune cererea în primele două rânduri, cere un singur lucru și spune până când. Restul îl fac un subiect care numește cererea și un text destul de scurt cât să se citească pe telefon.
Începe cu cererea
Cele mai multe e-mailuri fără răspuns nu sunt ignorate. Sunt amânate. Cititorul le deschide, nu vede dintr-o privire ce i se cere și decide să se ocupe de ele mai târziu. Iar „mai târziu” vine rar. Dacă cererea e în primele două rânduri, cititorul poate decide pe loc.
Subiect: O întrebare rapidă
Bună, Cristina, sper că ai avut un weekend frumos. După cum știi, lucrăm la raportul pe T3, iar cei de la financiar ne-au trimis acum cifrele lor. M-am uitat peste mare parte din ele, dar unele cifre regionale nu se potrivesc cu ce aveam în iulie. Ai putea să te uiți și tu peste ele?
Subiect: Cifrele regionale din raportul pe T3: le poți verifica până miercuri?
Bună, Cristina, poți verifica până miercuri cifrele regionale din raportul pe T3? Trei dintre ele nu se potrivesc cu ce aveam în iulie; le-am marcat cu galben. Mersi!
A doua variantă e de două ori mai scurtă, are un termen și îi spune Cristinei exact unde să se uite. Amabilitatea a rămas; s-a mutat din deschidere în ton. Unde se așteaptă o deschidere mai caldă, din cauza culturii sau a relației, păstrează un rând politicos înaintea cererii. Important e ca cererea să vină înaintea contextului.
Un e-mail, o cerere
Un e-mail cu trei întrebări primește de obicei răspuns doar la prima. Dacă ai nevoie de mai multe lucruri de la aceeași persoană, numerotează-le, ca să-ți poată răspunde „1: da, 2: vineri, 3: întreabă-l pe Mihai”. Dacă ai nevoie de lucruri de la oameni diferiți, trimite e-mailuri separate; nimeni nu se apucă de o cerere adresată la cinci oameni deodată.
Fă-i ușor să răspundă
- Pune întrebări la care se poate răspunde într-un rând: „Putem muta apelul la ora 15:00?” în loc de „Cum ți se pare programul?”
- Oferă variante: „Marți sau joi?” merge mai bine decât „Când îți convine?”
- Dă un termen și un motiv: „până miercuri, ca să-l pot trimite clientului joi”. Motivul face ca termenul să pară corect, nu arbitrar.
- Pune în e-mail tot ce îi trebuie cititorului. Dacă trebuie să deschidă trei atașamente ca să înțeleagă întrebarea, va răspunde mai târziu.
Subiecte care funcționează
Subiectul e prima propoziție a e-mailului. „Întrebare rapidă” și „Noutăți” nu spun nimic; „Aprobare necesară: bugetul de deplasări pentru martie” spune ce, iar „până vineri” spune când. Un test bun: ar putea cititorul să acționeze doar pe baza subiectului, dacă ar fi nevoie?
Dacă discuția schimbă tema la jumătatea conversației, schimbă și subiectul. Așa o găsiți amândoi mai ușor mai târziu.
Să se citească ușor pe telefon
Multe e-mailuri sunt citite prima dată pe telefon, printre alte treburi. Paragrafe scurte, cererea sus și niciun detaliu important ascuns în ultimul rând. Dacă trebuie să derulezi ca să ajungi la întrebare, întrebarea e în locul greșit.
Verifică-l înainte să-l trimiți
La final, verifică detaliile care costă cel mai mult când sunt greșite: numele din formula de salut (și acordul din „Stimată doamnă” sau „Stimate domnule”), datele și orele, atașamentul pe care îl menționezi și tonul a ceea ce ai scris când erai iritat. Apoi lasă un corector să prindă greșelile de ortografie și de gramatică. Private Writing Assistant funcționează în Gmail și în Outlook pe web, ca în majoritatea casetelor de text de pe site-uri, și subliniază greșelile pe măsură ce scrii.
Adaugă Private Writing Assistant în Chrome ca să-ți verifici e-mailurile pe măsură ce scrii, în 101 limbi. Pentru verificare, e-mailul nu pleacă de pe computerul tău; vezi cum funcționează.