Muodollinen, ystävällinen vai suora: oikean sävyn valitseminen viestiin
Private Writing Assistant
Tarkista kielioppi ja muotoile tekstiä uudelleen tekoälyllä, joka toimii omalla laitteellasi. Ilmainen.
Lisää Chromeen
Lisää Safariin
”Ok, laita torstaina.” Kolme sanaa, kirjoitettu kahden palaverin välissä, tarkoitettu myöntäväksi vastaukseksi. Työkaveri, joka sai ne, mietti koko iltapäivän, mitä oli tehnyt väärin. Sanoissa ei ollut mitään tylyä. Sävy syntyi siitä, mitä puuttui.
Lyhyesti
Valitse sävy kolmen asian perusteella: kuka viestin lukee, kuinka hyvin tunnet hänet ja mikä on pelissä. Vieras, ylempi esihenkilö tai arkaluonteinen aihe vaativat enemmän huolellisuutta ja muodollisuutta; tiimikaverille ja rutiinipäivitykseen riittää lyhyt ja suora. Jos olet epävarma, ole hieman muodollisempi kuin luulet tarvitsevasi.
Miksi sävy menee kirjoittaessa pieleen
Keskustelussa äänesi ja ilmeesi tekevät puolet työstä. Lyhyt vastaus hymyn kera on ystävällinen; samat sanat chatissa voivat näyttää töksähtäviltä. Lukija täydentää puuttuvan sävyn itse, ja stressaantuneena hän täydentää sen usein kielteisesti.
Siksi kirjoitetun viestin sävy on valittava tietoisesti. Kolme kysymystä riittää sen valitsemiseen.
Kolme kysymystä
- Kuka lukee? Asiakas, esihenkilö, tuntematon vai ystävä. Mieti myös, kuka muu saattaa lukea viestin myöhemmin: viestejä välitetään eteenpäin.
- Millainen suhteenne on? Joku, jonka kanssa teet töitä päivittäin, kestää lyhyen viestin ilman tervehdystä. Joku, jota et ole koskaan tavannut, tarvitsee enemmän taustaa ja kohteliaisuutta.
- Mikä on pelissä? Lounassuunnitelma, myöhästynyt määräaika, valitus vai huono uutinen. Mitä enemmän on pelissä, sitä enemmän lukija lukee jokaiseen sanaan.
Vastaukset sijoittavat viestin kahden ääripään välille: lyhyt, suora ja epämuodollinen tai kattava, huolellinen ja muodollinen. Useimmat työviestit asettuvat jonnekin väliin.
Sama viivästys kahdesti kirjoitettuna
Sama uutinen, viivästys, kahdelle eri lukijalle.
- Tiimikaverille: ”Moi, raportti venyy, varmaan torstaille. Data tuli päivän myöhässä. Sori!”
- Asiakkaalle: ”Hyvä Liisa Lehtinen, valitettavasti neljännesvuosiraportti valmistuu torstaina eikä tiistaina, kuten oli sovittu. Lähdeaineisto saapui meille päivän myöhässä, ja haluan mieluummin lähettää teille valmiin raportin kuin hätäisen. Kertoisitteko, jos torstai hankaloittaa suunnitelmianne?”
Ensimmäinen sopii tiimikaverille, joka tarvitsee vain uuden päivän. Toinen sopii asiakkaalle: se nimeää muutoksen, selittää sen kerran, ottaa vastuun ja tarjoaa seuraavan askeleen. Kumpikaan ei ole yleisesti parempi. Kumpikin sopii yhdelle lukijalle.
Mikä sävyä oikeasti muuttaa
- Tervehdys ja lopetus. Ensimmäinen ja viimeinen rivi asettavat rekisterin ennen kuin lukija pääsee asiaan. ”Moi” ja ”Hyvä Liisa Lehtinen” lupaavat hyvin erilaista viestiä.
- Läheisyyden kielioppi. Suomessa on kaksi ”sinää”: sinuttelu ja teitittely. Työelämässä sinuttelu on vallitseva, mutta teitittely kuuluu yhä esimerkiksi virallisiin asiakaskirjeisiin ja iäkkäämmille kirjoitettaessa. Läheisyyttä viestivät myös puhekieliset muodot: ”mä” ja ”sä” ovat tuttavallisempia kuin ”minä” ja ”sinä”. Toiset kielet tekevät saman valinnan verbipäätteillä, kohteliaisuustasoilla tai titteleillä.
- Suoruus. ”Lähetä tiedosto” ja ”Voisitko lähettää tiedoston?” pyytävät samaa eri etäisyydeltä.
- Perustelu. Syy saa pyynnön tai kieltäytymisen tuntumaan harkitulta eikä äkkinäiseltä.
- Emojit ja huutomerkit. Lämpimiä työkavereiden kesken, riskialttiita tuntemattomille ja huonoissa uutisissa.
Sävy eri kielissä ja kulttuureissa
Jokainen kieli vetää kohteliaan ja jäykän rajan eri kohtaan. Saksalaisessa tai japanilaisessa liikesähköpostissa tavallinen muodollisuus voi tuntua suomalaisesta etäiseltä, ja suomalainen suoruus voi muualla näyttää tylyltä, amerikkalainen rento ystävällisyys taas liian tuttavalliselta. Kun kirjoitat toisen kulttuurin edustajalle, peilaa hänen viimeistä viestiään: tervehdystä, pituutta ja muodollisuuden tasoa.
Kun et ole varma
Aloita hieman muodollisemmin kuin tuntuu tarpeelliselta. Sävyä on helppo rentouttaa seuraavassa viestissä, ja vaikea perua sävyä, joka vaikutti välinpitämättömältä. Lue viesti kerran vastaanottajan silmin, varsinkin jos hänellä saattaa olla huono päivä.
Jos haluat kokeilla toista sävyä nopeasti, valitse viestisi Private Writing Assistant -laajennuksessa, paina Kirjoita uudelleen ja valitse Ammattimainen tai Ystävällinen. Saat uuden version muutokset korostettuina samalla kielellä ja voit verrata niitä ennen lähettämistä. Kirjoituksemme viestin muotoilemisesta ammattimaisemmaksi jatkaa muodollisemmasta päästä.
Kokeile seuraavaa viestiäsi toisella sävyllä millä tahansa 101 kielestä Private Writing Assistant -laajennuksella.