Oficialiai, draugiškai ar tiesiai: kaip parinkti žinutės toną
Private Writing Assistant
Tikrinkite gramatiką ir perrašykite tekstą su DI, veikiančiu jūsų įrenginyje. Nemokamai.
Pridėti prie „Chrome“
Pridėti prie „Safari“
„Gerai, siųsk ketvirtadienį.“ Trys žodžiai, parašyti tarp dviejų susitikimų ir reiškiantys „taip“. Juos gavusi kolegė visą popietę sukosi galvą, ką padarė ne taip. Žodžiuose nebuvo nieko nemandagaus. Toną sukūrė tai, ko trūko.
Trumpai
Toną rinkitės pagal tris dalykus: kas skaitys žinutę, kaip gerai tą žmogų pažįstate ir kas pastatyta ant kortos. Nepažįstamam žmogui, vyresniam kolegai ar jautria tema reikia daugiau atidumo ir oficialumo; komandos nariui ir įprastai naujienai užtenka trumpos ir tiesios žinutės. Jei abejojate, rašykite šiek tiek oficialiau, nei manote, kad reikia.
Kodėl rašytinis tonas nepavyksta
Pokalbyje pusę darbo atlieka balsas ir veidas. Trumpas atsakymas su šypsena skamba draugiškai, o tie patys žodžiai, parašyti pokalbių lange, gali atrodyti šiurkštūs. Trūkstamą toną skaitytojai įsivaizduoja patys, o patiriant stresą – dažniausiai neigiamą.
Todėl rašytinį toną reikia rinktis sąmoningai. Tam užtenka trijų klausimų.
Trys klausimai
- Kas skaitys? Klientas, vadovas, nepažįstamasis ar draugas. Pagalvokite ir apie tai, kas gali perskaityti vėliau: žinutės persiunčiamos.
- Koks jūsų ryšys? Kolega, su kuriuo dirbate kasdien, gali gauti trumpą žinutę be pasisveikinimo. Žmogui, kurio niekada nesutikote, reikia daugiau konteksto ir mandagumo.
- Kas pastatyta ant kortos? Pietų planas, praleistas terminas, skundas ar bloga žinia. Kuo daugiau pastatyta, tuo daugiau skaitytojas įžvelgs kiekviename žodyje.
Atsakymai parodo vietą tarp dviejų kraštutinumų: trumpai, tiesiai ir neoficialiai arba išsamiai, atidžiai ir oficialiai. Dauguma darbo žinučių yra kažkur per vidurį.
Tas pats vėlavimas, parašytas du kartus
Ta pati žinia – vėlavimas – dviem skirtingiems skaitytojams.
- Komandos nariui: „Labas, ataskaita vėluos, turbūt bus ketvirtadienį. Duomenys atėjo diena vėliau. Atsiprašau!“
- Klientei: „Gerbiama ponia Kazlauskiene, deja, turiu pranešti, kad ketvirčio ataskaitą gausite ne antradienį, o ketvirtadienį. Pradiniai duomenys mus pasiekė diena vėliau, o aš verčiau atsiųsiu jums išsamią ataskaitą nei skubotą. Praneškite, jei ketvirtadienis trukdytų jūsų planams.“
Pirmoji tinka komandos nariui, kuriam tereikia naujos datos. Antroji tinka klientei: ji įvardija pakeitimą, vieną kartą jį paaiškina, prisiima atsakomybę ir pasiūlo tolesnį žingsnį. Nė viena nėra apskritai geresnė. Kiekviena tinka vienam skaitytojui.
Kas iš tikrųjų keičia toną
- Pasisveikinimas ir atsisveikinimas. Pirmoji ir paskutinė eilutės nustato registrą dar prieš skaitytojui pasiekiant turinį.
- Artumo gramatika. Lietuvių kalboje svarbiausias signalas – „tu“ ar „jūs“, o kreipinys šauksmininku („Tomai“, „ponia Kazlauskiene“) dar tiksliau nustato atstumą. Anglų kalba turi tik vieną „you“, todėl artumą rodo kitaip, pavyzdžiui, sutrumpinimais, o kai kurios kalbos – veiksmažodžių galūnėmis, kalbos lygmenimis ar titulais vietoj „jūs“.
- Tiesmukumas. „Atsiųsk man failą“ ir „Ar galėtumėte atsiųsti failą?“ prašo to paties, bet iš skirtingo atstumo.
- Paaiškinimas. Dėl priežasties prašymas ar atsisakymas atrodo apgalvotas, o ne staigus.
- Jaustukai ir šauktukai. Šilta tarp kolegų, rizikinga su nepažįstamaisiais ir pranešant blogas žinias.
Tonas skirtingose kalbose ir kultūrose
Kiekviena kalba ribą tarp mandagumo ir sustingimo brėžia vis kitur. Lietuviškas dalykinis laiškas su „Gerbiamas“ ir „jūs“ angliškai gali pasirodyti tolimas, o amerikietiškas atsainus draugiškumas lietuviui – pernelyg familiarus. Rašydami kitos kultūros žmogui, atkartokite jo paskutinę žinutę: pasisveikinimą, ilgį, oficialumo lygį. Jei jis perėjo prie „tu“ ar vardo, galite pereiti ir jūs.
Kai nesate tikri
Pradėkite šiek tiek oficialiau, nei atrodo būtina. Kitoje žinutėje toną atlaisvinti lengva, o atsiimti tą, kuris pasirodė nerūpestingas, sunku. Perskaitykite žinutę kaip gavėjas, ypač jei jo diena gali būti sunki.
Norėdami greitai išbandyti kitą toną, pažymėkite žinutę, spustelėkite „Perrašyti“ plėtinyje „Private Writing Assistant“ ir pasirinkite „Profesionaliai“ arba „Draugiškai“. Gausite naują variantą su paryškintais pakeitimais ta pačia kalba ir prieš siųsdami galėsite palyginti abu. Oficialesnis tonas plačiau aptartas mūsų įraše apie tai, kaip žinutę padaryti profesionalesnę.
Išbandykite kitos žinutės kitą toną bet kuria iš 101 kalbos su „Private Writing Assistant“.