Private Writing AssistantBagaimana menulis email yang dibalas?
Taruh permintaan Anda di dua baris pertama, minta satu hal saja, dan sebutkan tenggatnya. Baris subjek yang menyebut permintaan itu dan isi yang cukup singkat untuk dibaca di ponsel akan mengerjakan sisanya.
Mulailah dengan permintaan
Sebagian besar email yang tidak dibalas bukan diabaikan. Email itu ditunda. Pembaca membukanya, tidak langsung melihat apa yang diminta, lalu memutuskan untuk mengurusnya nanti. Dan “nanti” jarang datang. Jika permintaan ada di dua baris pertama, pembaca bisa langsung memutuskan.
Subjek: Pertanyaan singkat
Halo Rina, semoga akhir pekanmu menyenangkan. Seperti yang kamu tahu, kita sedang mengerjakan laporan kuartal III, dan tim keuangan sudah membagikan angkanya. Aku sudah memeriksa sebagian besar, tapi beberapa angka regional tidak cocok dengan data kita di bulan Juli. Bisakah kamu melihatnya?
Subjek: Angka regional Q3: bisa dicek sebelum Rabu?
Halo Rina, bisakah kamu mengecek angka regional di laporan Q3 sebelum hari Rabu? Tiga di antaranya tidak cocok dengan data Juli; sudah aku tandai kuning. Terima kasih!
Versi kedua setengah lebih pendek, punya tenggat, dan memberi tahu Rina persis di mana harus melihat. Keramahannya tetap ada; hanya pindah dari pembuka ke nada tulisan.
Satu email, satu permintaan
Email dengan tiga pertanyaan biasanya hanya mendapat jawaban untuk pertanyaan pertama. Jika Anda butuh beberapa hal dari orang yang sama, beri nomor agar ia bisa membalas “1: ya, 2: Jumat, 3: tanya Andi”. Jika Anda butuh hal dari orang yang berbeda, kirim email terpisah; tidak ada yang menindaklanjuti permintaan yang ditujukan kepada lima orang sekaligus.
Permudah untuk membalas
- Ajukan pertanyaan yang bisa dijawab dalam satu baris: “Bisakah rapatnya kita geser ke pukul 15.00?” alih-alih “Bagaimana pendapat Anda soal waktunya?”
- Tawarkan pilihan: “Selasa atau Kamis?” lebih baik daripada “Kapan Anda bisa?”
- Beri tenggat beserta alasannya: “sebelum Rabu, supaya saya bisa mengirimnya ke klien hari Kamis”. Alasan membuat tenggat terasa wajar, bukan sewenang-wenang.
- Masukkan semua yang dibutuhkan pembaca ke dalam email itu sendiri. Jika ia harus membuka tiga lampiran untuk memahami pertanyaannya, balasannya akan datang belakangan.
Baris subjek yang efektif
Baris subjek adalah kalimat pertama email. “Pertanyaan singkat” dan “Update” tidak mengatakan apa-apa; “Perlu persetujuan: anggaran perjalanan bulan Maret” mengatakan apa, dan “sebelum Jumat” mengatakan kapan. Uji yang bagus: bisakah pembaca bertindak hanya dari baris subjek jika terpaksa?
Jika topik percakapan berubah di tengah utas, ubah juga subjeknya. Utas itu jadi lebih mudah ditemukan nanti, bagi Anda berdua.
Pastikan mudah dibaca di ponsel
Banyak email pertama kali dibaca di ponsel, di sela kegiatan lain. Paragraf pendek, permintaan di bagian atas, dan tidak ada detail penting yang tersembunyi di baris terakhir. Jika email Anda perlu digulir untuk sampai ke pertanyaannya, pertanyaan itu ada di tempat yang salah.
Periksa sebelum mengirim
Terakhir, periksa detail yang paling mahal akibatnya jika salah: nama di salam pembuka, tanggal dan waktu, lampiran yang Anda sebut, dan nada dari apa pun yang Anda tulis saat kesal. Lalu biarkan pemeriksa menangkap kesalahan ejaan dan tata bahasa. Private Writing Assistant bekerja di Gmail dan Outlook versi web, seperti di sebagian besar kotak teks di situs web, dan menggarisbawahi kesalahan saat Anda mengetik.
Tambahkan Private Writing Assistant ke Chrome untuk memeriksa email saat Anda menulis, dalam 101 bahasa. Email Anda tidak meninggalkan komputer untuk diperiksa; lihat cara kerjanya.
