Kuidas kirjutada e-kiri, millele vastatakse?
Private Writing Assistant
Kontrolli grammatikat ja kirjuta tekste ümber tehisintellektiga, mis töötab sinu seadmes. Tasuta.
Lisa Chrome'i
Lisa Safarisse
Lühidalt
Pange oma palve kahte esimesse ritta, küsige üht asja ja öelge, mis ajaks. Ülejäänu teevad ära teemarida, mis palve kirja paneb, ja sisu, mis on telefonist lugemiseks piisavalt lühike.
Alustage palvest
Enamikku vastuseta e-kirju ei ignoreerita. Need lükatakse edasi. Lugeja avab kirja, ei näe ühe pilguga, mida temalt tahetakse, ja otsustab sellega hiljem tegeleda. Hiljem tuleb harva. Kui palve on kahes esimeses reas, saab lugeja kohe otsustada.
Teema: Kiire küsimus
Tere, Liisa! Loodan, et sul oli hea nädalavahetus. Nagu tead, oleme teinud III kvartali aruannet ja finantsosakond on nüüd oma numbrid jaganud. Vaatasin suurema osa läbi, aga mõned piirkondlikud numbrid ei klapi sellega, mis meil juulis oli. Kas saaksid neile pilgu peale visata?
Teema: III kvartali piirkondlikud numbrid – kas saad need kolmapäevaks üle vaadata?
Tere, Liisa! Kas saaksid III kvartali aruande piirkondlikud numbrid kolmapäevaks üle vaadata? Kolm neist ei klapi juuli omadega, märkisin need kollasega. Aitäh!
Teine versioon on poole lühem, sellel on tähtaeg ja see ütleb Liisale täpselt, kuhu vaadata. Sõbralikkus jäi alles, see lihtsalt kolis sissejuhatusest tooni. Eesti töökirjades on otsene algus tavaline, aga kui kultuur või suhe ootab soojemat algust, jätke enne palvet üks viisakas lause. Oluline on, et palve tuleks enne tausta.
Üks e-kiri, üks palve
Kolme küsimusega e-kirjas saab vastuse tavaliselt esimene. Kui vajate samalt inimeselt mitut asja, nummerdage need, et ta saaks vastata „1: jah, 2: reedel, 3: küsi Toomaselt“. Kui vajate asju eri inimestelt, saatke eraldi kirjad: viiele inimesele adresseeritud palve peale ei tee keegi midagi.
Tehke vastamine lihtsaks
- Esitage küsimusi, millele saab vastata ühe reaga: „Kas saame kõne teha kell 15?“, mitte „Mida sa ajastusest arvad?“
- Pakkuge valikuid: „Teisipäeval või neljapäeval?“ on parem kui „Millal sulle sobib?“
- Andke tähtaeg koos põhjusega: „kolmapäevaks, et saaksin selle neljapäeval kliendile saata“. Põhjus muudab tähtaja õiglaseks, mitte meelevaldseks.
- Pange kõik, mida lugeja vajab, e-kirja enda sisse. Kui ta peab küsimuse mõistmiseks avama kolm manust, vastab ta hiljem.
Teemaread, mis toimivad
Teemarida on e-kirja esimene lause. „Kiire küsimus“ ja „Uuendus“ ei ütle midagi; „Vajan kinnitust: märtsi lähetuseelarve“ ütleb, mida, ja „reedeks“ ütleb, millal. Hea test: kas lugeja saaks vajaduse korral tegutseda ainuüksi teemarea põhjal?
Kui vestlus vahetab kirjavahetuse keskel teemat, muutke ka teemarida. Nii on kirjavahetust hiljem lihtsam leida, teil mõlemal.
Hoidke kiri telefonis loetavana
Paljusid e-kirju loetakse esmalt telefonist, muude asjade vahel. Lühikesed lõigud, palve kohe alguses ja ükski oluline detail pole peidetud viimasele reale. Kui küsimuseni jõudmiseks peab kerima, on küsimus vales kohas.
Kontrollige enne saatmist
Lõpuks kontrollige detaile, mis maksavad vigasena kõige rohkem: nimi tervituses (ja koma sõna „Tere“ järel), kuupäevad ja kellaajad, manus, mida mainite, ning kõige toon, mida kirjutasite ärritunult. Seejärel laske korrektoril õigekiri ja grammatika üle vaadata. Private Writing Assistant töötab veebipõhises Gmailis ja Outlookis nagu enamikus veebisaitide tekstikastides ning kriipsutab vead kirjutamise ajal alla.
Lisage Private Writing Assistant Chrome'i, et kontrollida oma e-kirju juba kirjutamise ajal, 101 keeles. Kontrolli jaoks ei lahku e-kiri kunagi teie arvutist; lugege, kuidas see töötab.