Private Writing AssistantЯк написати лист, на який дадуть відповідь?
Напишіть прохання в перших двох рядках, просіть про одне й укажіть термін. Решту зроблять тема, яка називає прохання, і текст, достатньо короткий, щоб прочитати його з телефона.
Почніть із прохання
Більшість листів без відповіді ніхто не ігнорує. Їх відкладають. Читач відкриває лист, з першого погляду не бачить, чого від нього хочуть, і вирішує розібратися пізніше. А пізніше настає рідко. Якщо прохання стоїть у перших двох рядках, читач може вирішити одразу.
Тема: Коротке питання
Добрий день, Олено! Сподіваюся, вихідні минули добре. Як ви знаєте, ми працюємо над звітом за третій квартал, і фінансовий відділ уже надіслав свої дані. Я переглянув більшу частину, але деякі регіональні цифри не збігаються з тим, що ми мали в липні. Чи не могли б ви на них подивитися?
Тема: Регіональні цифри за III квартал: перевірите до середи?
Добрий день, Олено! Чи могли б ви перевірити регіональні цифри у звіті за третій квартал до середи? Три з них не збігаються з липневими; я позначив їх жовтим. Дякую!
Другий варіант удвічі коротший, має термін і точно каже Олені, куди дивитися. Привітність нікуди не ділася: вона перейшла зі вступу в тон.
Один лист — одне прохання
На лист із трьома запитаннями зазвичай відповідають лише на перше. Якщо вам потрібно кілька речей від однієї людини, пронумеруйте їх, щоб вона могла відповісти: «1: так, 2: п’ятниця, 3: запитайте Тараса». Якщо вам потрібне різне від різних людей, надішліть окремі листи; на прохання, адресоване п’ятьом, не реагує ніхто.
Зробіть відповідь легкою
- Ставте запитання, на які можна відповісти одним рядком: «Перенесемо дзвінок на 15:00?» замість «Що думаєте щодо часу?»
- Пропонуйте варіанти: «Вівторок чи четвер?» краще, ніж «Коли вам зручно?»
- Указуйте термін із причиною: «до середи, щоб у четвер я міг надіслати це клієнтові». Причина робить термін справедливим, а не довільним.
- Кладіть у сам лист усе, що потрібно читачеві. Якщо, щоб зрозуміти запитання, треба відкрити три вкладення, відповідь буде пізніше.
Теми листів, які працюють
Тема — це перше речення листа. «Коротке питання» чи «Оновлення» нічого не кажуть; «Потрібне погодження: бюджет на відрядження в березні» каже, що саме, а «до п’ятниці» — коли. Добра перевірка: чи зміг би читач діяти, прочитавши лише тему?
Якщо посеред листування розмова переходить на іншу тему, змініть і тему листа. Так ланцюжок легше буде знайти пізніше вам обом.
Щоб лист легко читався з телефона
Багато листів уперше читають із телефона, між іншими справами. Короткі абзаци, прохання вгорі й жодної важливої деталі в останньому рядку. Якщо до запитання треба гортати, воно стоїть не на своєму місці.
Перевірте перед надсиланням
Наостанок перевірте деталі, помилки в яких коштують найдорожче: ім’я у звертанні, дати й час, вкладення, про яке ви згадуєте, і тон усього, що ви писали роздратованими. А правопис і граматику доручіть перевірці. Private Writing Assistant працює у вебверсіях Gmail та Outlook, як і в більшості текстових полів на сайтах, і підкреслює помилки просто під час набору.
Додайте Private Writing Assistant у Chrome, щоб перевіряти листи під час написання, 101 мовою. Для перевірки лист не покидає вашого комп’ютера; подивіться, як це працює.
