رسمی، دوستانه یا صریح: انتخاب لحن مناسب برای یک پیام
Private Writing Assistant
دستور زبان را بررسی کنید و متن را با هوش مصنوعی‌ای که روی دستگاه خودتان اجرا می‌شود بازنویسی کنید. رایگان.
افزودن به Chrome
افزودن به Safari
«باشه، پنجشنبه بفرست.» سه کلمه که بین دو جلسه با عجله تایپ شد و منظورش «بله» بود. همکاری که آن را گرفت تمام بعدازظهر فکر می‌کرد چه خطایی کرده. در خود کلمه‌ها هیچ بی‌ادبی‌ای نبود. لحن از چیزی آمد که در آن‌ها نبود.
به‌طور خلاصه
لحن را از سه چیز انتخاب کنید: چه کسی پیام را می‌خواند، چقدر او را می‌شناسید، و چه چیزی در میان است. غریبه، مدیر ارشد یا موضوع حساس دقت و رسمیت بیشتری می‌خواهند؛ هم‌تیمی و یک خبر روزمره می‌توانند کوتاه و صریح باشند. وقتی شک دارید، کمی رسمی‌تر از آنچه فکر می‌کنید لازم است بنویسید.
چرا لحن در نوشتن اشتباه از آب درمی‌آید
در گفت‌وگوی رودررو، صدا و چهره‌تان نیمی از کار را می‌کنند. یک جواب کوتاه با لبخند دوستانه است؛ همان کلمه‌ها در پیام‌رسان ممکن است تند به نظر برسند. خواننده‌ها لحنِ غایب را خودشان پر می‌کنند، و وقتی تحت فشارند، معمولاً منفی پرش می‌کنند.
پس لحن نوشتاری را باید آگاهانه انتخاب کرد. سه پرسش برای انتخابش کافی است.
سه پرسش
- چه کسی می‌خواند؟ مشتری، مدیر، غریبه یا دوست. به این هم فکر کنید که بعداً چه کسی ممکن است بخواندش: پیام‌ها فوروارد می‌شوند.
- رابطه‌تان چیست؟ کسی که هر روز با او کار می‌کنید پیام کوتاه بی‌سلام را هم می‌پذیرد. کسی که هرگز ندیده‌اید بافت بیشتر و احترام بیشتری لازم دارد.
- چه چیزی در میان است؟ قرار ناهار، مهلتی که از دست رفته، یک شکایت یا خبر بد. هر چه بیشتر در میان باشد، خواننده از هر کلمه برداشت بیشتری می‌کند.
جواب‌ها جایی میان دو سر طیف را به شما نشان می‌دهند: کوتاه، صریح و خودمانی، یا کامل، سنجیده و رسمی. بیشتر پیام‌های کاری جایی در میانه‌اند.
همان تأخیر، دو بار نوشته‌شده
یک خبر، یعنی تأخیر، برای دو خوانندهٔ متفاوت.
- به یک هم‌تیمی: «سلام، گزارش دیر می‌شه، احتمالاً پنجشنبه. داده‌ها یه روز دیر رسید. ببخشید!»
- به یک مشتری: «خانم رضایی گرامی، متأسفانه گزارش فصلی به جای سه‌شنبه، پنجشنبه به دستتان می‌رسد. داده‌های منبع یک روز دیرتر به ما رسید، و ترجیح دادیم گزارشی کامل بفرستیم تا گزارشی شتاب‌زده. اگر پنجشنبه برنامه‌ریزی‌تان را به هم می‌زند، لطفاً به من خبر دهید.»
اولی برای هم‌تیمی‌ای مناسب است که فقط تاریخ تازه را لازم دارد. دومی برای مشتری مناسب است: تغییر را نام می‌برد، یک بار توضیحش می‌دهد، مسئولیت را می‌پذیرد و قدم بعدی را پیشنهاد می‌کند. هیچ‌کدام در کل بهتر نیست. هر کدام به یک خواننده می‌خورد.
آنچه واقعاً لحن را عوض می‌کند
- سلام و پایان‌بندی. خط اول و آخر سطح لحن را پیش از رسیدن خواننده به اصل مطلب تعیین می‌کنند.
- «تو» یا «شما»، شکسته یا کتابی. «می‌فرستم» و «تو» خودمانی‌ترند، «ارسال خواهم کرد» و «شما» رسمی‌تر. انگلیسی فقط یک «you» دارد، پس صمیمیت را از راه‌های دیگری نشان می‌دهد، مثل شکل‌های کوتاه‌شده؛ زبان‌های دیگر با پایانهٔ فعل، سطح گفتار یا عنوان به جای ضمیر.
- صراحت. «فایل را بفرست» و «ممکن است فایل را برایم بفرستید؟» یک چیز را از دو فاصلهٔ متفاوت می‌خواهند.
- توضیح. آوردن دلیل، درخواست یا جواب منفی را سنجیده نشان می‌دهد، نه ناگهانی.
- شکلک و علامت تعجب. میان همکاران گرم است، با غریبه‌ها و در خبر بد پرخطر.
لحن در زبان‌ها و فرهنگ‌های مختلف
هر زبانی مرز مؤدب و خشک را جای دیگری می‌کشد. تعارف‌هایی که در یک ایمیل کاری فارسی عادی است ممکن است در انگلیسی اغراق‌آمیز باشد، و صمیمیت بی‌تکلف آمریکایی ممکن است جاهای دیگر زیادی خودمانی به نظر برسد. وقتی برای کسی از فرهنگ دیگر می‌نویسید، از آخرین پیامش پیروی کنید: سلامش، طولش، میزان رسمیتش.
وقتی مطمئن نیستید
کمی رسمی‌تر از آنچه لازم به نظر می‌رسد شروع کنید. نرم کردن لحن در پیام بعدی آسان است، و پس گرفتن لحنی که بی‌ملاحظه به نظر رسیده سخت. پیام را یک بار از چشم گیرنده بخوانید، به‌خصوص اگر روز بدی دارد.
برای امتحان سریع لحنی دیگر، پیامتان را در Private Writing Assistant انتخاب کنید، «بازنویسی» را بزنید و «حرفه‌ای» یا «دوستانه» را برگزینید. نسخهٔ تازه‌ای با تغییرات برجسته‌شده می‌گیرید، به همان زبان، و می‌توانید پیش از ارسال دو نسخه را مقایسه کنید. نوشتهٔ ما دربارهٔ حرفه‌ای‌تر کردن یک پیام در سمت رسمی جلوتر می‌رود.
پیام بعدی‌تان را با Private Writing Assistant به لحنی دیگر امتحان کنید، به هر کدام از ۱۰۱ زبان.