Private Writing Assistant正式、友好或直接：为一条消息选对语气
“行，周四发吧。”五个字，是在两个会之间匆匆打出来的，本意是同意。收到的同事却琢磨了一下午，不知道自己哪里做错了。这几个字本身没有一点不礼貌。语气来自缺掉的那部分。
简而言之
根据三件事选语气：谁会读这条消息，你和对方有多熟，以及事情有多要紧。陌生人、上级或敏感话题，需要更用心、更正式；队友和日常进度，可以简短直接。拿不准时，比你觉得需要的再正式一点。
为什么文字里的语气容易出错
当面说话时，声音和表情承担了一半的工作。带着笑容的简短回答很友好，同样的字打在聊天框里却可能显得冷淡。读者会自己补上缺失的语气，而在压力之下，往往往坏处补。
所以，文字的语气需要有意识地去选。选语气，三个问题就够了。
三个问题
- 谁来读？客户、领导、陌生人还是朋友。也想想以后还有谁可能读到：消息是会被转发的。
- 你们是什么关系？每天一起工作的人，收到一条没有问候的简短消息也没关系。从没见过面的人，需要更多背景和更多礼貌。
- 事情有多要紧？午饭安排、错过的截止日期、投诉还是坏消息。事情越要紧，读者越会在每个字里读出意思。
有了答案，你就知道该站在两端之间的哪个位置：一端是简短、直接、随意，另一端是完整、谨慎、正式。大多数工作消息都在中间某处。
同一次延期，写两遍
同一个消息，也就是延期，写给两个不同的读者。
- 写给队友：“报告要晚点了，估计周四。数据晚到了一天。不好意思啊！”
- 写给客户：“李女士您好，很抱歉通知您，季度报告将于周四而非周二交付。源数据晚到了一天，与其仓促交稿，我们更希望交给您一份完整的报告。如果周四会影响您的工作安排，请随时告诉我。”
第一条适合只需要知道新日期的队友。第二条适合客户：它点明了变化，解释了一次原因，承担了责任，还给出了下一步。两者没有高下之分，各自适合一位读者。
真正改变语气的是什么
- 称呼和结尾。第一句和最后一句，在读者读到正文之前就定下了基调。
- “您”和“你”，以及语气词。用“您”还是“你”，加不加“吧”“呢”“啦”，都会改变距离感。英语只有一个“you”，所以靠缩略形式等别的办法调节距离；有些语言则用正式和非正式的“你”来区分。
- 直接程度。“把文件发我”和“能麻烦您把文件发我吗？”请求的是同一件事，距离却不一样。
- 解释。给出理由，会让请求或拒绝显得经过考虑，而不是生硬。
- 表情符号和感叹号。在同事之间显得热情，对陌生人或在坏消息里则有风险。
跨语言、跨文化的语气
每种语言划分礼貌和生硬的界线都不一样。在中文或日文商务邮件里很正常的客气，放到英语里可能显得疏远；美国人随意的热情，在别处又可能显得过于亲昵。给另一种文化背景的人写信时，就照着对方上一条消息来：称呼、长度和正式程度都向它看齐。
拿不准的时候
开头比你觉得需要的再正式一点。下一条消息把语气放松很容易，收回一条显得随便的消息却很难。发送前以收件人的身份读一遍，尤其是当对方可能正在经历糟糕的一天时。
想快速试试另一种语气，就在 Private Writing Assistant 里选中你的消息，点击“改写”，选择“专业”或“友好”。你会得到一个新版本，改动之处高亮显示，语言保持不变，发送前可以把两个版本对比一下。关于正式这一端，可以看我们的文章怎样让消息听起来更专业。
用 Private Writing Assistant 给下一条消息换个语气试试，101 种语言都可以。