Как да напишете имейл, на който ще ви отговорят?
Private Writing Assistant
Проверявайте граматиката и пренаписвайте текст с ИИ, който работи на вашето устройство. Безплатно.
Добавяне към Chrome
Добавяне към Safari
Накратко
Сложете молбата си в първите два реда, искайте едно нещо и кажете до кога. Тема, която назовава молбата, и текст, достатъчно кратък, за да се прочете на телефон, вършат останалото.
Започнете с молбата
Повечето имейли без отговор не са пренебрегнати. Те са отложени. Читателят ги отваря, не вижда от пръв поглед какво се иска от него и решава да се заеме по-късно. По-късно рядко идва. Ако молбата е в първите два реда, читателят може да реши веднага.
Тема: Един бърз въпрос
Здравей, Лена! Надявам се, че си прекарала хубав уикенд. Както знаеш, работим по отчета за третото тримесечие и от финансовия отдел вече изпратиха своите данни. Прегледах повечето от тях, но част от регионалните цифри не съвпадат с тези, които имахме през юли. Би ли могла да ги погледнеш?
Тема: Регионалните цифри за третото тримесечие – ще ги провериш ли до сряда?
Здравей, Лена! Можеш ли да провериш регионалните цифри в отчета за третото тримесечие до сряда? Три от тях не съвпадат с юлските; отбелязал съм ги в жълто. Благодаря!
Втората версия е наполовина по-кратка, има срок и казва на Лена къде точно да гледа. Любезността е оцеляла – просто се е преместила от увода в тона. Където културата или отношенията изискват по-топло начало, запазете един учтив ред преди молбата. Важното е молбата да е преди предисторията.
Един имейл, една молба
На имейл с три въпроса обикновено отговарят само на първия. Ако имате нужда от няколко неща от един и същ човек, номерирайте ги, за да може да отговори „1: да, 2: петък, 3: питай Тошо“. Ако имате нужда от неща от различни хора, пратете отделни имейли; никой не изпълнява молба, адресирана до петима души.
Улеснете отговора
- Задавайте въпроси, на които може да се отговори с един ред: „Може ли да преместим разговора в 15:00?“ вместо „Какво мислиш за часа?“
- Предлагайте варианти: „Вторник или четвъртък?“ работи по-добре от „Кога ти е удобно?“
- Давайте срок с причина: „до сряда, за да мога да го изпратя на клиента в четвъртък“. Причината прави срока справедлив, а не произволен.
- Сложете в самия имейл това, което е нужно на читателя. Ако трябва да отвори три прикачени файла, за да разбере въпроса, ще отговори по-късно.
Теми на имейли, които работят
Темата е първото изречение на имейла. „Бърз въпрос“ и „Новини“ не казват нищо; „Нужно е одобрение: бюджет за командировки през март“ казва какво, а „до петък“ казва кога. Добър тест: би ли могъл читателят да действа само по темата, ако се наложи?
Ако разговорът смени темата по средата на нишката, сменете и темата на имейла. Така нишката се намира по-лесно по-късно – и за двама ви.
Направете го четим на телефон
Много имейли се четат първо на телефон, между други неща. Кратки абзаци, молбата най-горе и никакви важни подробности, скрити в последния ред. Ако трябва да превъртате, за да стигнете до въпроса, въпросът е на грешното място.
Проверете го, преди да го изпратите
Накрая проверете подробностите, които струват най-скъпо, когато са грешни: името и обръщението в поздрава (звателната форма: „Уважаема госпожо Петрова“, а не „госпожа“), главното „В“ във „Вие“ и „Ви“, когато пишете официално на един човек, датите и часовете, прикачения файл, който споменавате, и тона на всичко, написано в момент на раздразнение. След това оставете програма за проверка да хване правописните и граматичните грешки. Private Writing Assistant работи в Gmail и Outlook в уеб, както и в повечето текстови полета в уебсайтовете, и подчертава грешките, докато пишете.
Добавете Private Writing Assistant към Chrome, за да проверявате имейлите си, докато пишете, на 101 езика. За проверката имейлът не напуска компютъра ви; вижте как работи.