Formāli, draudzīgi vai tieši: kā izvēlēties ziņas toni
Private Writing Assistant
Pārbaudiet gramatiku un pārrakstiet tekstu ar MI, kas darbojas jūsu ierīcē. Bez maksas.
Pievienot pārlūkam Chrome
Pievienot pārlūkam Safari
“Labi, sūti ceturtdien.” Trīs vārdi, uzrakstīti starp divām sapulcēm un domāti kā “jā”. Kolēģe, kas tos saņēma, visu pēcpusdienu prātoja, ko izdarījusi nepareizi. Vārdos nekā rupja nebija. Toni radīja tas, kā tajos trūka.
Īsumā
Toni izvēlieties pēc trim lietām: kas lasīs ziņu, cik labi jūs viens otru pazīstat un kas ir likts uz spēles. Svešiniekam, vecākam kolēģim vai jutīgā jautājumā vajag vairāk rūpības un formalitātes; komandas biedram un ikdienišķai informācijai der īsa un tieša ziņa. Ja šaubāties, rakstiet nedaudz formālāk, nekā šķiet vajadzīgs.
Kāpēc rakstot tonis izdodas greizs
Sarunā pusi darba paveic balss un sejas izteiksme. Īsa atbilde ar smaidu ir draudzīga; tie paši vārdi tērzēšanā var izskatīties strupi. Lasītāji trūkstošo toni piedomā paši, un stresā viņi to parasti piedomā negatīvu.
Tāpēc rakstītas ziņas tonis jāizvēlas apzināti. Lai to izdarītu, pietiek ar trim jautājumiem.
Trīs jautājumi
- Kas to lasīs? Klients, vadītājs, svešinieks vai draugs. Padomājiet arī par to, kas vēl to varētu izlasīt vēlāk: ziņas tiek pārsūtītas.
- Kādas ir jūsu attiecības? Cilvēks, ar kuru strādājat katru dienu, pieņems īsu ziņu bez sveiciena. Tam, ko nekad neesat saticis, vajag vairāk konteksta un vairāk pieklājības.
- Kas ir likts uz spēles? Pusdienu plāns, nokavēts termiņš, sūdzība vai slikta ziņa. Jo lielākas likmes, jo vairāk lasītājs saskatīs katrā vārdā.
Atbildes novieto jūs starp diviem galiem: īsi, tieši un neformāli vai pilnīgi, rūpīgi un formāli. Lielākā daļa darba ziņu ir kaut kur pa vidu.
Viena un tā pati kavēšanās, uzrakstīta divreiz
Viena un tā pati ziņa par kavēšanos diviem dažādiem lasītājiem.
- Komandas biedram: “Čau, atskaite kavēsies, laikam būs ceturtdien. Dati atnāca dienu vēlāk. Piedod!”
- Klientei: “Labdien, Liepiņas kundze! Diemžēl jāinformē, ka ceturkšņa pārskatu saņemsiet ceturtdien, nevis otrdien. Izejas dati mūs sasniedza dienu vēlāk, un es labāk nosūtītu Jums pilnīgu pārskatu, nevis steigā sagatavotu. Lūdzu, dodiet ziņu, ja ceturtdiena traucē Jūsu plāniem.”
Pirmā der komandas biedram, kuram vajag tikai jauno datumu. Otrā der klientei: tā nosauc izmaiņas, vienreiz tās paskaidro, uzņemas atbildību un piedāvā nākamo soli. Neviena nav labāka visos gadījumos. Katra der savam lasītājam.
Kas patiesībā maina toni
- Uzruna un noslēgums. Pirmā un pēdējā rindiņa nosaka reģistru, pirms lasītājs nonāk līdz saturam.
- Tuvuma gramatika. Latviešu valodā to nosaka izvēle starp “tu” un “jūs”, un vēstulē vienai personai pieklājības pēc raksta “Jūs” ar lielo burtu. Angļu valodā ir tikai viens “you”, tāpēc tur tuvumu rāda citādi, piemēram, ar saīsinātām formām. Citās valodās to dara ar darbības vārdu galotnēm vai runas līmeņiem, bet dažās “jūs” vietā lieto titulus.
- Tiešums. “Atsūti man failu” un “Vai jūs, lūdzu, varētu atsūtīt failu?” prasa vienu un to pašu no dažāda attāluma.
- Paskaidrojums. Iemesls liek lūgumam vai atteikumam izskatīties pārdomātam, nevis strupam.
- Emocijzīmes un izsaukuma zīmes. Kolēģu vidū tās sasilda, bet ar svešiniekiem un sliktās ziņās ir riskantas. Izsaukuma zīme aiz latviešu uzrunas (“Labdien, Jāni!”) gan ir parasta pieturzīme, nevis emocija.
Tonis dažādās valodās un kultūrās
Katra valoda robežu starp pieklājīgu un stīvu novelk citā vietā. Latviešu lietišķajā sarakstē pāreja uz “tu” notiek lēnāk nekā angļu valodā, un formalitāte, kas latviešu vai vācu e-pastā ir pilnīgi parasta, angliski var šķist atturīga, bet amerikāņa nepiespiestā draudzība citur var izklausīties pārāk familiāra. Rakstot cilvēkam no citas kultūras, sekojiet viņa pēdējai ziņai: tās uzrunai, garumam un formalitātes līmenim.
Ja neesat pārliecināts
Sāciet mazliet formālāk, nekā šķiet vajadzīgs. Toni ir viegli atslābināt nākamajā ziņā, bet grūti atsaukt tādu, kas izskatījās pavirši. Izlasiet ziņu vienreiz adresāta acīm, it īpaši, ja viņam ir slikta diena.
Lai ātri izmēģinātu citu toni, atlasiet ziņu, paplašinājumā Private Writing Assistant nospiediet “Pārrakstīt” un izvēlieties “Profesionāli” vai “Draudzīgi”. Saņemsiet jaunu versiju ar iezīmētām izmaiņām tajā pašā valodā un pirms sūtīšanas varēsiet abas salīdzināt. Mūsu rakstā par to, kā ziņai piešķirt profesionālu toni, vairāk par formālo galu.
Izmēģiniet savu nākamo ziņu citā tonī jebkurā no 101 valodas ar Private Writing Assistant.