Ametlik, sõbralik või otsekohene: kuidas valida sõnumile õige toon
Private Writing Assistant
Kontrolli grammatikat ja kirjuta tekste ümber tehisintellektiga, mis töötab sinu seadmes. Tasuta.
Lisa Chrome'i
Lisa Safarisse
„Olgu, saada neljapäeval.“ Kolm sõna, kirjutatud kahe koosoleku vahel, mõeldud nõusolekuna. Kolleeg, kes need sai, mõtles terve pärastlõuna, mida ta valesti tegi. Sõnades polnud midagi ebaviisakat. Toon tuli sellest, mis puudu oli.
Lühidalt
Valige toon kolme asja põhjal: kes sõnumit loeb, kui hästi te teda tunnete ja mis on kaalul. Võõras, kõrgemal positsioonil kolleeg või tundlik teema nõuavad rohkem hoolt ja ametlikkust; meeskonnakaaslasele ja tavapärase ülevaate puhul võib kirjutada lühidalt ja otse. Kahtluse korral olge veidi ametlikum, kui arvate vajalik olevat.
Miks toon kirjas viltu läheb
Vestluses teevad pool tööd ära teie hääl ja nägu. Lühike vastus koos naeratusega on sõbralik; samad sõnad vestlusaknas võivad tunduda järsud. Lugeja täidab puuduva tooni ise ja stressis täidab ta selle pigem negatiivsena.
Seepärast tuleb kirjaliku teksti toon valida teadlikult. Selleks piisab kolmest küsimusest.
Kolm küsimust
- Kes loeb? Klient, juht, võõras või sõber. Mõelge ka sellele, kes võib seda hiljem lugeda: sõnumeid saadetakse edasi.
- Milline on teie suhe? Inimene, kellega töötate iga päev, talub lühikest sõnumit ilma tervituseta. Inimene, keda te pole kunagi kohanud, vajab rohkem konteksti ja viisakust.
- Mis on kaalul? Lõunaplaan, ületatud tähtaeg, kaebus või halb uudis. Mida suurem on panus, seda rohkem loeb lugeja igast sõnast välja.
Vastused annavad teile asukoha kahe otsa vahel: lühike, otsekohene ja mitteametlik või põhjalik, hoolikas ja ametlik. Enamik töösõnumeid asub kusagil keskel.
Sama viivitus kaks korda kirjutatuna
Sama uudis, viivitus, kahele eri lugejale.
- Meeskonnakaaslasele: „Hei, raport jääb hiljaks, tõenäoliselt neljapäevaks. Andmed tulid päev hiljem. Vabandust!“
- Kliendile: „Tere, Kati Lepp! Kahjuks pean teatama, et kvartaliaruanne jõuab teieni teisipäeva asemel neljapäeval. Lähteandmed saabusid meile päev hiljem ja eelistan saata teile tervikliku aruande, mitte kiirustades tehtud aruannet. Andke palun teada, kui neljapäev teie plaane segab.“
Esimene sobib meeskonnakaaslasele, kes vajab ainult uut kuupäeva. Teine sobib kliendile: see nimetab muudatuse, selgitab seda üks kord, võtab vastutuse ja pakub järgmise sammu. Kumbki pole üldiselt parem. Kumbki sobib ühele lugejale.
Mis tooni tegelikult muudab
- Tervitus ja lõputervitus. Esimene ja viimane rida määravad registri enne, kui lugeja sisuni jõuab. „Tere, Kati!“ ja „Tervitades“ on soojemad kui „Lugupeetud Kati Lepp“ ja „Lugupidamisega“.
- Läheduse grammatika. Eesti keeles teeb selle valiku „sina“ või „teie“ ja sellega koos tegusõna vorm: „Saada mulle fail“ või „Saatke mulle fail“. Ühel sõnumil peab olema üks valik; vahetamine poole kirja pealt mõjub hooletult. Inglise keeles on ainult üks „you“, nii et seal annavad lähedust märku muud vahendid, mõnes keeles aga tegusõna lõpud, kõnetasandid või tiitlid.
- Otsekohesus. „Saatke mulle fail“ ja „Kas saaksite mulle faili saata?“ küsivad sama asja eri kauguselt.
- Põhjendus. Põhjus muudab palve või keeldumise läbimõelduks, mitte järsuks.
- Emojid ja hüüumärgid. Kolleegide vahel soojad, võõrastega ja halbade uudiste puhul riskantsed. Tervituse järel on hüüumärk eesti keeles tavaline („Tere, Kati!“) ega mõju elevalt.
Toon eri keeltes ja kultuurides
Iga keel tõmbab viisaka ja kange vahelise piiri eri kohta. Eesti töökirjad on enamasti lühikesed ja asjalikud; see, mis meile tundub tõhus, võib inglise või jaapani kirjas mõjuda järsuna, ja ameeriklase vaba sõbralikkus võib eesti lugejale tunduda liialdatud. Kui kirjutate teise kultuuri inimesele, peegeldage tema viimast sõnumit: tema tervitust, pikkust ja ametlikkuse taset.
Kui te pole kindel
Alustage veidi ametlikumalt, kui vajalik tundub. Tooni on järgmises sõnumis lihtne leevendada, kuid raske tagasi võtta tooni, mis mõjus hoolimatuna. Lugege sõnum korra saaja pilgu läbi, eriti kui tal on raske päev.
Teise tooni kiireks proovimiseks märkige sõnum laienduses Private Writing Assistant, vajutage „Kirjuta ümber“ ja valige „Professionaalne“ või „Sõbralik“. Saate uue versiooni, kus muudatused on esile tõstetud, samas keeles, ja saate enne saatmist kaht versiooni võrrelda. Meie postitus sõnumi professionaalsemaks muutmisest räägib ametlikust otsast lähemalt.
Proovige oma järgmist sõnumit teises toonis, ükskõik millises 101 keelest, laiendusega Private Writing Assistant.