Hvordan skriver du en e-post som får svar?
Private Writing Assistant
Sjekk grammatikk og skriv om tekst med KI som kjører på enheten din. Gratis.
Legg til i Chrome
Legg til i Safari
Kort fortalt
Sett det du ber om, i de to første linjene, be om én ting, og si når du trenger det. En emnelinje som sier hva du ber om, og en tekst som er kort nok til å leses på mobilen, gjør resten.
Begynn med det du ber om
De fleste ubesvarte e-poster blir ikke oversett. De blir utsatt. Mottakeren åpner dem, ser ikke med én gang hva som ønskes, og bestemmer seg for å ta det senere. Senere kommer sjelden. Står forespørselen i de to første linjene, kan mottakeren bestemme seg med en gang.
Emne: Kjapt spørsmål
Hei Lene! Håper du hadde en fin helg. Som du vet, har vi jobbet med Q3-rapporten, og økonomiavdelingen har nå delt tallene sine. Jeg har gått gjennom det meste, men noen av de regionale tallene stemmer ikke med det vi hadde i juli. Har du mulighet til å se på dem?
Emne: Regionale tall i Q3-rapporten: kan du sjekke dem innen onsdag?
Hei Lene! Kan du sjekke de regionale tallene i Q3-rapporten innen onsdag? Tre av dem stemmer ikke med det vi hadde i juli; jeg har markert dem med gult. Takk!
Den andre versjonen er halvparten så lang, har en frist og sier nøyaktig hvor Lene skal se. Vennligheten overlevde; den flyttet fra åpningen til tonen. Der en varmere åpning er forventet, på grunn av kulturen eller relasjonen, kan du beholde én vennlig linje før forespørselen. Det viktige er at forespørselen kommer før bakgrunnen.
Én e-post, én forespørsel
En e-post med tre spørsmål får som regel svar på det første. Trenger du flere ting fra samme person, nummererer du dem, så personen kan svare «1: ja, 2: fredag, 3: spør Tor». Trenger du ting fra forskjellige personer, sender du separate e-poster; ingen gjør noe med en forespørsel som er adressert til fem personer.
Gjør det lett å svare
- Still spørsmål som kan besvares på én linje: «Kan vi flytte samtalen til kl. 15?» i stedet for «Hva tenker du om tidspunktet?»
- Gi valg: «Tirsdag eller torsdag?» slår «Når passer det for deg?»
- Gi en frist med en grunn: «innen onsdag, så jeg kan sende det til kunden på torsdag». En grunn gjør at fristen føles rimelig i stedet for vilkårlig.
- Legg det mottakeren trenger, i selve e-posten. Må mottakeren åpne tre vedlegg for å forstå spørsmålet, kommer svaret senere.
Emnelinjer som virker
Emnelinjen er e-postens første setning. «Kjapt spørsmål» og «Oppdatering» sier ingenting; «Trenger godkjenning: reisebudsjett for mars» sier hva, og «innen fredag» sier når. En god test: Kunne mottakeren handlet ut fra emnelinjen alene hvis det var nødvendig?
Skifter samtalen tema midt i en tråd, endrer du emnet også. Da blir tråden lettere å finne igjen senere, for dere begge.
Gjør e-posten lett å lese på mobilen
Mange e-poster leses først på mobilen, mellom andre ting. Korte avsnitt, forespørselen øverst og ingen viktige detaljer gjemt i siste linje. Må mottakeren rulle for å komme til spørsmålet, står spørsmålet på feil sted.
Sjekk den før du sender
Til slutt sjekker du detaljene som koster mest når de er feil: navnet i hilsenen, datoer og klokkeslett, vedlegget du nevner, og tonen i alt du skrev mens du var irritert. La deretter en grammatikkontroll ta rettskrivingen og grammatikken. Private Writing Assistant virker i Gmail og Outlook på nettet, som i de fleste tekstbokser på nettsteder, og understreker feil mens du skriver.
Legg til Private Writing Assistant i Chrome, og få e-postene dine sjekket mens du skriver, på 101 språk. E-posten forlater aldri datamaskinen din for kontrollen; se hvordan den virker.