Private Writing Assistant怎麼寫一封會被回覆的信？
把請求寫在前兩行，一次只拜託一件事，並說明什麼時候需要。再加上一個講清楚用意的主旨，和在手機上也好讀的簡短內文，其他的自然就會順利。
開門見山，先講請求
沒收到回覆的信，大多不是被忽略，而是被擱著。對方打開了信，卻沒辦法一眼看出你要什麼，於是決定晚點再處理。這個「晚點」往往就沒有下文。請求寫在前兩行，對方當下就能做決定。
主旨：想請教一下
林小姐您好，週末過得還好嗎？如您所知，我們正在準備第三季報告，財務那邊已經把數字寄來了。我大致看過一遍，發現有些地區的數字跟 7 月的對不起來，不知道您方不方便幫忙看一下？
主旨：【請於週三前確認】第三季報告的地區數字
林小姐您好，想麻煩您在週三前確認第三季報告的地區數字。有三個數字跟 7 月的對不起來，我已經用黃色標出來了。謝謝您！
第二封長度只有一半，有期限，也清楚告訴林小姐該看哪裡。親切感沒有不見，只是從開頭的寒暄移到了字裡行間的語氣。
一封信，一個請求
一封有三個問題的信，通常只有第一個會得到回答。如果要同一個人做好幾件事，就幫它們編號，對方可以回：「1：OK；2：週五；3：我問一下小黃。」如果要好幾個人分別處理，就分開寄。寄給五個人的請求，結果誰都不會動。
讓對方好回覆
- 問一句話就能回答的問題：「會議可以改到下午 3 點嗎？」而不是「時間方面您覺得呢？」
- 給選項：「週二還是週四比較方便？」而不是「您什麼時候方便？」
- 期限附上理由：「週三前，因為週四要寄給客戶。」有了理由，期限就不會顯得強人所難，而是合情合理。
- 對方需要的資訊寫在信裡。如果要打開三個附件才看得懂問題，回覆就會往後延。
一眼就懂的主旨
主旨是信的第一句話。「想請教一下」「分享給您」什麼都沒說清楚。「請核准：3 月出差預算」說明需要什麼，「週五前」說明什麼時候要。好的檢驗方法是：只看主旨，對方能不能直接著手處理？
往來中主題變了，主旨也跟著改，日後雙方搜尋都比較方便。
手機上也好讀
很多信是在忙別的事的空檔，先用手機看到的。段落要短，請求放最前面，重要資訊別藏在最後一行。如果要往下滑才看得到問題，那問題就放錯位置了。
寄出前檢查一遍
最後，檢查那些出錯最麻煩的地方：對方的名字、日期和時間、內文提到的附件，以及你在氣頭上寫的那段語氣。接著把錯字和文法交給檢查工具。Private Writing Assistant 在 Gmail 和網頁版 Outlook 中也能使用，就跟在其他大多數網站的輸入欄位一樣，會在你打字時標出錯誤。
