Private Writing AssistantUnaandikaje barua pepe inayojibiwa?
Weka ombi lako katika mistari miwili ya kwanza, omba kitu kimoja, na useme unakihitaji kufikia lini. Kichwa cha barua kinachotaja ombi na maandishi mafupi ya kutosha kusomwa kwenye simu hufanya yaliyobaki.
Anza na ombi
Barua pepe nyingi zisizojibiwa hazipuuzwi. Zinaahirishwa. Msomaji huzifungua, haoni kwa mtazamo mmoja kinachotakiwa, na anaamua kuzishughulikia baadaye. Baadaye hiyo mara chache huja. Ombi likiwa katika mistari miwili ya kwanza, msomaji anaweza kuamua papo hapo.
Kichwa: Swali fupi
Habari Neema, natumaini ulikuwa na wikendi njema. Kama unavyojua, tumekuwa tukifanyia kazi ripoti ya robo ya tatu, na idara ya fedha sasa imetuma takwimu zao. Nimepitia nyingi, lakini baadhi ya takwimu za kanda haziendani na tulizokuwa nazo Julai. Ungeweza kuziangalia?
Kichwa: Takwimu za kanda za robo ya tatu: unaweza kuzikagua kufikia Jumatano?
Habari Neema, unaweza kukagua takwimu za kanda katika ripoti ya robo ya tatu kufikia Jumatano? Tatu kati yake haziendani na tulizokuwa nazo Julai; nimeziwekea alama ya njano. Asante!
Toleo la pili ni nusu ya urefu, lina tarehe ya mwisho, na linamwambia Neema hasa mahali pa kuangalia. Ukarimu haukupotea; ulihama kutoka kwenye utangulizi hadi kwenye sauti ya ujumbe.
Barua pepe moja, ombi moja
Barua pepe yenye maswali matatu kwa kawaida hupata jibu la swali la kwanza. Ukihitaji vitu kadhaa kutoka kwa mtu mmoja, viwekee namba, ili aweze kujibu “1: ndiyo, 2: Ijumaa, 3: muulize Baraka”. Ukihitaji vitu kutoka kwa watu tofauti, tuma barua pepe tofauti; hakuna anayetekeleza ombi lililoelekezwa kwa watu watano.
Rahisisha kujibu
- Uliza maswali yanayoweza kujibiwa kwa mstari mmoja: “Tunaweza kusogeza simu hadi saa tisa alasiri?” badala ya “Una maoni gani kuhusu muda?”
- Toa machaguo: “Jumanne au Alhamisi?” ni bora kuliko “Ni lini inakufaa?”
- Toa tarehe ya mwisho pamoja na sababu: “kufikia Jumatano, ili niweze kumtumia mteja Alhamisi”. Sababu hufanya tarehe ya mwisho ionekane ya haki badala ya ya kiholela.
- Weka anachohitaji msomaji ndani ya barua pepe yenyewe. Akilazimika kufungua viambatisho vitatu ili kuelewa swali, atajibu baadaye.
Vichwa vya barua vinavyofanya kazi
Kichwa cha barua ni sentensi yake ya kwanza. “Swali fupi” na “Taarifa” havisemi chochote; “Idhini inahitajika: bajeti ya safari ya Machi” kinasema nini, na “kufikia Ijumaa” kinasema lini. Kipimo kizuri: msomaji angeweza kuchukua hatua kwa kusoma kichwa pekee kama angelazimika?
Mada ya mazungumzo ikibadilika katikati ya mfululizo wa barua, badilisha kichwa pia. Inafanya mfululizo huo kupatikana kwa urahisi baadaye, kwa nyote wawili.
Iwe rahisi kusoma kwenye simu
Barua pepe nyingi husomwa kwanza kwenye simu, katikati ya mambo mengine. Aya fupi, ombi juu, na hakuna undani muhimu uliofichwa kwenye mstari wa mwisho. Ikiwa barua pepe yako inahitaji kusogeza chini ili kufika kwenye swali, swali liko mahali pasipofaa.
Ikague kabla ya kutuma
Mwisho, kagua maelezo yanayogharimu zaidi yakiwa na kosa: jina kwenye salamu, tarehe na saa, kiambatisho unachokitaja, na sauti ya chochote ulichoandika ukiwa umekasirika. Kisha acha kikagua kikamate makosa ya tahajia na sarufi. Private Writing Assistant hufanya kazi katika Gmail na Outlook kwenye wavuti, kama ilivyo katika visanduku vingi vya maandishi kwenye tovuti, na huwekea makosa mistari unapoandika.
Ongeza Private Writing Assistant kwenye Chrome ili kukagua barua pepe zako unapoziandika, katika lugha 101. Barua pepe haitoki kamwe kwenye kompyuta yako kwa ajili ya ukaguzi; tazama jinsi kinavyofanya kazi.
