Private Writing Assistant격식 있게, 친근하게, 직접적으로: 메시지에 맞는 어조 고르기
“네, 목요일에 주세요.” 회의와 회의 사이에 급히 친, 좋다는 뜻의 짧은 답장이었습니다. 받은 동료는 자기가 뭘 잘못했는지 오후 내내 고민했습니다. 말 자체에는 무례한 데가 없었습니다. 어조는 빠진 것에서 나왔습니다.
핵심 요약
어조는 세 가지를 보고 고르세요. 누가 읽는지, 그 사람을 얼마나 잘 아는지, 무엇이 걸려 있는지. 처음 연락하는 사람, 윗사람, 민감한 주제라면 더 신경 써서 격식 있게 쓰고, 팀 동료에게 보내는 일상적인 소식이라면 짧고 직접적이어도 됩니다. 확신이 없을 때는 필요하다고 생각하는 것보다 조금 더 격식 있게 쓰세요.
글에서 어조가 엇나가는 이유
대화에서는 목소리와 표정이 절반의 일을 합니다. 웃으며 하는 짧은 대답은 친근하지만, 같은 말을 채팅으로 치면 퉁명스러워 보일 수 있습니다. 독자는 빠진 어조를 스스로 채워 넣고, 스트레스를 받을 때는 나쁜 쪽으로 채우기 쉽습니다.
그래서 글의 어조는 의식해서 골라야 합니다. 고르는 데는 질문 세 개면 충분합니다.
세 가지 질문
- 누가 읽나요? 고객, 상사, 처음 보는 사람, 친구. 나중에 누가 읽을지도 생각하세요. 메시지는 전달되기 마련입니다.
- 어떤 관계인가요? 매일 함께 일하는 사람이라면 인사 없이 짧은 메시지도 괜찮습니다. 한 번도 만난 적 없는 사람에게는 더 많은 맥락과 예의가 필요합니다.
- 무엇이 걸려 있나요? 점심 약속, 놓친 마감, 불만, 나쁜 소식. 걸린 것이 클수록 독자는 단어 하나하나에 더 많은 의미를 읽어 냅니다.
답이 나오면 두 끝 사이 어디에 설지 정해집니다. 짧고 직접적이며 편한 쪽, 아니면 빠짐없고 신중하며 격식 있는 쪽. 업무 메시지는 대부분 그 중간 어딘가에 있습니다.
같은 지연 소식, 두 번 쓰기
같은 소식, 즉 지연 소식을 서로 다른 두 독자에게.
- 팀 동료에게: "보고서 목요일쯤 될 것 같아요. 데이터가 하루 늦게 와서요. 미안해요!"
- 고객에게: "이지은 님, 분기 보고서 전달이 화요일에서 목요일로 늦어지게 되어 죄송합니다. 원본 데이터가 하루 늦게 도착했으며, 서둘러 만든 보고서보다는 완성도 있는 보고서를 드리고 싶습니다. 목요일로 인해 일정에 문제가 생긴다면 말씀해 주십시오."
첫 번째는 새 날짜만 알면 되는 팀 동료에게 맞습니다. 두 번째는 고객에게 맞습니다. 바뀐 내용을 밝히고, 이유를 한 번 설명하고, 책임을 지고, 다음 단계를 제안합니다. 어느 쪽이 일반적으로 더 낫지 않습니다. 각각 한 독자에게 맞을 뿐입니다.
실제로 어조를 바꾸는 것
- 인사말과 맺음말. 첫 줄과 마지막 줄이 독자가 본문에 닿기 전에 글의 격을 정합니다.
- 높임법. "~해요"와 "~합니다", 그리고 반말 사이의 선택이 거리를 정합니다. 영어에는 ‘you’가 하나뿐이라 축약형 같은 다른 방법으로 거리를 나타내고, ‘you’의 존칭과 평칭을 구별하는 언어도 있습니다. 한국어에서는 상대를 ‘당신’이라 부르지 않고 직함(“과장님”)이나 이름에 ‘님’을 붙여 부르는 방식도 어조를 크게 좌우합니다.
- 직접성. "파일 보내 줘"와 "파일을 보내 주실 수 있을까요?"는 같은 것을 서로 다른 거리에서 부탁합니다.
- 설명. 이유를 덧붙이면 부탁이나 거절이 갑작스럽지 않고 생각 끝에 나온 것으로 느껴집니다.
- 이모지와 느낌표. 동료 사이에서는 따뜻하지만, 처음 보는 사람이나 나쁜 소식에서는 위험합니다.
언어와 문화에 따른 어조
언어마다 공손함과 딱딱함의 경계가 다른 곳에 있습니다. 한국어나 독일어 업무 이메일에서 흔한 격식이 영어에서는 거리감 있게 느껴질 수 있고, 미국식의 편한 친근함은 다른 곳에서는 지나치게 허물없이 읽힐 수 있습니다. 다른 문화권 사람에게 쓸 때는 상대의 지난 메시지를 따라 하세요. 인사말, 길이, 격식 수준을요.
확신이 없을 때
필요하다고 느끼는 것보다 조금 더 격식 있게 시작하세요. 다음 메시지에서 어조를 풀기는 쉽지만, 무성의하게 받아들여진 어조를 되돌리기는 어렵습니다. 보내기 전에 받는 사람의 입장에서 한 번 읽어 보세요. 특히 상대가 힘든 하루를 보내고 있을 때는요.
다른 어조를 빠르게 시도해 보려면 Private Writing Assistant에서 메시지를 선택하고 '다시 쓰기'를 누른 뒤 '전문적'이나 '친근하게'를 고르세요. 바뀐 부분이 강조된 새 버전이 같은 언어로 나오고, 보내기 전에 둘을 비교할 수 있습니다. 격식 있는 쪽에 대해서는 메시지를 업무용 말투로 바꾸는 글에서 더 다룹니다.
Private Writing Assistant로 다음 메시지를 101개 언어 중 어느 언어로든 다른 어조로 바꿔 보세요.