Kaip parašyti el. laišką, kad į jį atsakytų?
Private Writing Assistant
Tikrinkite gramatiką ir perrašykite tekstą su DI, veikiančiu jūsų įrenginyje. Nemokamai.
Pridėti prie „Chrome“
Pridėti prie „Safari“
Trumpai
Prašymą pateikite pirmose dviejose eilutėse, prašykite vieno dalyko ir nurodykite, iki kada. Visa kita padarys tema, kurioje įvardytas prašymas, ir laiško tekstas, pakankamai trumpas, kad jį būtų galima perskaityti telefone.
Pradėkite nuo prašymo
Dauguma neatsakytų laiškų nėra ignoruojami. Jie atidedami. Skaitytojas laišką atidaro, iš pirmo žvilgsnio nemato, ko norima, ir nusprendžia tuo pasirūpinti vėliau. Tas „vėliau“ ateina retai. Jei prašymas pirmose dviejose eilutėse, skaitytojas gali nuspręsti iškart.
Tema: Trumpas klausimas
Labas, Lina! Tikiuosi, savaitgalis buvo geras. Kaip žinai, ruošiame III ketvirčio ataskaitą, ir finansų skyrius jau atsiuntė savo skaičius. Peržiūrėjau didžiąją dalį, bet kai kurie regionų skaičiai nesutampa su tais, kuriuos turėjome liepą. Gal galėtum į juos pažiūrėti?
Tema: III ketvirčio regionų skaičiai: gal patikrintum iki trečiadienio?
Labas, Lina! Gal galėtum iki trečiadienio patikrinti III ketvirčio ataskaitos regionų skaičius? Trys iš jų nesutampa su liepos duomenimis, pažymėjau juos geltonai. Ačiū!
Antroji versija perpus trumpesnė, joje yra terminas ir tiksliai pasakyta, kur Linai žiūrėti. Draugiškumas išliko – jis tik persikėlė iš įžangos į toną. Ten, kur šiltesnės pradžios tikimasi dėl kultūros ar santykių, prieš prašymą palikite vieną mandagų sakinį. Svarbu, kad prašymas būtų pateiktas prieš aplinkybes.
Vienas laiškas – vienas prašymas
Į laišką su trimis klausimais paprastai atsakoma tik į pirmąjį. Jei iš to paties žmogaus jums reikia kelių dalykų, sunumeruokite juos, kad jis galėtų atsakyti: „1 – taip, 2 – penktadienį, 3 – paklausk Tomo“. Jei dalykų reikia iš skirtingų žmonių, siųskite atskirus laiškus: prašymo, skirto penkiems žmonėms, niekas nesiima vykdyti.
Palengvinkite atsakymą
- Užduokite klausimus, į kuriuos galima atsakyti viena eilute: „Ar galime skambutį perkelti į 15 val.?“, o ne „Ką manote apie laiką?“
- Pasiūlykite variantus: „Antradienį ar ketvirtadienį?“ veikia geriau nei „Kada jums patogu?“
- Nurodykite terminą ir priežastį: „iki trečiadienio, kad ketvirtadienį galėčiau išsiųsti klientui“. Dėl priežasties terminas atrodo pagrįstas, o ne savavališkas.
- Viską, ko skaitytojui reikia, pateikite pačiame laiške. Jei klausimui suprasti reikia atidaryti tris priedus, atsakymas bus atidėtas.
Laiškų temos, kurios veikia
Tema – pirmasis laiško sakinys. „Trumpas klausimas“ ir „Naujienos“ nieko nesako, o „Reikia patvirtinimo: kovo komandiruočių biudžetas“ pasako, ko reikia, ir „iki penktadienio“ – kada. Geras testas: ar prireikus skaitytojas galėtų imtis veiksmų vien perskaitęs temą?
Jei pokalbio tema laiškų gijoje pasikeičia, pakeiskite ir laiško temą. Vėliau abiem bus lengviau ją rasti.
Kad būtų patogu skaityti telefone
Daug laiškų pirmą kartą perskaitoma telefone, tarp kitų reikalų. Trumpos pastraipos, prašymas viršuje, jokios svarbios detalės paskutinėje eilutėje. Jei iki klausimo reikia slinkti, klausimas ne savo vietoje.
Patikrinkite prieš siųsdami
Galiausiai patikrinkite detales, kurių klaidos kainuoja brangiausiai: vardą pasisveikinime (šauksmininku: „Laba diena, Tomai“, o ne „Laba diena, Tomas“), datas ir laiką, minimą priedą ir toną to, ką rašėte susierzinę. Tada leiskite tikrinimo įrankiui rasti rašybos ir gramatikos klaidas. „Private Writing Assistant“ veikia „Gmail“ ir „Outlook“ žiniatinklio versijose, kaip ir daugumoje svetainių teksto laukų, ir pabraukia klaidas jums rašant.
Pridėkite „Private Writing Assistant“ prie „Chrome“ ir tikrinkite laiškus jau rašydami, 101 kalba. Tikrinamas laiškas nepalieka jūsų kompiuterio; sužinokite, kaip tai veikia.