ઔપચારિક, મૈત્રીપૂર્ણ કે સીધો: સંદેશા માટે યોગ્ય સૂર પસંદ કરવો
Private Writing Assistant
તમારા ડિવાઇસ પર જ ચાલતા AI વડે વ્યાકરણ તપાસો અને લખાણ ફરીથી લખો. મફત.
Chromeમાં ઉમેરો
Safariમાં ઉમેરો
“ઠીક છે, ગુરુવારે મોકલો.” બે મીટિંગ વચ્ચે ટાઇપ કરેલા ચાર શબ્દ, અર્થ હતો “હા”. જે સહકર્મીને એ મળ્યા, તેમણે આખી બપોર એ વિચારવામાં કાઢી કે પોતાની શી ભૂલ થઈ. શબ્દોમાં કશું તોછડું નહોતું. સૂર એમાંથી આવ્યો જે લખાયું જ નહોતું.
ટૂંકમાં
સૂર ત્રણ વાત પરથી પસંદ કરો: સંદેશો કોણ વાંચશે, તમે તેમને કેટલું ઓળખો છો, અને શું દાવ પર છે. અજાણી વ્યક્તિ, વરિષ્ઠ સહકર્મી કે નાજુક વિષય વધુ કાળજી અને ઔપચારિકતા માંગે છે; સાથીદાર અને રોજિંદું અપડેટ ટૂંકું અને સીધું હોઈ શકે. શંકા હોય તો જરૂરી લાગે તેના કરતાં થોડા વધુ ઔપચારિક રહો.
લખાણમાં સૂર કેમ બગડે છે
વાતચીતમાં અડધું કામ તમારો અવાજ અને ચહેરો કરે છે. સ્મિત સાથેનો ટૂંકો જવાબ મૈત્રીભર્યો છે; એ જ શબ્દો ચૅટમાં ટાઇપ થાય તો તોછડા લાગી શકે. વાચકો ખૂટતો સૂર જાતે ભરી લે છે, અને તણાવમાં હોય ત્યારે ઘણી વાર ખરાબ રીતે.
તેથી લેખિત સૂર સમજીવિચારીને પસંદ કરવો પડે. એ માટે ત્રણ પ્રશ્ન પૂરતા છે.
ત્રણ પ્રશ્ન
- કોણ વાંચશે? ક્લાયન્ટ, મેનેજર, અજાણી વ્યક્તિ કે મિત્ર. પછી બીજું કોણ વાંચી શકે એ પણ વિચારો: સંદેશા આગળ મોકલાય છે.
- તમારો સંબંધ શું છે? જેની સાથે રોજ કામ કરો છો તે અભિવાદન વગરનો ટૂંકો સંદેશો સ્વીકારી શકે. જેમને ક્યારેય મળ્યા નથી તેમને વધુ સંદર્ભ અને વધુ વિવેક જોઈએ.
- શું દાવ પર છે? બપોરના જમણનો પ્લાન, ચૂકી ગયેલી સમયમર્યાદા, ફરિયાદ કે ખરાબ સમાચાર. દાવ જેટલો ઊંચો, વાચક દરેક શબ્દમાં એટલું વધુ વાંચશે.
જવાબો તમને બે છેડા વચ્ચેની જગ્યા આપે છે: ટૂંકું, સીધું અને અનૌપચારિક, કે પૂરું, કાળજીભર્યું અને ઔપચારિક. કામના મોટા ભાગના સંદેશા વચ્ચે ક્યાંક હોય છે.
એ જ વિલંબ, બે રીતે લખાયેલો
એક જ સમાચાર, મોડું થવું, બે જુદા વાચકો માટે.
- સાથીદારને: “અરે, રિપોર્ટ થોડો મોડો થશે, કદાચ ગુરુવાર સુધીમાં. ડેટા એક દિવસ મોડો આવ્યો. સૉરી!”
- ક્લાયન્ટને: “આદરણીય શ્રીમતી પટેલ, આપને જણાવતાં દિલગીરી થાય છે કે ત્રિમાસિક અહેવાલ મંગળવારને બદલે ગુરુવારે પહોંચશે. મૂળ ડેટા અમને એક દિવસ મોડો મળ્યો, અને ઉતાવળિયા અહેવાલને બદલે હું આપને પૂરો અહેવાલ મોકલવાનું પસંદ કરીશ. ગુરુવારથી આપના આયોજનમાં કોઈ મુશ્કેલી થતી હોય તો કૃપા કરી જણાવશો.”
પહેલો એ સાથીદાર માટે યોગ્ય છે જેને ફક્ત નવી તારીખ જોઈએ છે. બીજો ક્લાયન્ટ માટે યોગ્ય છે: ફેરફાર જણાવે છે, એક વાર કારણ સમજાવે છે, જવાબદારી લે છે અને આગલું પગલું સૂચવે છે. સામાન્ય રીતે કોઈ વધુ સારો નથી. દરેક એક વાચકને બંધબેસે છે.
ખરેખર સૂર શું બદલે છે
- અભિવાદન અને સમાપન. વાચક મુદ્દા સુધી પહોંચે તે પહેલાં જ પહેલી અને છેલ્લી લીટી સ્તર નક્કી કરી દે છે.
- સંબોધન. ગુજરાતીમાં આ પસંદગી “આપ”, “તમે” અને “તું” થી થાય છે, અને તે મુજબ ક્રિયાપદ પણ બદલાય છે (“તમે મોકલશો”, “તું મોકલીશ”). નામ પાછળ “ભાઈ” કે “બહેન” ઉમેરવું (કેતનભાઈ) ઑફિસમાં પણ માનભર્યું અને સામાન્ય છે. અંગ્રેજીમાં “you” એક જ છે, એટલે તે નિકટતા બીજી રીતે બતાવે છે, જેમ કે સંક્ષિપ્ત રૂપોથી; કેટલીક ભાષાઓ ક્રિયાપદનાં રૂપો કે ભાષાના સ્તરથી, અને કેટલીક સર્વનામને બદલે પદવીઓથી.
- સીધાપણું. “ફાઇલ મોકલ” અને “ફાઇલ મોકલી શકશો?” એક જ વસ્તુ માંગે છે, જુદા અંતરેથી.
- કારણ. કારણ આપવાથી વિનંતી કે ઇનકાર વિચારપૂર્વકનો લાગે છે, અચાનક નહીં.
- ઇમોજી અને ઉદ્ગારચિહ્ન. સહકર્મીઓમાં હૂંફાળાં, અજાણ્યા સાથે અને ખરાબ સમાચારમાં જોખમી.
ભાષાઓ અને સંસ્કૃતિઓ પ્રમાણે સૂર
દરેક ભાષા વિવેકી અને અક્કડ વચ્ચેની રેખા જુદી જગ્યાએ દોરે છે. ગુજરાતી કે જાપાની વ્યાવસાયિક ઈમેલમાં સામાન્ય ઔપચારિકતા અંગ્રેજીમાં દૂરની લાગી શકે, અને અમેરિકનની સહજ મૈત્રીભરી શૈલી બીજે વધુ પડતી નિકટ લાગી શકે. બીજી સંસ્કૃતિની વ્યક્તિને લખો ત્યારે તેમના આગલા સંદેશા જેવું લખો: તેમનું અભિવાદન, તેમની લંબાઈ, તેમની ઔપચારિકતા.
જ્યારે ખાતરી ન હોય
જરૂરી લાગે તેના કરતાં થોડી વધુ ઔપચારિકતાથી શરૂ કરો. આગલા સંદેશામાં સૂર હળવો કરવો સહેલો છે, પણ બેદરકાર લાગેલો સૂર પાછો ખેંચવો અઘરો. સંદેશો એક વાર મેળવનારની નજરે વાંચો, ખાસ કરીને જો તેમનો દિવસ ખરાબ જતો હોય.
ઝડપથી બીજો સૂર અજમાવવા Private Writing Assistantમાં તમારો સંદેશો પસંદ કરો, “ફરીથી લખો” દબાવો અને “વ્યાવસાયિક” કે “મૈત્રીપૂર્ણ” પસંદ કરો. ફેરફારો હાઇલાઇટ કરેલું નવું રૂપ એ જ ભાષામાં મળે છે, અને મોકલતાં પહેલાં બંનેની સરખામણી કરી શકો. સંદેશાને વ્યાવસાયિક બનાવવા વિશેની અમારી પોસ્ટ ઔપચારિક છેડે વધુ આગળ જાય છે.
તમારો આગલો સંદેશો Private Writing Assistant સાથે બીજા સૂરમાં અજમાવો, 101માંથી કોઈ પણ ભાષામાં.