איך כותבים אימייל שעונים עליו?
Private Writing Assistant
בדיקת דקדוק ושכתוב טקסט עם בינה מלאכותית שפועלת במכשיר שלך. בחינם.
הוספה ל-Chrome
הוספה ל-Safari
בקצרה
שמים את הבקשה בשתי השורות הראשונות, מבקשים דבר אחד ואומרים עד מתי. את השאר עושות שורת נושא שמציינת את הבקשה וגוף מייל קצר מספיק כדי לקרוא אותו בטלפון.
מתחילים בבקשה
רוב המיילים שלא נענים לא נזנחים. הם נדחים. הנמען פותח אותם, לא רואה במבט אחד מה מבקשים ממנו, ומחליט לטפל בזה אחר כך. ה"אחר כך" הזה כמעט לא מגיע. אם הבקשה נמצאת בשתי השורות הראשונות, אפשר להחליט מיד.
נושא: שאלה קטנה
היי מאיה, מקווה שהיה לך סופ"ש טוב. כמו שאת יודעת, אנחנו עובדים על הדוח של רבעון 3, ומחלקת הכספים שלחה עכשיו את הנתונים שלה. עברתי על רוב החומר, אבל חלק מהנתונים לפי אזורים לא מתאימים למה שהיה לנו ביולי. תוכלי להעיף בהם מבט?
נושא: נתוני האזורים ברבעון 3: תוכלי לבדוק עד יום רביעי?
היי מאיה, תוכלי לבדוק עד יום רביעי את נתוני האזורים בדוח של רבעון 3? שלושה מהם לא מתאימים למה שהיה לנו ביולי; סימנתי אותם בצהוב. תודה!
הגרסה השנייה קצרה בחצי, יש בה תאריך יעד, והיא אומרת למאיה בדיוק איפה להסתכל. החמימות לא נעלמה; היא עברה מהפתיחה לטון. בעברית מיילים בעבודה ממילא קצרים וישירים יחסית, אבל כשהתרבות או היחסים מצפים לפתיחה חמה יותר, למשל מול לקוח חדש או בחו"ל, משאירים שורת נימוס אחת לפני הבקשה. מה שחשוב הוא שהבקשה תבוא לפני הרקע.
מייל אחד, בקשה אחת
על מייל עם שלוש שאלות בדרך כלל עונים רק על הראשונה. אם צריך כמה דברים מאותו אדם, ממספרים אותם, כדי שאפשר יהיה לענות "1: כן, 2: ביום חמישי, 3: לשאול את עומר". אם צריך דברים מאנשים שונים, שולחים מיילים נפרדים; אף אחד לא פועל לפי בקשה שנשלחה לחמישה אנשים.
להקל על התשובה
- שואלים שאלות שאפשר לענות עליהן בשורה: "אפשר להזיז את השיחה ל-15:00?" במקום "מה דעתך לגבי התזמון?"
- מציעים אפשרויות: "שלישי או חמישי?" עדיף על "מתי נוח לך?"
- נותנים תאריך יעד עם סיבה: "עד יום רביעי, כדי שאוכל לשלוח ללקוח ביום חמישי". סיבה גורמת לתאריך יעד להרגיש הוגן ולא שרירותי.
- שמים במייל עצמו את מה שהנמען צריך. אם צריך לפתוח שלושה קבצים מצורפים כדי להבין את השאלה, יענו עליה אחר כך.
שורות נושא שעובדות
שורת הנושא היא המשפט הראשון של המייל. "שאלה קטנה" ו"עדכון" לא אומרים כלום; "נדרש אישור: תקציב נסיעות למרץ" אומר מה, ו"עד יום חמישי" אומר מתי. מבחן טוב: האם הנמען יכול לפעול לפי שורת הנושא בלבד, אם יהיה חייב?
אם השיחה עוברת לנושא אחר באמצע שרשור, משנים גם את שורת הנושא. כך יהיה קל יותר למצוא את השרשור אחר כך, לשני הצדדים.
שיהיה קריא בטלפון
הרבה מיילים נקראים לראשונה בטלפון, בין דבר לדבר. פסקאות קצרות, הבקשה למעלה, ואף פרט חשוב לא מוחבא בשורה האחרונה. אם צריך לגלול כדי להגיע לשאלה, השאלה נמצאת במקום הלא נכון.
בודקים לפני ששולחים
לבסוף, בודקים את הפרטים שעולים הכי ביוקר כשהם שגויים: השם בפתיחה (ובעברית גם המין: "תוכלי" או "תוכל"), תאריכים ושעות, הקובץ המצורף שמוזכר, והטון של כל מה שנכתב בעצבים. אחר כך נותנים לבודק לתפוס את שגיאות האיות והדקדוק. Private Writing Assistant עובד ב-Gmail וב-Outlook בדפדפן, כמו ברוב תיבות הטקסט באתרים, ומסמן שגיאות בקו תוך כדי הקלדה.
מוסיפים את Private Writing Assistant ל-Chrome כדי לבדוק את המיילים תוך כדי כתיבה, ב-101 שפות. המייל לא יוצא מהמחשב שלך לצורך הבדיקה; כאן מוסבר איך זה עובד.