Private Writing Assistantज्याला उत्तर मिळेल असा ईमेल कसा लिहावा?
तुमची विनंती पहिल्या दोन ओळींत ठेवा, एकच गोष्ट मागा आणि ती कधीपर्यंत हवी ते सांगा. विनंती सांगणारी विषय-ओळ आणि फोनवर वाचता येईल इतका छोटा ईमेल बाकीचे काम करतात.
सर्वात आधी तुमची मागणी सांगा
उत्तर न मिळालेले बहुतेक ईमेल दुर्लक्षित होत नाहीत. ते पुढे ढकलले जातात. वाचक ईमेल उघडतो, एका नजरेत काय हवे ते कळत नाही, आणि नंतर पाहू असे ठरवतो. ते नंतर क्वचितच येते. विनंती पहिल्या दोन ओळींत असेल, तर तो लगेच निर्णय घेऊ शकतो.
विषय: एक छोटा प्रश्न
नमस्कार स्नेहा, आशा आहे तुमचा वीकेंड छान गेला. तुम्हाला माहीत आहेच, आपण Q3 अहवालावर काम करत आहोत, आणि फायनान्स टीमने आता त्यांचे आकडे पाठवले आहेत. मी बहुतेक पाहिले आहे, पण काही प्रादेशिक आकडे जुलैच्या आकड्यांशी जुळत नाहीत. तुम्ही एकदा पाहू शकाल का?
विषय: Q3 चे प्रादेशिक आकडे: बुधवारपर्यंत तपासू शकाल का?
नमस्कार स्नेहा, तुम्ही बुधवारपर्यंत Q3 अहवालातील प्रादेशिक आकडे तपासू शकाल का? त्यातले तीन जुलैच्या आकड्यांशी जुळत नाहीत; मी ते पिवळ्या रंगात खुणावले आहेत. धन्यवाद!
दुसरे रूप निम्मे लांब आहे, त्यात मुदत आहे, आणि ते स्नेहाला नेमके कुठे पाहायचे ते सांगते. आपुलकी टिकून राहिली; ती सुरुवातीतून हलून सुरात आली.
एक ईमेल, एक विनंती
तीन प्रश्नांच्या ईमेलला सहसा पहिल्या प्रश्नाचेच उत्तर येते. एकाच व्यक्तीकडून अनेक गोष्टी हव्या असतील, तर त्यांना क्रमांक द्या, म्हणजे ती उत्तर देऊ शकेल “1: हो, 2: शुक्रवार, 3: अमोलला विचारा”. वेगवेगळ्या लोकांकडून गोष्टी हव्या असतील, तर वेगळे ईमेल पाठवा; पाच जणांना पाठवलेल्या विनंतीवर कोणीच काम करत नाही.
उत्तर देणे सोपे करा
- ज्यांचे उत्तर एका ओळीत होईल असे प्रश्न विचारा: “आपण 3 वाजता कॉल करू शकतो का?”, “वेळेबद्दल तुमचे काय मत?” नव्हे.
- पर्याय द्या: “मंगळवार की गुरुवार?” हे “तुम्हाला कधी जमेल?” पेक्षा चांगले.
- कारणासह मुदत द्या: “बुधवारपर्यंत, म्हणजे मी गुरुवारी क्लायंटला पाठवू शकेन”. कारणामुळे मुदत मनमानी नव्हे तर वाजवी वाटते.
- वाचकाला जे हवे ते ईमेलमध्येच ठेवा. प्रश्न समजण्यासाठी तीन अटॅचमेंट उघडाव्या लागल्या, तर उत्तर नंतर येईल.
उपयोगी विषय-ओळी
विषय-ओळ हे ईमेलचे पहिले वाक्य आहे. “एक छोटा प्रश्न” आणि “अपडेट” काहीच सांगत नाहीत; “मंजुरी हवी: मार्चचे प्रवास बजेट” काय ते सांगते, आणि “शुक्रवारपर्यंत” कधी ते सांगते. चांगली कसोटी: गरज पडल्यास वाचक फक्त विषय-ओळ पाहून कृती करू शकेल का?
चर्चा मधेच विषय बदलत असेल, तर विषय-ओळही बदला. त्याने नंतर धागा शोधणे तुम्हा दोघांनाही सोपे जाते.
फोनवर वाचता येईल असा ठेवा
अनेक ईमेल पहिल्यांदा फोनवर, इतर कामांच्या मधे वाचले जातात. छोटे परिच्छेद, सर्वात वर विनंती, आणि शेवटच्या ओळीत कोणतीही महत्त्वाची गोष्ट दडलेली नाही. प्रश्नापर्यंत पोहोचायला स्क्रोल करावे लागत असेल, तर प्रश्न चुकीच्या जागी आहे.
पाठवण्याआधी तपासा
शेवटी त्या गोष्टी तपासा ज्या चुकल्या तर सर्वात महाग पडतात: संबोधनातील नाव, तारखा आणि वेळा, ज्या अटॅचमेंटचा उल्लेख केला ती, आणि रागाच्या भरात लिहिलेल्या एखाद्या गोष्टीचा सूर. मग शुद्धलेखन आणि व्याकरण तपासकावर सोपवा. Private Writing Assistant वेबसाइट्सवरील बहुतेक टेक्स्ट बॉक्सप्रमाणेच Gmail आणि वेबवरील Outlook मध्येही चालतो, आणि तुम्ही लिहीत असतानाच चुका अधोरेखित करतो.
लिहिता लिहिताच 101 भाषांमध्ये तुमचे ईमेल तपासण्यासाठी Private Writing Assistant Chrome मध्ये जोडा. तपासणीसाठी ईमेल तुमच्या संगणकाबाहेर जात नाही; पाहा हे कसे चालते.
