Private Writing Assistantபதில் கிடைக்கும் மின்னஞ்சலை எப்படி எழுதுவது?
உங்கள் கோரிக்கையை முதல் இரண்டு வரிகளில் வையுங்கள், ஒரே ஒரு விஷயத்தைக் கேளுங்கள், எப்போதுக்குள் என்று சொல்லுங்கள். கோரிக்கையைக் குறிப்பிடும் தலைப்பும், ஃபோனில் படிக்கும் அளவுக்குச் சுருக்கமான உள்ளடக்கமும் மீதியைச் செய்யும்.
கோரிக்கையுடன் தொடங்குங்கள்
பதில் வராத பெரும்பாலான மின்னஞ்சல்கள் புறக்கணிக்கப்படுவதில்லை. ஒத்திவைக்கப்படுகின்றன. வாசகர் அதைத் திறக்கிறார், என்ன வேண்டும் என்று ஒரே பார்வையில் தெரியவில்லை, பிறகு பார்க்கலாம் என்று முடிவு செய்கிறார். அந்தப் “பிறகு” அரிதாகவே வருகிறது. கோரிக்கை முதல் இரண்டு வரிகளில் இருந்தால், வாசகர் உடனே முடிவு செய்ய முடியும்.
தலைப்பு: ஒரு சின்னக் கேள்வி
வணக்கம் லதா, உங்கள் வார இறுதி நன்றாக இருந்தது என்று நம்புகிறேன். உங்களுக்குத் தெரியும், நாம் Q3 அறிக்கையில் வேலை செய்து வருகிறோம், நிதிக் குழு இப்போது தங்கள் எண்களைப் பகிர்ந்துள்ளது. பெரும்பாலானதைப் பார்த்துவிட்டேன், ஆனால் சில மண்டல எண்கள் ஜூலையில் நம்மிடம் இருந்தவற்றுடன் பொருந்தவில்லை. அவற்றை ஒருமுறை பார்க்க முடியுமா?
தலைப்பு: Q3 மண்டல எண்கள்: புதன்கிழமைக்குள் சரிபார்க்க முடியுமா?
வணக்கம் லதா, Q3 அறிக்கையில் உள்ள மண்டல எண்களைப் புதன்கிழமைக்குள் சரிபார்க்க முடியுமா? அவற்றில் மூன்று ஜூலையில் நம்மிடம் இருந்தவற்றுடன் பொருந்தவில்லை; அவற்றை மஞ்சள் நிறத்தில் குறித்துள்ளேன். நன்றி!
இரண்டாவது வடிவம் பாதி நீளம், அதில் காலக்கெடு உள்ளது, எங்கே பார்க்க வேண்டும் என்று லதாவுக்குத் துல்லியமாகச் சொல்கிறது. நட்புத்தன்மை மறையவில்லை; தொடக்க வரியிலிருந்து தொனிக்கு இடம் மாறியது.
ஒரு மின்னஞ்சல், ஒரு கோரிக்கை
மூன்று கேள்விகள் உள்ள மின்னஞ்சலுக்குப் பொதுவாக முதல் கேள்விக்கு மட்டுமே பதில் கிடைக்கும். ஒரே நபரிடம் பல விஷயங்கள் தேவை என்றால், அவற்றுக்கு எண் கொடுங்கள், அப்போது அவர் “1: சரி, 2: வெள்ளி, 3: ரமேஷிடம் கேளுங்கள்” என்று பதில் சொல்லலாம். வெவ்வேறு நபர்களிடம் விஷயங்கள் தேவை என்றால், தனித்தனி மின்னஞ்சல்கள் அனுப்புங்கள்; ஐந்து பேருக்கு அனுப்பப்பட்ட கோரிக்கையின்படி யாரும் செயல்படுவதில்லை.
பதில் சொல்வதை எளிதாக்குங்கள்
- ஒரு வரியில் பதில் சொல்லக்கூடிய கேள்விகளைக் கேளுங்கள்: “நேரம் பற்றி உங்கள் கருத்து என்ன?” என்பதற்குப் பதிலாக “அழைப்பை மதியம் 3 மணிக்கு மாற்றலாமா?”
- தேர்வுகளைக் கொடுங்கள்: “உங்களுக்கு எப்போது வசதி?” என்பதைவிட “செவ்வாயா, வியாழனா?” சிறந்தது.
- காரணத்துடன் காலக்கெடு கொடுங்கள்: “வியாழன் வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்ப வேண்டியிருப்பதால், புதன்கிழமைக்குள்”. காரணம் இருந்தால் காலக்கெடு தன்னிச்சையானதாக அல்ல, நியாயமானதாகத் தோன்றும்.
- வாசகருக்குத் தேவையானதை மின்னஞ்சலிலேயே வையுங்கள். கேள்வியைப் புரிந்துகொள்ள மூன்று இணைப்புகளைத் திறக்க வேண்டியிருந்தால், பிறகுதான் பதில் சொல்வார்கள்.
பயனுள்ள தலைப்புகள்
தலைப்பு மின்னஞ்சலின் முதல் வாக்கியம். “ஒரு சின்னக் கேள்வி”, “புதுப்பிப்பு” போன்றவை எதையும் சொல்வதில்லை; “ஒப்புதல் தேவை: மார்ச் பயண பட்ஜெட்” என்ன என்று சொல்கிறது, “வெள்ளிக்குள்” எப்போது என்று சொல்கிறது. நல்ல சோதனை: தேவைப்பட்டால், தலைப்பை மட்டும் வைத்து வாசகர் செயல்பட முடியுமா?
உரையாடலின் நடுவில் தலைப்பு மாறினால், மின்னஞ்சலின் தலைப்பையும் மாற்றுங்கள். பின்னர் அந்த உரையாடலைக் கண்டுபிடிப்பது உங்கள் இருவருக்கும் எளிதாகும்.
ஃபோனில் படிக்க எளிதாக வையுங்கள்
பல மின்னஞ்சல்கள் முதலில் ஃபோனில், வேறு வேலைகளுக்கு இடையே படிக்கப்படுகின்றன. சிறிய பத்திகள், மேலே கோரிக்கை, கடைசி வரியில் மறைந்திருக்கும் முக்கிய விவரம் எதுவும் இல்லை. கேள்வியை அடைய உங்கள் மின்னஞ்சலை ஸ்க்ரோல் செய்ய வேண்டியிருந்தால், கேள்வி தவறான இடத்தில் இருக்கிறது.
அனுப்புவதற்கு முன் சரிபாருங்கள்
கடைசியாக, தவறாக இருந்தால் அதிகம் இழப்பு தரும் விவரங்களைச் சரிபாருங்கள்: வாழ்த்தில் உள்ள பெயர், தேதிகளும் நேரங்களும், நீங்கள் குறிப்பிடும் இணைப்பு, எரிச்சலில் எழுதிய எதன் தொனியும். பிறகு எழுத்துப்பிழை, இலக்கணத்தைச் சரிபார்ப்பி பிடிக்கட்டும். Private Writing Assistant, இணையதளங்களில் உள்ள பெரும்பாலான உரைப் பெட்டிகளைப் போலவே Gmail, இணையத்தில் Outlook இலும் இயங்கி, நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும்போதே பிழைகளுக்கு அடிக்கோடிடுகிறது.
நீங்கள் எழுதும்போதே 101 மொழிகளில் மின்னஞ்சல்களைச் சரிபார்க்க Private Writing Assistant ஐ Chrome இல் சேருங்கள். சரிபார்ப்புக்காக மின்னஞ்சல் உங்கள் கணினியை விட்டு வெளியேறுவதில்லை; இது எப்படி இயங்குகிறது என்று பாருங்கள்.
