Private Writing AssistantComo escrever um e-mail que recebe resposta?
Ponha o seu pedido nas duas primeiras linhas, peça uma coisa só e diga até quando. Uma linha de assunto que nomeia o pedido e um texto curto o bastante para ler no celular fazem o resto.
Comece pelo pedido
A maioria dos e-mails sem resposta não foi ignorada. Foi adiada. O leitor abre, não vê de cara o que você quer e decide resolver depois. O depois quase nunca chega. Se o pedido está nas duas primeiras linhas, o leitor consegue decidir na hora.
Assunto: Dúvida rápida
Oi, Lena, tudo bem? Espero que seu fim de semana tenha sido bom. Como você sabe, estamos trabalhando no relatório do terceiro trimestre, e o financeiro já mandou os números. Já olhei quase tudo, mas alguns números regionais não batem com o que tínhamos em julho. Você conseguiria dar uma olhada neles?
Assunto: Números regionais do 3º trimestre: consegue conferir até quarta?
Oi, Lena, você consegue conferir os números regionais do relatório do terceiro trimestre até quarta? Três deles não batem com o que tínhamos em julho; marquei em amarelo. Obrigado!
A segunda versão tem metade do tamanho, tem prazo e diz à Lena exatamente onde olhar. A simpatia continua lá; ela só saiu da abertura e foi para o tom.
Um e-mail, um pedido
Um e-mail com três perguntas geralmente recebe resposta para a primeira. Se você precisa de várias coisas da mesma pessoa, numere, para ela poder responder “1: sim, 2: sexta, 3: pergunta para o Tiago”. Se precisa de coisas de pessoas diferentes, mande e-mails separados; ninguém age sobre um pedido endereçado a cinco pessoas.
Facilite a resposta
- Faça perguntas que se respondem numa linha: “Podemos passar a reunião para as 15h?” em vez de “O que você acha do horário?”
- Ofereça opções: “Terça ou quinta?” é melhor que “Quando fica bom para você?”
- Dê um prazo com motivo: “até quarta, para eu mandar ao cliente na quinta”. Um motivo faz o prazo parecer justo, e não arbitrário.
- Coloque no próprio e-mail o que o leitor precisa. Se ele tiver que abrir três anexos para entender a pergunta, vai responder depois.
Linhas de assunto que funcionam
A linha de assunto é a primeira frase do e-mail. “Dúvida rápida” e “Atualização” não dizem nada; “Aprovação necessária: orçamento de viagens de março” diz o quê, e “até sexta” diz quando. Um bom teste: o leitor conseguiria agir só com a linha de assunto, se precisasse?
Se a conversa muda de assunto no meio de uma troca de e-mails, mude o assunto também. Fica mais fácil achar a conversa depois, para os dois.
Deixe fácil de ler no celular
Muitos e-mails são lidos primeiro no celular, entre uma coisa e outra. Parágrafos curtos, o pedido no topo e nenhum detalhe importante escondido na última linha. Se o seu e-mail exige rolar a tela até chegar à pergunta, a pergunta está no lugar errado.
Revise antes de enviar
Por último, confira os detalhes que custam mais caro quando estão errados: o nome na saudação, datas e horários, o anexo que você menciona e o tom de qualquer coisa escrita com raiva. Depois deixe um corretor pegar a ortografia e a gramática. O Private Writing Assistant funciona no Gmail e no Outlook na web, como na maioria das caixas de texto dos sites, e sublinha os erros enquanto você digita.
Adicione o Private Writing Assistant ao Chrome para revisar seus e-mails enquanto escreve, em 101 idiomas. O e-mail nunca sai do seu computador para a verificação; veja como funciona.
